一、交通

　　▲ 將年會安排在臨近的區(qū)域范圍內(nèi)。隨著汽油價(jià)格上漲，交通費(fèi)用在不斷增加。為了將交通費(fèi)用降低到最低點(diǎn)，要盡可能將年會安排在距離大多數(shù)參會代表住宿地點(diǎn)比較近的地方，或者盡可能找一個(gè)參會代表可以步行到會場的年會中心去開會。

　　▲ 引導(dǎo)同城的參會代表乘坐公共交通工具到年會現(xiàn)場，特別是年會中心正好有?？空镜摹ＭǔＧ闆r下，乘坐公共交通工具比安排專車穿城接送速度要快，比乘坐出租車價(jià)格要低。

　　▲ 將迎送服務(wù)改為報(bào)銷機(jī)場班車、公交車或地鐵發(fā)票。

　　▲ 在與酒店、度假村商談的時(shí)候，要求他們免費(fèi)為嘉賓提供來去酒店的專車服務(wù)，而且要預(yù)留免費(fèi)的停車位。

　　▲ 要求當(dāng)?shù)氐某鲎廛嚬緸閰淼秸褂[現(xiàn)場、餐館以及景點(diǎn)提供打折服務(wù)。

　　▲ 使用航空公司的貴賓休息室為年會團(tuán)隊(duì)提供迎送服務(wù)。

　　▲ 旅行要錯(cuò)過高峰期(一大早或晚上)。

　　▲ 問一問酒店是否提供機(jī)場免費(fèi)接送服務(wù)。

　　▲ 讓年會中心為參會代表在轉(zhuǎn)移時(shí)提供一些必要的暫時(shí)休息場所。

　　▲ 讓贊助商支付班車費(fèi)用，作為交換，可以在酒店班車的宣傳牌、年會中心的班車?？空疽约鞍嘬嚿蠟樗麄冏鰪V告。

　　▲ 搞清楚需要多少臺客車，預(yù)訂恰當(dāng)?shù)淖蝗萘俊?/p>

　　▲ 如果你的大部分團(tuán)隊(duì)成員體力比較好的話，可以將酒店訂在年會中心附近步行的范圍內(nèi)，無需提供接送服務(wù)。如果這樣做的話，一定在你的注冊材料中寫清楚，讓參會代表都知道。

　　▲ 如果你的參會代表中有許多殘疾人，盡量將他們安排在一個(gè)或相近的幾個(gè)酒店中，以便于集中安排殘疾人車輛。

　　二、會務(wù)組成員

　　▲ 雇傭現(xiàn)場注冊和服務(wù)人員，不用為會務(wù)組成員付交通費(fèi)。

　　▲ 了解當(dāng)?shù)氐募影嘞拗坪鸵?guī)定。

　　▲ 安排會務(wù)組成員在正常工作時(shí)間內(nèi)開展工作，避免加班。

　　▲ 按天為會務(wù)組成員提供差旅補(bǔ)助，精確地規(guī)劃出他們在餐飲和交通費(fèi)用方面的許可范圍。

　　▲ 盡可能多用實(shí)習(xí)生和志愿者。

　　三、演講人與娛樂

　　▲ 請會員或當(dāng)?shù)厝俗餮葜v人。對于任何領(lǐng)域的任何協(xié)會來說，會員名單中總是會有一些重量級的專家可以作演講人。如果可能的話，以減免注冊費(fèi)的方式邀請會員到會演講。也可以邀請當(dāng)?shù)氐难葜v人，以節(jié)省旅行費(fèi)用。

　　▲ 對于那些需要旅行到年會舉辦地的演講人，給他們準(zhǔn)備好旅行指南，這樣就不用另付大巴、五星級酒店以及頭等艙機(jī)票費(fèi)用。

　　▲ 如果考慮邀請知名的天才演出團(tuán)體為你進(jìn)行一個(gè)晚上演出的話，就與當(dāng)?shù)氐慕烫脠F(tuán)體、青年團(tuán)體或?qū)W校團(tuán)體聯(lián)系，來滿足你的音樂和娛樂方面的需求。很多城市通常都有一些頗具天賦的演出人才，而且?guī)缀鯖]有什么費(fèi)用。另外，如果他們是一個(gè)非盈利組織的話，你可以把演出費(fèi)用捐給他們的組織，這不能不算是一件好事。

　　▲ 開始行動吧!演講人和娛樂費(fèi)用通常每年都上漲。鎖定今年的費(fèi)用。

　　▲ 放棄分項(xiàng)計(jì)算的方法，談一個(gè)一攬子費(fèi)用方案。

　　▲ 將演講人和娛樂團(tuán)隊(duì)安排在同一家酒店或同一個(gè)城市。

　　▲ 在年會中經(jīng)常與多面手合作。

　　▲ 了解演出團(tuán)隊(duì)的組合規(guī)則，以最大限度地減少所需的音樂家數(shù)量。

　　▲ 尋找一個(gè)在你的年會舉辦時(shí)間前后在當(dāng)?shù)匮不匮莩龅膱F(tuán)隊(duì)。如果你預(yù)訂了一個(gè)已經(jīng)在該地區(qū)演出的團(tuán)隊(duì)，你可以節(jié)省機(jī)票費(fèi)用，沒準(zhǔn)兒還能省下音響費(fèi)用。

　　▲ 讓你的演講人在年會現(xiàn)場銷售他的或她的圖書、CD或其它產(chǎn)品，以換取他們在演講費(fèi)用方面的讓步。

　　四、配置與搭建

　　▲ 了解一下在同一個(gè)酒店還有什么團(tuán)隊(duì)在你的年會前后舉辦年會，與他們一起購買搭建所需的物品。這樣可以節(jié)省材料及拆建費(fèi)用。

　　▲ 如果你的會期超過兩天，年會室的配置與搭建不要有變化。

　　▲ 現(xiàn)場辦公用帶裙邊的餐桌就行，不必租用專用的辦公桌。

　　▲ 減少儲備用房，節(jié)省視聽與配置費(fèi)用。

　　▲ 使用酒店里具有兩種配置功能的空間，比如一個(gè)空間既可以開會也可以用餐?？梢杂媚缓熁蛑参锇芽臻g隔開。

　　▲ 使用一個(gè)戶外場所以減少裝飾費(fèi)用。

　　▲ 使用公共場所開會，如圖書館、公園、植物園、博物館等。這些地方費(fèi)用很低，因?yàn)橛袝r(shí)候你可以到外面訂餐。

　　▲ 開發(fā)一些可以重復(fù)使用的年會標(biāo)牌。

　　▲ 不用自己購買標(biāo)牌，可以用酒店的。

　　五、印刷

　　▲ 把年會資料刻在CD上，或放在網(wǎng)上供大家下載。這樣做不單有降低成本方面的意義，對有環(huán)保意識的參會代表也很有吸引力。對于同等信息量的資料，紙質(zhì)印刷品要比CD光盤成本高很多。如果參會代表喜歡紙質(zhì)材料，他們可以在辦公室打印出他們所需要的那一部分，其它的可以通過電腦觀看。

　　▲ 年會策劃者盡量通過電子郵件開展年會營銷工作，這樣可以節(jié)省郵寄費(fèi)用和印刷費(fèi)用。

　　▲ 請一些高質(zhì)量的印刷商為你提供報(bào)價(jià)。每一項(xiàng)印刷工作都有不同要求，每一個(gè)印刷商都有不同的設(shè)備、停工期和成本標(biāo)準(zhǔn)。

　　▲ 學(xué)習(xí)一些專業(yè)術(shù)語。你越了解你的圖文設(shè)計(jì)和印刷需求，印刷商就越可能準(zhǔn)確地向你提供你所需要的東西。

　　▲ 使用標(biāo)準(zhǔn)表格，表格中規(guī)定了所有的變量(放量、背面使用情況、數(shù)量、油墨顏色、紙張厚度、周期、交貨等)。這樣做你就不會忘掉印刷事務(wù)中的一些重要細(xì)節(jié)。

　　▲ 要與新的技術(shù)保持一致。經(jīng)常問一問你的印刷商，看他們是否有更簡單、更快速或者更便宜的方法。

　　▲ 如果你的印刷材料必較多，考慮請一名印刷顧問。通常情況下，印刷顧問可以為你的年會印刷打包業(yè)務(wù)找到最佳的供應(yīng)商。

　　▲ 在年會現(xiàn)場租一臺復(fù)印機(jī)，并自己帶上紙張。

　　▲ 復(fù)印紙的兩面盡量都使用，以節(jié)省紙張費(fèi)用和運(yùn)費(fèi)。

　　▲ 用藝術(shù)系的學(xué)生作圖文設(shè)計(jì)。

　　▲ 用明信片來促銷年會。

　　▲ 設(shè)計(jì)印刷品時(shí)，要使用標(biāo)準(zhǔn)尺寸的紙張。

　　▲ 將大宗郵件交郵局按大宗處理。

　　▲ 如果你的印刷品需要全色印刷，盡可能將彩色照片放在一面上。這樣可以節(jié)省印刷費(fèi)用。

　　▲ 總是讓多個(gè)印刷商提供報(bào)價(jià)，因?yàn)楦鲝S家印刷成本相差很大。

　　▲ 與酒店的商務(wù)中心商談復(fù)印、傳真和秘書服務(wù)的整體打折問題。

　　▲ 使用當(dāng)?shù)啬陼c觀光局的照片、招貼、促銷夾、年會文件夾以及旅游咨詢等。這些項(xiàng)目通常都是免費(fèi)的。

　　▲ 直接從制造商那里購買禮品。在年會舉辦地當(dāng)?shù)刭徺I禮品，以節(jié)省運(yùn)輸費(fèi)用。

　　▲ 在郵寄之前了解郵局的詳細(xì)規(guī)定。

　　六、客房與會議室

　　▲ 只在客房上作出讓步。在賣方市場條件下，酒店不愿意在客房價(jià)格上作出過多的讓步，因?yàn)檫@是他們利潤的最大來源。如果撇開客房問題，酒店方就可能愿意在其它方面作出更多的讓步——客房贈送、附加會務(wù)組優(yōu)惠房價(jià)、免費(fèi)機(jī)場接送，甚至食品與飲料優(yōu)惠等。如果你使勁盯住房價(jià)，你可能就得不到酒店在其它方面的讓步，最后的結(jié)果有可能是什么也得不到。

　　▲ 避免預(yù)訂過多的房間。了解你組織過的年會的訂房紀(jì)錄，這對于避免預(yù)訂過多的房間是非常重要的。如果你知道通常使用多少個(gè)房間，你就會有更大的把握來準(zhǔn)確地預(yù)訂房間數(shù)。有的年會策劃者在房間預(yù)訂方面過于保守，這倒是不會造成什么浪費(fèi)，可這樣做又會冒空房不夠用的風(fēng)險(xiǎn)。

　　▲ 了解你的年會能為酒店創(chuàng)造多少價(jià)值。當(dāng)你與酒店就房價(jià)談判時(shí)，你應(yīng)該攜帶充足的你的年會可能在該酒店花費(fèi)多少錢的詳細(xì)資料，而不僅僅是在年會室、客房、食品和飲料方面的花費(fèi)。設(shè)法搞到你的年會在酒店花費(fèi)的詳細(xì)資料，包括餐廳、酒吧、溫泉、高爾夫、互聯(lián)網(wǎng)、禮品店等。換句話說，你要了解每一塊錢的去向。這樣做，當(dāng)然需要酒店方面的幫助，但年會策劃者還是應(yīng)該索取這方面的信息以備將來之用。有了這些資料，你就可以更好地向酒店說明你的年會到底能為他們帶來多少價(jià)值，從而增加你的談判籌碼。

　　▲ 到二線或更小一些的城市。到二線或三線城市辦會，通常更實(shí)惠，房價(jià)也會更低，這與該城市的具體情況有關(guān)?？偟膩碚f，一個(gè)城市的需求越低，房價(jià)就越低。在二線城市，年會中心年會室的價(jià)格也會比較容易談。

　　▲ 使用大學(xué)里的年會場所。如果牽涉不到住宿問題，大學(xué)里的年會場館是一個(gè)比較便宜的選擇。很多大學(xué)會向較小的年會團(tuán)隊(duì)出租年會室。但在那兒舉辦年會，你得自己準(zhǔn)備食品和飲料。

　　▲ 簽訂多年年會合同。如果與酒店簽訂多年年會合同，年會策劃者可以在酒店拿到較好的價(jià)格。一些年會策劃者發(fā)現(xiàn)，就單個(gè)年會與酒店商談，酒店不愿意作出讓步，而當(dāng)一次預(yù)訂兩個(gè)或更多年會時(shí)，情況就不同了。與合作商簽訂長期合作協(xié)議，可以節(jié)省費(fèi)用。

　　▲ 在會期和開會模式上保持靈活性。在一線城市的賣方市場里，我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)，簡單地在會期和辦會模式上保持靈活性，就可以達(dá)成很好的交易。在酒店的年會安排日程表中加進(jìn)自己的年會，就能獲得很好的優(yōu)惠條件。有時(shí)候，甚至僅僅改變在一周內(nèi)開會的先后順序，就能夠獲得較低的價(jià)格。

　　▲ 給未來的年會費(fèi)用確定一個(gè)上限。預(yù)訂一個(gè)幾年以后的年會，考慮給年會的花費(fèi)確定一個(gè)上限，比如房價(jià)上漲率與通貨膨脹率要結(jié)合起來，如商定每年房價(jià)上漲率不超過5%等。

　　▲ 對你的酒店供應(yīng)商進(jìn)行研究。這里面有競爭嗎?酒店的業(yè)務(wù)量飽滿嗎?你的年會是在旺季、淡季還是平季?你選擇的酒店?duì)I業(yè)多少年了?

　　▲ 研究酒店的門市價(jià)和團(tuán)隊(duì)價(jià)。撥打酒店或集團(tuán)的免費(fèi)熱線或預(yù)訂電話。通過這種方法可以了解酒店的最高價(jià)格。

　　▲ 客房預(yù)訂數(shù)量始終要保守一些。如果你預(yù)訂了過多的房間，最終你要為它支付費(fèi)用。

　　▲ 讓酒店為你年會現(xiàn)場的現(xiàn)金賬單提供折扣。

　　▲ 了解你的機(jī)構(gòu)所在地和年會舉辦地的納稅規(guī)定?；蛟S你還有可以免稅的項(xiàng)目而你不知道。

　　▲ 與酒店洽談一種按年會規(guī)模大小確定費(fèi)用比例的方法。

　　▲ 與酒店商談取消預(yù)付費(fèi)，或者至少將預(yù)付費(fèi)放在一個(gè)有利息的賬戶里。

　　▲ 就小型年會與酒店洽談時(shí)，要設(shè)法拿大年會的一部分作為交換。

　　▲ 提前向酒店把你所有的要求都講出來，包括：

　　優(yōu)惠范圍、機(jī)場接送、代表提前注冊、代表延遲注冊、客房免費(fèi)咖啡和茶免費(fèi)的年會空間、預(yù)演空間、搭建和拆除時(shí)間、免費(fèi)包裹接收服務(wù)、年會室的免費(fèi)早餐、延期費(fèi)用、免費(fèi)本地電話、免費(fèi)咖啡空間、減免嘉賓及會務(wù)組成員的停車費(fèi)、免費(fèi)為會務(wù)組成員進(jìn)行足底按摩、健身房免費(fèi)開放或在健身休息時(shí)提供免費(fèi)教練服務(wù)、延遲截至期限、為演講人的客房提供優(yōu)惠、為會務(wù)組成員的客房提供優(yōu)惠、提高嘉賓和會務(wù)組成員的服務(wù)等級、歡迎禮物和便條

　　七、視聽與演講技術(shù)

　　▲ 合理組合。把需要同樣技術(shù)條件的議程安排在相同的年會室內(nèi)，這樣就不用支付重新布置的費(fèi)用。

　　▲ 與經(jīng)常在外辦會的協(xié)會合作。了解一下哪一個(gè)協(xié)會或組織于你之前在你的年會中心或場所辦會，看一看你能否接著使用他們用過的設(shè)施或服務(wù)，以節(jié)省相關(guān)費(fèi)用。

　　▲ 對視聽設(shè)備和其它服務(wù)進(jìn)行對外招標(biāo)。雖然并不全是，但在大多數(shù)情況下，你會發(fā)現(xiàn)雇用外部視聽設(shè)備提供商比使用酒店內(nèi)部的要好。

　　▲ 每一個(gè)年會室要一個(gè)免費(fèi)的麥克風(fēng)。

　　▲ 在談判視聽設(shè)備時(shí)，要一個(gè)免費(fèi)的雙向無線電接受器。

　　▲ 租用合適尺寸的投影設(shè)備。與你的視聽工作人員探討每一個(gè)年會室所需的最小尺寸的投影和配置。

　　▲ 不要隨意地在每一個(gè)年會室都布置視聽設(shè)備。問一問你的演講人和主持人，看一看他們誰最先需要。

　　▲ 直接與視聽公司合作。這樣可以減少誤傳和中間費(fèi)用。

　　▲ 帶上你的備用電纜線和電壓保護(hù)器。如果現(xiàn)場突然需要，那會很費(fèi)錢的。

　　▲ 當(dāng)你需要大量視聽設(shè)備的時(shí)候，預(yù)訂一個(gè)年會中心，大部分年會中心的總費(fèi)用當(dāng)中包含了視聽設(shè)備的費(fèi)用。

　　▲ 使用酒店里的閉路電視系統(tǒng)向參會代表公布年會日程安排、變動通知、房間分配、展示時(shí)間、大會啟事以及活動安排等。

　　▲ 在年會開始之前，要重新確認(rèn)一下演講人的視聽設(shè)備需求。演講人最開始聲稱需要的視聽設(shè)備，到開會時(shí)他們或許并不打算使用。

　　▲ 如果你預(yù)計(jì)現(xiàn)場需要量比較大的話，可以租一臺復(fù)印機(jī)或傳真機(jī)。

　　八、食品與飲料

　　▲ 了解你年會餐飲消費(fèi)的歷史。機(jī)會在于，并不是注冊參加年會的每一個(gè)人都會在會上用餐。通過了解歷史上有多少參會代表實(shí)際用餐，以及他們在茶歇和雞尾酒會上的消費(fèi)量，你就不用為那些根本就不存在的餐飲消費(fèi)埋單。

　　▲ 控制提供的飲料。休息時(shí)，服務(wù)員會把所有空的咖啡杯子都倒?jié)M，即使在會場休息只剩下五分鐘時(shí)也是這樣。如果1加侖咖啡需要9美元的話，那么，這種浪費(fèi)就很大了。確信服務(wù)員在倒?jié)M咖啡杯之前要征求會務(wù)組人員的意見，尤其是在休息只剩下幾分鐘的情況下?；蛟S你不用叫上10加侖的咖啡，有一兩加侖可能也就夠了。酒的情況也一樣。告訴服務(wù)員每一桌只開一瓶紅葡萄酒或白葡萄酒，而且只在要求的情況下才給客人加滿，因?yàn)楹芏嗳烁揪筒缓染啤Ｈ绻幸蛔酪细嗟木?，要求服?wù)員征得會務(wù)組人員的同意?；蛟S另外一桌還剩下半瓶沒有喝完。

　　▲ 批量預(yù)訂早餐。對于歐式早餐，要批量預(yù)訂，不要每人打包購買。每人打包早餐往往超乎所需。通過批量預(yù)訂，可以節(jié)省一半的早餐費(fèi)用。

　　▲ 使用一般品牌的雞尾酒，不要用豪華品牌。

　　▲ 與招待協(xié)商飲料的價(jià)格。如果你能同意一個(gè)最低的消費(fèi)量，你就可以通過協(xié)商省去不少飲料服務(wù)費(fèi)用。

　　▲ 使用一些站著用餐的桌子。對于雞尾酒接待活動，要用站著用餐的桌子，而不是坐著的。人們更愿意在一起交談，這很好，而且，站著交談，人們不容易整晚都待在那兒吃喝不停——這樣可以省錢。

　　▲ 從某種意義上說，排一點(diǎn)隊(duì)也好。在雞尾酒接待活動中，不用害怕在酒吧中排一些中等長度的隊(duì)。排長隊(duì)當(dāng)然不好，但排五六個(gè)人的隊(duì)能夠在很大程度上鼓勵(lì)人們相互交流，同時(shí)還會縮短人們在雞尾酒會上逗留的時(shí)間。

　　▲ 鎖定菜單價(jià)格。如果一個(gè)酒店不能提前向你提供具體的菜單，那么至少也應(yīng)該同意將來菜價(jià)的上漲不超過一定的百分比。

　　▲ 去掉全部酒精飲料?；蛘呷サ粲诧嬃虾突旌巷嬃希簧宪涳嬃?、瓶裝礦泉水、果汁、啤酒和紅酒。

　　▲ 按消費(fèi)量預(yù)訂。沒有食用的食品和飲料可以被退回，而且不收費(fèi)。同樣能夠被退回的還有蘇打和打包食品，如土豆片等，還有易腐爛的食品。

　　▲ 找到一家當(dāng)?shù)氐木茝S來贊助你的酒飲料開支。

　　▲ 使用大瓶裝的飲料，不用小瓶的。

　　▲ 使用小盤子。

　　▲ 如果你的酒店靠近很多餐廳或購物場所，你可以付錢讓他們自己去吃。這比在酒店為他們提供晚餐要便宜。