1、會(huì)議開(kāi)始前做好全局的總策劃，羅列出會(huì)議召開(kāi)前需要做的各項(xiàng)大到小的工作流程。會(huì)議時(shí)間、會(huì)議名稱、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主題、會(huì)議宗旨等。并且還有會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、談判等等。這些工作必須要由一個(gè)會(huì)議籌備小組去做的，個(gè)人的力量是有限的。

2、以電話通知各單位在何時(shí)、何地舉行會(huì)議，并確認(rèn)各單位與會(huì)代表人數(shù)。

3、如果會(huì)議形式比較鄭重，除電話聯(lián)系外，成都會(huì)議策劃公司還會(huì)用書(shū)面文件或通知單、邀請(qǐng)函的形式與各單位聯(lián)系，取得明確答復(fù)（如書(shū)面文件或通知單、邀請(qǐng)函需特殊制作，還得與印刷廠商協(xié)商處理）

4、記得取得會(huì)議承辦方開(kāi)出的可提供的服務(wù)項(xiàng)目表，針對(duì)所需的服務(wù)與會(huì)議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同，以法律手段保護(hù)自己的合法權(quán)益。

5、會(huì)議開(kāi)始時(shí)參與報(bào)到工作，作好協(xié)調(diào)工作，分發(fā)資料，這樣既能認(rèn)識(shí)新朋友也能加深與老朋友的關(guān)系。如果與會(huì)代表是要交會(huì)務(wù)費(fèi)的，還需要負(fù)責(zé)收取會(huì)務(wù)費(fèi)。

6、必須制定出會(huì)議日程表和會(huì)議演講稿及相關(guān)報(bào)告內(nèi)容，如果會(huì)議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機(jī)密，也可將情況告之會(huì)議承辦方，請(qǐng)他們協(xié)助制定。

7、在會(huì)議正式開(kāi)始前，一定要檢查會(huì)場(chǎng)的布置工作（燈光、音響、場(chǎng)形、綠化和特殊設(shè)備），確保萬(wàn)無(wú)一失。

8、成都會(huì)議策劃公司表示在有了會(huì)議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機(jī)場(chǎng)、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車(chē)隊(duì)等單位的同時(shí)，根據(jù)時(shí)間進(jìn)度表進(jìn)行及時(shí)的詢問(wèn)，落實(shí)計(jì)劃的進(jìn)度。

 

9、報(bào)到結(jié)束后，要及時(shí)通知會(huì)議承辦方最準(zhǔn)確的人數(shù)、房間數(shù)，多出或少出的房間及時(shí)與酒店協(xié)商解決，避免不必要的麻煩。

10、與會(huì)議承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開(kāi)會(huì)時(shí)間。

11、制定與公司和此會(huì)議的總目標(biāo)相一致財(cái)務(wù)預(yù)算，定金一般是先預(yù)交總費(fèi)用的50%，其余費(fèi)用會(huì)議結(jié)束時(shí)一并解清。

12、一定要做好會(huì)議期間的協(xié)調(diào)工作。

會(huì)議結(jié)束后，還要根據(jù)實(shí)際情況做出此次會(huì)議的總結(jié)報(bào)告，備檔。