我不知道你所說(shuō)的“負(fù)責(zé)后勤”究竟能負(fù)責(zé)公司的哪些事務(wù)，比如你提及的“物資采購(gòu)”里你在預(yù)算和內(nèi)容等方面有多大的話語(yǔ)權(quán)。所以這里就簡(jiǎn)單地跟你說(shuō)一下，一場(chǎng)年會(huì)的執(zhí)行安排一般是如何來(lái)做的。既然是1月17號(hào)，那么我們就當(dāng)作是今天（12月14號(hào)）開(kāi)始好了！總體執(zhí)行思路采用倒推法：
·前推至少5天，印刷品清點(diǎn)確認(rèn)，包括背景板、簽到板、桌卡等等；召開(kāi)項(xiàng)目執(zhí)行會(huì)議，明確當(dāng)天分工
·前推至少7天，物資清點(diǎn)，所有采購(gòu)物資到位，包括禮品等；印刷品下單·前推至少10天，采購(gòu)下單完畢，若接近雙11或節(jié)假日需要更提前·前推至少15天，最終確定參會(huì)人員和工作人員的安排，確定人數(shù)，購(gòu)買保險(xiǎn)；確定年會(huì)設(shè)計(jì)品；確定年會(huì)搭建、擺桌等方案和供應(yīng)商簽訂合同；和場(chǎng)地簽訂合同（若為酒店，請(qǐng)?jiān)偬嵩?，越早越好?/div>
·前推至少20天，設(shè)計(jì)年會(huì)KV；對(duì)接舞臺(tái)搭建、禮品、禮儀、表演、拍攝等供應(yīng)商，確認(rèn)報(bào)價(jià)
·前推至少25天，確定年會(huì)需求，列出物資清單、供應(yīng)商清單；看場(chǎng)地，預(yù)估搭建需求和擺桌需求，最好制作平面+3D效果圖·越早越好，站在執(zhí)行高度確定年會(huì)方案，主要為流程和內(nèi)容·越早越好，預(yù)估年會(huì)規(guī)模，預(yù)估預(yù)算，找場(chǎng)地（年會(huì)場(chǎng)地有多難搶你一定知道，尤其是大規(guī)模，小規(guī)模+時(shí)間靈活的可以不用提前這么多）所以，理想情況下：
12月16日，【場(chǎng)地對(duì)接人名單.xls】【年會(huì)方案.ppt】
12月17日，確定【年會(huì)方案最終版.pdf】【活動(dòng)執(zhí)行時(shí)間表】
12月22日，確定【桌形和效果圖.pdf】【供應(yīng)商清單.xls】【禮品清單.xls】
12月27日，確定【年會(huì)KV最終版.pdf】【報(bào)價(jià)單最終版.xls】
1月2日，確定【參會(huì)人員名單.xls】【工作人員名單.pdf】【保險(xiǎn)底單.pdf】【XXX設(shè)計(jì)稿最終版.pdf】【XXX供應(yīng)商合同.pdf】【XXX酒店合同.pdf】
1月7日，確定【采購(gòu)確認(rèn)單.xls】——[節(jié)目單]
1月10日，確定【采購(gòu)單.xls】【印刷品下單確認(rèn)單.pdf】
1月12日，確定【年會(huì)執(zhí)行細(xì)則.xls】【工作人員名單最終版.pdf】【印刷品確認(rèn)單.xls】
1月16日，監(jiān)督搭建，對(duì)接供應(yīng)商，確定【活動(dòng)當(dāng)天聯(lián)絡(luò)單.xls】——[彩排]
1月17日，臨場(chǎng)發(fā)揮大體思路就是這樣，時(shí)間節(jié)點(diǎn)是按照經(jīng)驗(yàn)大致去估計(jì)的。
根據(jù)你們所處的地方等等，肯定需要有所改變。另外，你永遠(yuǎn)無(wú)法把握一個(gè)沒(méi)有合作過(guò)的供應(yīng)商，如果有需要切記盡量提前+多確認(rèn)。
一個(gè)人要把所有細(xì)節(jié)做到位是幾乎不可能的，不是我低估題主的能力，而是人的精力有限，現(xiàn)有資源很少的情況下可能光跟供應(yīng)商打電話就要用掉好幾天了。而且雖然我給出了一個(gè)簡(jiǎn)單的時(shí)間節(jié)點(diǎn)的建議，但是現(xiàn)在開(kāi)始籌備真的非常緊張，即便對(duì)內(nèi)行人來(lái)說(shuō)，意外(不說(shuō)大了，就比如快遞丟件)也是經(jīng)常發(fā)生的。
