一、了解年會(huì)主辦方的背景

為什么要了年會(huì)主辦方的背景？了解主辦方的背景是為了讓我們更加明確的定位年會(huì)活動(dòng)的方向，鎖定活動(dòng)的目標(biāo)群體，如一家化妝品企業(yè)所針對(duì)的用戶絕大多數(shù)是女性用戶，基于這個(gè)已知信息，我們需要分辨出這樣的行業(yè)和企業(yè)有哪些年會(huì)形式是適合的。

 

二、了解年會(huì)主辦方的營銷宣傳策略

任何一家公司想要實(shí)施一場(chǎng)活動(dòng)都需要配合市場(chǎng)營銷策略進(jìn)行，而我們了解公司的營銷策略是為了更加密切的配合市場(chǎng)營銷，活動(dòng)的意義在于帶來的效益，無論是品牌宣傳效益還是銷售量的提升，如果兩者都沒有，那么在企業(yè)看來這無異于是一場(chǎng)失敗的活動(dòng)，帶來的結(jié)果也可想而知。

 

 

▲年會(huì)項(xiàng)目收集內(nèi)容——主辦方產(chǎn)品及服務(wù)信息

 

三、了解委托企業(yè)的產(chǎn)品及服務(wù)

企業(yè)的產(chǎn)品及服務(wù)具備哪些特點(diǎn)，適合哪種人群，有怎樣的類型，這是我們辨別受眾群體特性的一個(gè)捷徑，怎樣的受眾群體適合怎樣的活動(dòng)形式，也就有了初步的判斷。

 

四、了解主辦方舉辦年會(huì)的主要目的或側(cè)重點(diǎn)

舉辦活動(dòng)是帶有明確的目的性的，年會(huì)項(xiàng)目也一樣。在前期溝通的過程中我們就要很清晰的確認(rèn)舉辦的這次年會(huì)是為了什么？找到側(cè)重點(diǎn)，那么我們就會(huì)知道接下來的方案應(yīng)該以什么為主線，方案的主線思路也就有了清晰方向。

 

五、了解甲方企業(yè)對(duì)方案的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)

一場(chǎng)年會(huì)活動(dòng)在初期并非是由一家公司完成的，中間有一個(gè)競(jìng)標(biāo)過程，而過程是由多家公司共同參與的，通過方案和價(jià)格的對(duì)比最終才能確認(rèn)是由誰來做，我們要明白方案并不是PPT做的多么絢麗，而是能夠體現(xiàn)出價(jià)值，這個(gè)價(jià)值體現(xiàn)在多個(gè)方面，那么我們就需要明白客戶對(duì)于方案的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)是什么？?jī)r(jià)格優(yōu)勢(shì)、活動(dòng)創(chuàng)意、能夠帶來的市場(chǎng)影響力、獨(dú)立的優(yōu)質(zhì)資源、整體的效果等等，只有了解客戶對(duì)方案的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，我們才能把控方案的內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)，盲目的策劃活動(dòng)方案，只會(huì)在評(píng)估的環(huán)節(jié)中大打折扣，我們需要切合客戶的需求，而非一味的提供方案。

 

六、了解年會(huì)項(xiàng)目的基礎(chǔ)信息

在溝通前，客戶對(duì)活動(dòng)有意向概念，而我們需要做的是將這個(gè)意向概念具體化，在溝通的過程中，我們可以引導(dǎo)客戶或啟發(fā)客戶對(duì)于活動(dòng)項(xiàng)目一些聯(lián)想。如：年會(huì)形式（線下年會(huì)、云年會(huì)）、年會(huì)主題、活動(dòng)的展示風(fēng)格、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、活動(dòng)規(guī)模、是否接待、活動(dòng)預(yù)算、活動(dòng)要求（主題標(biāo)準(zhǔn)、思路提綱、活動(dòng)項(xiàng)目的總體風(fēng)格、媒體稿件等）。

 

除此之外，詢問是否有其他單位聯(lián)辦，如果有，需要問清楚我們負(fù)責(zé)承接的板塊是哪些？了解一些聯(lián)辦單位的信息。最好是能夠讓客戶提供一些以往的案例，或者已經(jīng)有的活動(dòng)思路文稿，便于后期策劃活動(dòng)時(shí)的工作開展。

 

七、了解委托企業(yè)的規(guī)避內(nèi)容

任何企業(yè)在對(duì)外的推廣宣傳中都有統(tǒng)一的要求，比如顏色的運(yùn)用、企業(yè)LOGO的使用、詞匯的規(guī)避以及其他宣傳方面的素材運(yùn)用，我們需要在這些方面認(rèn)真了解并詳細(xì)記錄，哪些是可用的哪些是不可用的，以免因大意造成后期的損失。

 

八、了解提案的細(xì)節(jié)

提案是為了與客戶就項(xiàng)目落實(shí)問題開展溝通，是后續(xù)工作開展的一個(gè)轉(zhuǎn)折點(diǎn)，因此在前期的溝通過程中我們就需要明確清楚提案的時(shí)間、地點(diǎn)、客戶參與人員、相關(guān)負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和聯(lián)系方式，這是為了方便我方在提案前做準(zhǔn)備，提案屬于一種商務(wù)行為，因此在人員的出席和著裝方面也需要正式，這是一個(gè)細(xì)節(jié)問題，是形象和服務(wù)概念的體現(xiàn)。

 

提案的類型有很多種，無論是哪一種提案，除了你準(zhǔn)備的內(nèi)容外，還需要打扮自己，讓客戶感覺到你的重視，而非隨隨便便，越是大的企業(yè)越重視細(xì)節(jié)，無論你與你的客戶關(guān)系有多好，必要的禮節(jié)還是需要的，這是邁向職業(yè)化的第一步。

 

為什么作為活動(dòng)從業(yè)人的你不被重視？原因在于你可曾重視過自己？適當(dāng)?shù)淖⒁庾约汉凸镜男蜗?，也是一種推廣行為，而這一點(diǎn)恰恰是被很多公司所忽略的。

 

九、保持溝通

提案沒有結(jié)束之前，保持與客戶代表溝通的習(xí)慣，讓客戶看到你的努力和對(duì)項(xiàng)目的重視，也讓客戶參與其中引導(dǎo)開展一些工作，密切的配合有助于項(xiàng)目的促成。