一、勘察年會活動現(xiàn)場

與客戶活動項(xiàng)目負(fù)責(zé)人前往活動舉辦現(xiàn)場或索取場地管理方聯(lián)系方式預(yù)約勘察，勘察現(xiàn)場首先確認(rèn)活動現(xiàn)場的位置、環(huán)境、地形地貌是否滿足舉辦活動的條件。

 

勘察的標(biāo)準(zhǔn)：①是否滿足容納預(yù)計(jì)人數(shù)；②場地是否存在安全隱患；③必備的安全設(shè)備是否齊全；④是否滿足活動的需要；⑤地形地貌是否存在施工困難；⑥是否自有相關(guān)設(shè)施設(shè)備，如何分配管理的。如發(fā)現(xiàn)以上問題及時與客戶溝通，咨詢是否還有備用場地，在沒有備用場地的情況下，現(xiàn)場與客戶溝通解決方案。

 

▲年會現(xiàn)場實(shí)拍

 

二、年會場地安全評估

安全評估是在場地現(xiàn)有條件下對活動現(xiàn)場進(jìn)行評估，以確保年會活動現(xiàn)場是否存在安全隱患。

 

安全評估的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)：①場地是否存在承重量限制，地面結(jié)構(gòu)是什么結(jié)構(gòu)；②場地是否具備消防條件；③場地電力的總負(fù)荷及輸送電路的路線；④場地有幾條安全疏散通道，是否被堵塞；⑤場地高空是否有施工、吊飾、吊裝等情況；⑥高空是否具備懸掛功能，承重限制是多少；⑦場地是否具備防護(hù)能力。

 

三、規(guī)劃年會現(xiàn)場

與客戶代表溝通了解客戶對現(xiàn)場的規(guī)劃意圖，再根對活動現(xiàn)場的動線和布局加以規(guī)劃，并現(xiàn)場與客戶代表取得初步的確認(rèn)。

 

四、年會活動現(xiàn)場取景

現(xiàn)場取景是為了方便設(shè)計(jì)、策劃參考，制作效果圖使用。

 

取景的要求：①全場景按進(jìn)入動線拍攝；②各區(qū)域和包裝位多角度拍攝；③全場景最好用普通廣角拍攝；④取景的時候多考慮效果圖的呈現(xiàn)效果，避免在貼圖時，素材不夠。

 

五、記錄活動場地情況

對場地的現(xiàn)有情況做記錄。包含：①場地的進(jìn)出客通道路線②進(jìn)出貨通道路線、進(jìn)出貨電梯的容量、承重、長寬高③場地的設(shè)施設(shè)備④停車場容量、做出測量（總長、總寬、限高)；⑤場地需要注意的要求⑥場地場地平面圖。

 

六、咨詢報(bào)備單位

大型活動中，報(bào)備是必不可少的，根據(jù)活動的量級確定清楚相關(guān)的報(bào)備流程和部門。包含：①場地方是否提供或協(xié)助報(bào)備；②場地方的報(bào)備對接人；③所屬管轄單位；④所屬管轄報(bào)備聯(lián)系人；⑤場地方需出示的報(bào)備資料。

 

寫在最后

在初期的場地勘察中不需要取得過多詳細(xì)數(shù)據(jù)，在了解完場地基礎(chǔ)情況后，盡快回傳到部門，盡可能壓縮策劃活動的消耗時間。