▲年會活動(dòng)現(xiàn)場節(jié)目表演

 

1.參加年會活動(dòng)的人數(shù)

參與活動(dòng)的人數(shù)多少?zèng)Q定了活動(dòng)場地的大小，參與人數(shù)越多，我們需要考慮的問題也越多，除了場地的容量之外，還需要考慮場地的安全防護(hù)是否能夠滿足活動(dòng)的需要，如不能我們則需要做出相應(yīng)的安全防護(hù)預(yù)案。

 

2.活動(dòng)項(xiàng)目的類型

活動(dòng)項(xiàng)目的類型也對場地的篩選有一定的局限性，比如具有互動(dòng)型的活動(dòng)在場地的選擇上要大一些，而對于會務(wù)會議型活動(dòng)在場地的選擇上就需要具備隱私性，根據(jù)活動(dòng)的需求選擇場地，過大顯得現(xiàn)場單調(diào)，過小顯得現(xiàn)場擁擠雜亂。

 

3.年會活動(dòng)總體費(fèi)用的預(yù)算

費(fèi)用的預(yù)算往往在某些程度上束縛了手腳，場地的選擇和檔次也是要依據(jù)活動(dòng)項(xiàng)目的總體費(fèi)用來定奪，在有限的費(fèi)用下，找性價(jià)比較高的場地，折中選擇，過高的場地費(fèi)用必然會導(dǎo)致其他方面的費(fèi)用縮減，過低的場地環(huán)境也會對活動(dòng)的效果大打折扣，所以在選擇的過程中要牢記一點(diǎn)，在高端中找價(jià)格，在低端中找效果。

 

4.場地的地理位置

場地的地理位置同樣重要，根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)和參加的人群、人數(shù)篩選位置，同時(shí)也要考慮到附加的交通問題，交通是否便利，是否會產(chǎn)生一些附加成本。在選擇活動(dòng)場地時(shí)，切勿優(yōu)先選擇過遠(yuǎn)的位置，過遠(yuǎn)的位置會帶來很多附加成本以及一些意外情況，如因位置較遠(yuǎn)到場人數(shù)達(dá)不到預(yù)期，附加提供交通工具所產(chǎn)生的額外費(fèi)用，監(jiān)管不便利等。

 

5.場地可以提供的配套服務(wù)

在篩選場地時(shí)需要與場地方溝通，場地方能夠提供的配套服務(wù)有哪些？例如：就餐、茶歇、免費(fèi)休息區(qū)、額外場地、是否代辦報(bào)備審批、專用停車場、場地用時(shí)（場地檔期、搭建時(shí)限、活動(dòng)期間使用時(shí)間）等等，某些場地是可以提供這些服務(wù)的，如果你不主動(dòng)提問，場地方會選擇性的對你屏蔽這些信息，再收取二次費(fèi)用，但實(shí)際上這些費(fèi)用是不必要出的。

 

6.場地的規(guī)模

場地的規(guī)模不單指活動(dòng)實(shí)際運(yùn)用的大小，我們要看總體大小，會場內(nèi)的容量，外部可拓展的空間，都需要計(jì)算在場地的總體規(guī)模中，會場的容量是為了滿足我們活動(dòng)舉辦的實(shí)際需要，而外部空間則是用于活動(dòng)整體包裝拓展使用，所以在場地規(guī)模上，我們需要根據(jù)方案的內(nèi)容和活動(dòng)的需求辨別和規(guī)劃。

 

7.場地的基礎(chǔ)配備

場地的基礎(chǔ)配備會因?yàn)閳龅氐念愋筒煌a(chǎn)生差異，我們需要確認(rèn)配套基礎(chǔ)配置是否完善。

 

8.場地與活動(dòng)項(xiàng)目的總體風(fēng)格是否搭配

活動(dòng)項(xiàng)目內(nèi)容與場地的風(fēng)格有很大的關(guān)系，一般來講就是考慮總體“和諧度”，就是讓人看著順眼舒服，任何一個(gè)場地如果與活動(dòng)項(xiàng)目內(nèi)容過于沖突就不便作為活動(dòng)舉辦地，過于風(fēng)格化的場地會淡化活動(dòng)場地的效果和氛圍。

 

9.場地進(jìn)出貨是否便利

進(jìn)出貨是否便利影響到施工的進(jìn)度，外場活動(dòng)會好很多，但是一些酒店、副院、體育館就不一樣了，查看進(jìn)出貨通道、電梯的空間大小，并詳細(xì)記錄，避免因空間問題導(dǎo)致一些物料設(shè)備無法順利運(yùn)送到現(xiàn)場，這個(gè)問題時(shí)有發(fā)生，也不可忽視，避免因不了解進(jìn)出貨情況導(dǎo)致額外的費(fèi)用產(chǎn)出。

 

10.場地是否具備相關(guān)安全設(shè)施

檢查場地是否有安全設(shè)施設(shè)備、主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，技防、物防。技防：是指具備智能系統(tǒng)的防爆、防火設(shè)施設(shè)備。物防：是指具備阻攔功能的設(shè)施設(shè)備。大型公共性活動(dòng)中兩者缺一不可，在一些場內(nèi)活動(dòng)中必要的消防和安檢設(shè)備也是必備的。

 

11.場地使用的權(quán)限和附加費(fèi)用

在場地使用過程中，為保障場地的合理使用維護(hù)場地的正常運(yùn)作，很多場地會有限制，在與場地方溝通時(shí)，我們應(yīng)該與場地方溝通到位，哪些區(qū)域、哪些地方可以使用，具體的使用時(shí)間，哪些區(qū)域存在報(bào)備問題，場地方能給出的最大權(quán)限是什么，場地方能提供的必要配合是什么，是否會在原定價(jià)格的基礎(chǔ)上產(chǎn)生額外的附加費(fèi)用等等。場地的選擇是需要具備可實(shí)施性的，合理的價(jià)格、配套的服務(wù)、齊全的安全保障、可實(shí)施落地的空間，都是衡量場地是否可用的標(biāo)準(zhǔn)，場地的使用不單單只是客戶的單方面確認(rèn)，我們在場地確認(rèn)的過程中也得根據(jù)實(shí)際情況給客戶一個(gè)中肯的建議，運(yùn)用自己掌握的知識合理篩選場地，一切以安全便利為第一原則。