一、進(jìn)場前準(zhǔn)備工作

1.了解活動當(dāng)天是否有其它活動進(jìn)場或撒場，對方的時間安排（尤其是酒店內(nèi)的場地常會有此類情況，多個活動同期或交叉舉行)。

 

2.了解進(jìn)撤場有幾個通道可以使用。

 

3.了解有沒有備用進(jìn)場通道可以使用。

 

4.在場地被其它會議活動占用的情況下，要與場地方溝通清楚對方的清場結(jié)束時間。

 

5.確認(rèn)貨車進(jìn)貨位置。

 

6.確認(rèn)上貨電梯位置、電梯空間。

 

7.了解進(jìn)場是否需要借助運輸工具。

 

8.確認(rèn)進(jìn)場當(dāng)天的場地方或酒店方負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式。

 

9.確認(rèn)各對接口負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式。

 

10.了解辦理相關(guān)進(jìn)場手續(xù)的時間、方式、要求。

 

11.進(jìn)場拍照，留存數(shù)據(jù)。搭建前期先拍照，便于后期場地恢復(fù)。

 

了解完以上信息，并對活動進(jìn)場前準(zhǔn)備工作做出合理規(guī)劃，避免進(jìn)場過程中被占用進(jìn)場通道和布置場地 。

 

 

▲年會活動彩排

 

二、活動進(jìn)場的流程

1.通知各合作方具體的進(jìn)場時間、地點、對接人聯(lián)系方式、進(jìn)場口及相關(guān)注意事項。

 

2.在進(jìn)場條件有限的情況下，合理安排進(jìn)場。

 

3.進(jìn)場安排的原則是不要讓所有合作方統(tǒng)一時間到場，應(yīng)從難到簡安排。優(yōu)先安排設(shè)備方進(jìn)場，減少進(jìn)場消耗時間，壓縮搭建時間。其次，安排現(xiàn)場布置方進(jìn)場，減少進(jìn)場通道或貨梯的占有時間。再次，安排其它小物料供應(yīng)商進(jìn)場，減少現(xiàn)場占用。最后，注意溝通好分工，不要等所有物料到齊才開始搭建。