1、前期準(zhǔn)備工作

　　做好前期的準(zhǔn)備工作，報(bào)告會(huì)之前，一定要積極邀請(qǐng)客戶，特別是那些潛在客戶，不但要邀請(qǐng)他們?nèi)⒂^展位，更重要的是去聽報(bào)告會(huì)。那是樹立企業(yè)形象、爭(zhēng)取信任的最佳時(shí)機(jī)。

　　2、主動(dòng)與負(fù)責(zé)人聯(lián)系

　　在提交表格后，要同主辦機(jī)構(gòu)的有關(guān)負(fù)責(zé)人主動(dòng)聯(lián)系，告訴他們本公司將邀請(qǐng)哪方面的客戶來(lái)參加會(huì)議，請(qǐng)主辦機(jī)構(gòu)協(xié)助自己進(jìn)行邀請(qǐng)。同時(shí)，就報(bào)告會(huì)的形式、內(nèi)容等各方面都可以同主辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)商，以求有所創(chuàng)新，確保報(bào)告會(huì)取得良好的效果。

　　3、站臺(tái)內(nèi)員工要有最基本的了解

　　在展臺(tái)內(nèi)的公司員工，一定要對(duì)本公司將舉辦的技術(shù)報(bào)告會(huì)有最基本的了解，包括時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)言人、內(nèi)容。這樣，在展覽開始后，就可以隨時(shí)向光臨展位的參觀者宣傳自己的報(bào)告會(huì)，鼓勵(lì)他們屆時(shí)參加。這種方法在展臺(tái)參觀者過(guò)多的時(shí)候尤為有效，既可以緩解招待不周的壓力，又不用擔(dān)心會(huì)失去可能的客戶。

　　4、安排人員專門登記

　　報(bào)告會(huì)現(xiàn)場(chǎng)一定要有工作人員專門負(fù)責(zé)觀眾登記，而且是從始至終。不僅要詳細(xì)記錄與會(huì)的觀眾信息，更要注意參會(huì)的業(yè)內(nèi)記者。及時(shí)向記者提供詳細(xì)的資料，這可能會(huì)使你的公司有機(jī)會(huì)在專業(yè)報(bào)刊上做免費(fèi)宣傳。 最好能夠?qū)?bào)告會(huì)的全過(guò)程用攝像機(jī)記錄下來(lái)，同展臺(tái)的情況一同制成光盤，可以在會(huì)后饋贈(zèng)客戶，用作長(zhǎng)期宣傳。 以上只是一些基本的方法。讓自己的會(huì)議更加物超所值，還需要開動(dòng)您的腦筋，和主辦單位積極溝通，不斷讓新的創(chuàng)意為會(huì)議錦上添花。

　　推介會(huì)通常選擇在大中城市的活動(dòng)策劃中心、星級(jí)酒店、禮堂、體育館等場(chǎng)所。使企業(yè)和推介對(duì)象面對(duì)面的交流，以達(dá)到介紹自身產(chǎn)品、服務(wù)、理念等，通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)提問作答的方式加進(jìn)雙方彼此的了解，易于營(yíng)造氣氛促成理想的雙邊考察效果。有些時(shí)候主辦方為了達(dá)到特殊的推介效果和與眾不同的意愿，也會(huì)選擇獨(dú)具創(chuàng)意或個(gè)性突出的場(chǎng)所，如LOFT會(huì)所、風(fēng)景名勝區(qū)等地。同時(shí)還可以配合節(jié)慶、紀(jì)念日等具有特殊意義的時(shí)間加深推介效果。但是鑒于高昂的宣傳、差旅等各種費(fèi)用，這種宣講形式的成本也相對(duì)較高。