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九大技巧助力更成功的發(fā)布會

發(fā)布日期:2023-12-06  發(fā)布員:濟南慶典公司

 1. 選擇合適的視頻會議平臺——您可以使用多種選擇。我們建議您考慮您需要的功能,例如聊天、屏幕共享、文件共享、投票、集成邀請和后續(xù)電子郵件、參與者數(shù)量、記錄能力等因素。
  2. 盡早發(fā)出邀請——記者表示,盡管出差減少,但他們的日程安排比以往任何時候都更加忙碌和雜亂無章。在活動開始前一個月或更長時間發(fā)送一封保存日期的電子郵件,以幫助他們保護您的時間段,然后在兩周左右之前發(fā)出詳細的邀請,以便注冊(并征求任何特殊要求),然后偶爾發(fā)送提醒領(lǐng)先直到事件。
  它有助于在您的媒體活動前一天發(fā)出最后提醒,其中包含指向您的虛擬活動的鏈接和任何最后一分鐘的說明。
  3. 確保您的演示者和主持人通過硬連線實現(xiàn)最佳連接- 確保您的演示者通過硬連線連接到高速穩(wěn)健互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的視頻平臺。
  我們建議演示者在會議期間前往公司辦公室尋求最佳連接……而不是冒險依賴速度較慢、較弱和不穩(wěn)定的家庭 Wi-Fi 服務(wù)。(要測試您的互聯(lián)網(wǎng)連接速度,請單擊此處。)
  4. 使用經(jīng)驗豐富的主持人或司儀——沒有什么能像笨拙的交接、尷尬的靜默期或?qū)ζ脚_功能的摸索一樣玷污您的虛擬活動。為了讓您的活動順利和專業(yè)地進行,請使用熟練的主持人,他們擅長控制視頻會議平臺、主持問答環(huán)節(jié)和引導(dǎo)對話。
  如果您的員工中沒有這樣的人,您的公關(guān)機構(gòu)應(yīng)該能夠提供或推薦一位有能力、經(jīng)驗豐富的主持人。
  您的主持人可以控制誰的麥克風(fēng)打開和關(guān)閉,可以要求參與媒體在聊天窗口中留下他們的問題,還可以在現(xiàn)場問答環(huán)節(jié)中向記者提問,以保持事情的有序和有條理。
  5. 為您的虛擬活動安排一些額外時間——如果您的活動將有 30 分鐘的實時評論,請為您的活動安排 60 至 75 分鐘,以便記者有足夠的時間參與整個問答環(huán)節(jié)……和也許留下來與主持人進行一對一的討論。
  對于一些最優(yōu)秀的記者來說,正式問答之后的一對一可能是您活動中最重要的部分。
  6. 提前指導(dǎo)您的演示者——幫助您的演示者熟悉使用所選視頻平臺。幫助他們優(yōu)化他們的表現(xiàn)——是的,這是一種表現(xiàn)——通過指導(dǎo)他們適當(dāng)?shù)臄z像機角度(不要太高或太低)、適當(dāng)?shù)恼彰?、外部麥克風(fēng)、隔音和其他因素。
  您可能需要提前購買和試用外置麥克風(fēng)(有關(guān)麥克風(fēng)評論,請單擊此處)、視頻燈和其他設(shè)備,以確保它們的演示看起來和聽起來都很專業(yè)。
  確保您指導(dǎo)您的演示者在演示之前關(guān)閉任何其他筆記本電腦/臺式機程序或應(yīng)用程序,并使他們的手機靜音。
  7. 進行技術(shù)檢查——在技術(shù)故障方面不遺余力。至少在您的活動開始前一周,使用他們將用于實際活動的完全相同的位置和設(shè)備與您的演示者進行基本的技術(shù)檢查。如果聲音或視頻不好,您將失去觀眾。
  測試您的互聯(lián)網(wǎng)連接、筆記本電腦、照明、麥克風(fēng)、設(shè)置和背景,以確保一切正常。尋找可能會干擾您的活動的環(huán)境噪音或破壞性活動的潛在問題。
  技術(shù)排練可以幫助您消除可能有損演示文稿的東西 – 例如吱吱作響的椅子、反射陽光的眩光、不穩(wěn)定的麥克風(fēng)等 – 并讓您有足夠的時間進行任何需要的更正或改進。
  建立一個具有不同電源和互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)源的備用位置,作為在演示者辦公室最后一刻出現(xiàn)問題時的備份。
  8. 計劃分享材料——使用 Dropbox(或類似的文件分享應(yīng)用程序)鏈接分享您的虛擬資料袋材料(稿、概況介紹、圖像、視頻、背景資料、傳記等)。
  讓您的主持人提及該鏈接在聊天框中可用,并在演示后立即在活動的聊天框中發(fā)布該鏈接,并在任何后續(xù)電子郵件中再次發(fā)布給記者。
  9. 在您的實際活動之前測試您的連接- 為意外做好準備,并在活動前一小時左右檢查互聯(lián)網(wǎng)連接。萬一停電或互聯(lián)網(wǎng)中斷,這將使您的演示者有足夠的時間轉(zhuǎn)移到您的“B計劃”備用位置。
  盡管在接下來的幾個月里,我們大多數(shù)人實際上將根據(jù)需要而不是選擇舉行發(fā)布會,但它們很可能會成為大流行后公關(guān)工具包中的常用工具,尤其是隨著技術(shù)的進步和高管們對它的適應(yīng)。
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