1、明確人員及分工

 

 

 

      人是展覽工作的第一要素，是展出成功與否的決定性因素。展覽工作首先是人的工作。把人的工作做好才有可能把展覽工作做好，才有可能使展出成功。展覽人員包括籌備人員和展臺人員。

 

 

 

     （1） 人員組成

 

 

 

      從管理角度出發(fā)，展覽工作需要由各方面的人員組成一個協(xié)調的組織機構。此機構可以大到委員會，由高級領導人掛帥，比如參加世界博覽會的組織委員會多由各參展國的政府領導人掛帥掛名，也可以小到小組甚至一個人。后一種情況比較普遍，通常稱為項目小組或籌備小組。此機構必須有一個負責全面工作的人員，通常稱為項目經理或協(xié)調人。

 

 

 

     （2） 人員分工

 

 

 

      確定人員后，確定人員分工，制定人員分工情況聯(lián)絡表。聯(lián)絡表內容包括人員姓名、職權、聯(lián)系地址。聯(lián)絡表可以包括外部單位比如支持單位、接待單位、運輸公司、運輸代理、設計施工公司、道具公司、活動策劃代理、花草公司、電信公司等。聯(lián)絡表分為籌備聯(lián)絡表和展臺聯(lián)絡表，分別用于籌備和展出階段。

 

 

 

     （3） 人員管理

 

 

 

      對展覽有關人員進行有效地管理是展出成功的基本保證。展覽人員管理其突出的特點是臨時性。對大部分參加展覽工作的人員而言，展覽工作只是其全部工作中的一部分，甚至是一小部分。籌備組、組出組也是臨時組建的機構，也就是說工作是臨時的、人際關系是臨時的。這種臨時性可能表現(xiàn)為當事人工作不全力以赴，同事之間、上下級之間關系松散，合作比在正常環(huán)境下可能難一些。把臨時組織起來的展覽人員管理好，從而將臨時性的展覽工作做好，需要比正常情況更下功夫。

 

 

 

      2、規(guī)定工作事項及順序

 

 

 

      展覽工作事項相當繁雜，工作中的銜接、交叉環(huán)節(jié)也很多。面面周到地安排展覽工作有助于籌備和展出有條不紊、少疏忽、高效率。展覽工作由項目經理，或由項目經理與上級領導，或由項目經理與項目組共同討論制定；展覽工作由項目經理監(jiān)督實施并協(xié)調。

 

 

 

      為科學地籌劃、開展展覽工作，制定展覽工作方案是必須的，目前對工作方案有幾種表示方法：

 

 

 

     （1）所有一切記在腦子里。這是一種原始的計劃和工作方法，憑經驗和記憶辦事。這種方法已不適應現(xiàn)代工作要求。

 

 

 

     （2）列出主要工作事項和時間。這是一種初級的計劃和工作方法，工作仍主要靠經驗，也不能適應現(xiàn)代工作要求。

 

 

 

     （3）制作簡單的工作日程表。這是一種中級的計劃和工作方法，將所有事項分類排列，注明負責人，注明辦理時間。這方法適應目前中國的管理水平。

 

 

 

     （4）制作詳細的工作日程圖。比上一種方法又進了一步。用圖示方法表明工作流程、關系，注明負責人，注明辦理時間等有關管理因素。展覽工作事項列明、列清后，再加上一些基本情況，就是一份展覽工作方案。

 

 

 

      3、規(guī)定時間和期限

 

 

 

      時間安排也可以稱作日程安排。展覽籌備時間看起來可能富裕，但是實際很緊張。越拖延，展覽籌備工作將越困難，而展出成功的可能性就越小。展覽會上常見參展企業(yè)抱怨主辦者。但是實際是參展企業(yè)本身造成的。這些公司往往把籌備工作放到不得不做時才做，導致效率和效益低下。如果籌備時間確實太大，那么只有把工作全部委托給施工公司，包括設計、制作、施工、布置等。施工公司也許會在最后一刻趕制完畢，但是質量可能要受一些影響，費用肯定要高不少。展覽許多工作看似不起眼但是籌辦起來卻很費時費力，因此要盡早安排。展覽會日程具有不可更改性，因此展覽工作日程和計劃一定要嚴謹，執(zhí)行也要認真。制定嚴格的工作日程將有助于提高本展覽工作的效率。在展覽會工作中，“按時”非常重要。展覽環(huán)節(jié)多，如果一項工作未按時，一系列工作將受影響，嚴重的會出現(xiàn)混亂，甚至使展覽失敗。因此，做展覽工作一定要嚴時，規(guī)定的截止期一定要遵守。不論展覽會大小，參展企業(yè)都應把已定日期當作紀律來執(zhí)行遵守。