與經(jīng)濟(jì)流通的其他領(lǐng)域一樣,展覽業(yè)也有這樣的規(guī)律:好的展覽會(huì)供不應(yīng)求,是賣方市場(chǎng);差的展覽會(huì)供過于求,是買方市場(chǎng)。好的展覽活動(dòng)策劃覽工作效率高,展出效益好。這類展覽會(huì)一般都是專業(yè)性質(zhì),規(guī)模都相當(dāng)大(就所在專業(yè)/行業(yè)而言),并且有一定的歷史。好的展覽會(huì)是靠專業(yè)技術(shù)、靠嚴(yán)格管理、靠長(zhǎng)期努力造就的。由于展出效益好,參展的需求很旺盛。但是展覽會(huì)的組織者為了保證展出質(zhì)量,會(huì)對(duì)展出者和參觀者進(jìn)行嚴(yán)格的控制。首先是對(duì)申請(qǐng)參展者進(jìn)行資格審查,有可能需要等待幾年才能參展。
其次,組織者對(duì)已參展者進(jìn)行監(jiān)督檢查,對(duì)違反展覽規(guī)定者予以處理乃至禁止參展。此外,對(duì)參觀者也進(jìn)行控制,符合條件者方可參觀展覽。這些措施保證了展覽會(huì)的質(zhì)量和效益。
鑒于以上情況以及展覽籌備周期長(zhǎng)的特點(diǎn),在做出展覽選擇之后就應(yīng)立即著手展覽工作。
第一,盡早著手做展覽工作。首先是需要盡早提出參展申請(qǐng)。好的展覽會(huì)可能有很多的申請(qǐng)參展者在等候。展覽會(huì)組織者的公開原則是按先來后到排序,并基本按此原則接納新的參展者。因此應(yīng)盡早報(bào)名排隊(duì)。但是,排隊(duì)等候的實(shí)際情況可能并不十分透明,組織者很可能優(yōu)先照顧質(zhì)量好的展出者或者公關(guān)工作做得好的展出者。因此,展出者還可以做些公關(guān)工作,爭(zhēng)取優(yōu)先參展。當(dāng)然也要做好長(zhǎng)期排隊(duì)的準(zhǔn)備。就世界最好的展覽會(huì)而言,連續(xù)等候數(shù)年仍不能參展的現(xiàn)象很普遍。因?yàn)檎褂[會(huì)面積有限,現(xiàn)在參展者大都不愿退出,便只有等待因違反展出規(guī)定而被禁止參展者的空缺。對(duì)于舉辦單獨(dú)展覽會(huì)的展出者而言,也應(yīng)盡早落實(shí)場(chǎng)地,好的展場(chǎng)都很擁擠,尤其是好的展覽時(shí)間,不提前幾年是租不到場(chǎng)地的。
第二,做好長(zhǎng)期工作的打算,制定展覽工作計(jì)劃,按部就班地開展各項(xiàng)工作。在所有的營(yíng)銷方式中,展覽可能是環(huán)節(jié)最多,周期最長(zhǎng)的一種方式,而且各個(gè)環(huán)節(jié)互相連接。所有這些工作不可以(也不可能)等到最后時(shí)刻再做,不可以(也不可能)忽略某些環(huán)節(jié)不做。因此要制定周密的長(zhǎng)期工作計(jì)劃安排,經(jīng)費(fèi)、人員(籌備人員、展出人員)、工作項(xiàng)目(聯(lián)絡(luò)、調(diào)研、展品、運(yùn)輸、設(shè)計(jì)、施工、宣傳、公關(guān)、膳食行等)、工作日程等等要統(tǒng)籌考慮安排。
總之,展覽項(xiàng)目的合適與否將直接影響展出者能否實(shí)現(xiàn)展出意圖,以及在多大程度上實(shí)現(xiàn)展出意圖,因此應(yīng)對(duì)展覽選擇予以足夠的重視。展覽選擇是一個(gè)調(diào)研、決策過程,即收集研究展覽資料,在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析比較,最終作出選擇。展覽選擇工作可以大致分為:根據(jù)綜合展覽資料進(jìn)行研究、選擇,根據(jù)具體展覽資料進(jìn)行研究、選擇,通過直接詢問有關(guān)方面獲取資料進(jìn)行研究、選擇以及通過實(shí)地考察獲取資料進(jìn)行研究、選擇。這四個(gè)層次的關(guān)系是后者比前者需要更大的投入,所產(chǎn)生的結(jié)果也更準(zhǔn)確。展出者可以根據(jù)自身的條件和需要使用淺層次的方式或全部的方式做展覽選擇工作。無論如何,展出者應(yīng)該用科學(xué)的態(tài)度和方法來完成展覽選擇工作。