1．招展可能失敗的因素

招展工作并非是一帆風(fēng)順的，經(jīng)濟(jì)環(huán)境影響、市場(chǎng)發(fā)展變化、天災(zāi)人禍等情況都有可能影響招展工作的順利進(jìn)行，這些風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生且具相當(dāng)程度的不確定性和無(wú)法預(yù)見(jiàn)性。因此，招展工作與其它工作一樣，存在一定風(fēng)險(xiǎn)。如何事先能做好應(yīng)對(duì)招展風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備，分析風(fēng)險(xiǎn)對(duì)招展工作影響的具體原因，對(duì)招展工作進(jìn)行應(yīng)急處置，從而采取切實(shí)的組織措施，降低對(duì)展覽展示影響，我國(guó)自SARS以后，眾多的展覽組織機(jī)構(gòu)都將制定招展應(yīng)急預(yù)案納入了議事日程。

2．展覽應(yīng)急預(yù)案的制訂

應(yīng)急預(yù)案的制定是在深入對(duì)以上三種可能發(fā)生招展“失敗”的不同因素進(jìn)行分析后，涌過(guò)對(duì)當(dāng)時(shí)環(huán)境的有效評(píng)估所制訂相應(yīng)的解決方案。招展應(yīng)急預(yù)案有以下幾個(gè)內(nèi)容

（1）如何在第一時(shí)間針對(duì)可能出現(xiàn)的危機(jī)可能性進(jìn)行分析評(píng)估；

（2）在危機(jī)出現(xiàn)的第一時(shí)間迅速成立應(yīng)急評(píng)估班子；

（3）規(guī)劃財(cái)務(wù)預(yù)算或在展覽展示組織機(jī)構(gòu)的管理經(jīng)費(fèi)中設(shè)立危機(jī)的“應(yīng)急基金”

（4）危機(jī)處理的宣傳方案策劃；

（5）如何有效規(guī)避危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)所構(gòu)成的法律責(zé)任等。

針對(duì)招展過(guò)程中產(chǎn)生的具體“失敗”情況的防范，預(yù)案還應(yīng)增加相關(guān)的內(nèi)容

1）針對(duì)社會(huì)環(huán)境因素

．展覽展示組織機(jī)構(gòu)決策層應(yīng)隨時(shí)關(guān)注社會(huì)政治方面的形勢(shì)和動(dòng)態(tài)，從思想上保持必要的應(yīng)急準(zhǔn)備。

．組織預(yù)備高素質(zhì)的溝涌團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)對(duì)由社會(huì)環(huán)境層面引發(fā)的難題際回題）。

．制定應(yīng)急宣傳方案及展覽營(yíng)銷的調(diào)方案（如展期延期舉辦、展商結(jié)構(gòu)調(diào)等）。

2）展覽自身的因素

．展覽組織機(jī)構(gòu)要特別關(guān)注目標(biāo)參展商針對(duì)展覽的信息反饋，及時(shí)排除和解釋招展隱患，化解可能惡化的危機(jī)因素。

．加強(qiáng)對(duì)展覽項(xiàng)目可行性分析的再研究，找出原因，提前進(jìn)行預(yù)防，例如對(duì)展館面積的租訂要適當(dāng)，并爭(zhēng)取留有余地。

．一旦展覽招展出現(xiàn)難以挽回的情況，要盡早進(jìn)行展覽的項(xiàng)目轉(zhuǎn)移處理，例如與其他類似的展覽合并，以及補(bǔ)充其他展覽內(nèi)容擴(kuò)大招展等。

．出現(xiàn)最嚴(yán)重的內(nèi)部管理因素而導(dǎo)致無(wú)法按期舉辦展覽，要本著最大限度減少損失（經(jīng)濟(jì)與影響方面的損失）的原則，果斷處理，盡早宣布展覽改期、延期或停辦，并對(duì)相關(guān)后果進(jìn)行彌補(bǔ)。

3）突發(fā)事件因素

．在相關(guān)展覽招展協(xié)議、合同等文件中增設(shè)“不可抗力”的條款；

．為目標(biāo)參展商購(gòu)買相關(guān)的保險(xiǎn)。

例如，2003年“非典”疫情是極其嚴(yán)重的天災(zāi)人禍，展覽招展無(wú)疑受到了很大影響，針對(duì)這種情況我國(guó)大多數(shù)的展覽組織機(jī)構(gòu)都選取了停辦或延期展覽檔期的決定，針對(duì)招展過(guò)程中已發(fā)生經(jīng)濟(jì)關(guān)系的參展商進(jìn)行了事后分別補(bǔ)償?shù)霓k法，有效地控制了危機(jī)惡化所帶給展覽展示組織者更大的經(jīng)濟(jì)與信譽(yù)的損失。