1)會(huì)議策劃中的會(huì)議室照明

 

　　會(huì)議室照明對(duì)于會(huì)議效果和氣氛有很大的作用.會(huì)議室基本照明設(shè)備的種類有射光燈、泛光燈及特殊效果燈，有時(shí)還會(huì)有舞臺(tái)燈和聚光燈來突出講臺(tái)上的演講人.室內(nèi)燈光的調(diào)光器是會(huì)議室內(nèi)必要的裝置，可調(diào)節(jié)光線裝置顯然要比簡單的開關(guān)控制鍵更適合會(huì)議活動(dòng)的需要.當(dāng)人們演講時(shí)，通過調(diào)光器提供局部照明可以提高屏幕上的畫面清晰度.也可以設(shè)置頭頂暗光燈開關(guān)，以便使觀眾在看清屏幕上投影的同時(shí)，能夠記筆記.每個(gè)會(huì)議活動(dòng)開始前一定要做好燈光調(diào)試工作.

 

　　此外，設(shè)計(jì)規(guī)劃時(shí)要考慮會(huì)議室的空氣流通問題.會(huì)議室的高度會(huì)制約屏幕的高度，影響放映機(jī)的距離和座位安排，在確定天花板的高度時(shí)不但要考慮其本身的形狀，還要考慮吊燈、裝飾物燈等.會(huì)議室的墻壁隔音效果要好，在木質(zhì)、瓷磚的地面上走動(dòng)會(huì)發(fā)出聲音造成干擾，因此會(huì)議室需要鋪地毯.柱子嚴(yán)重影響座位數(shù)量和視聽設(shè)備的設(shè)置，如果會(huì)議室有柱子，要合理安排座位布局，使它們不至于遮住與會(huì)者的視線。

 

　　2)會(huì)議場館的視聽設(shè)備管理

 

　　會(huì)議離不開視聽設(shè)備，尤其是國際會(huì)議，對(duì)視聽設(shè)備的要求更是嚴(yán)格經(jīng)驗(yàn)豐富的會(huì)議組織者清楚地知道一個(gè)會(huì)議需要什么樣的設(shè)備，以及所需設(shè)備的特點(diǎn)，而XVIN聽設(shè)備不太了解的會(huì)議組織者則可能需要會(huì)議中心的服務(wù)人員提供幫助.因此，甸一個(gè)會(huì)議服務(wù)人員至少應(yīng)該熟悉最基本的視聽設(shè)備系統(tǒng).會(huì)議廳實(shí)況如圖6.12所示.

 

 

 

　　(1)音響設(shè)備

 

　　音響設(shè)備是大多數(shù)會(huì)議室都必須配備的.會(huì)議中心必須擁有高質(zhì)量的音響設(shè)備，這對(duì)于會(huì)議成功早罕關(guān)重要的.音響系統(tǒng)必須保證演講者在使用時(shí)不出現(xiàn)尖鳴或聲音失真等現(xiàn)象，還要使所有與會(huì)者都能聽得清楚。

 

　　麥克風(fēng)是會(huì)議活動(dòng)中使用最頻繁、最重要的音響設(shè)備.麥克風(fēng)種類繁多，特性也不同，因此，了解各種麥克風(fēng)的特性及正確使用方法，將會(huì)使會(huì)議進(jìn)行得到保障，并節(jié)省不必要的器材租用費(fèi).麥克風(fēng)主要有微型麥克風(fēng)、手持麥克風(fēng)、固定桌面麥克風(fēng)、落地麥克風(fēng)、漫游式麥克風(fēng)等，會(huì)議主辦者可根據(jù)自己的需要進(jìn)行選擇。在使用各種麥克風(fēng)時(shí)，要確保只從說話人一個(gè)方向采集聲音，排除從其他方向和麥克風(fēng)后面的背景噪音.可以使用多孔表面的擋風(fēng)，以降低出現(xiàn)吹氣聲、

 

　　砰砰聲等雜音的可能性。使用無線麥克風(fēng)最容易受到信號(hào)的干擾，因而應(yīng)該在移動(dòng)到的每個(gè)部位都做一下試驗(yàn)，以免信號(hào)通過臨時(shí)的擴(kuò)音器傳出。

 

　　揚(yáng)聲器在會(huì)議活動(dòng)中也是十分重要的視聽設(shè)備，它應(yīng)該被合理地分配到合適的位置，以保證整個(gè)會(huì)場中沒有聲音“死點(diǎn)”。當(dāng)它與投影設(shè)備共同使用時(shí)，應(yīng)該與屏幕放置在一處.研究表明，當(dāng)聲音和圖像來源于同一方向時(shí)，人們的理解力較好。

 

　　如果在一場會(huì)議中考慮到錄音，就必須要在演講區(qū)增加麥克風(fēng)或者是從會(huì)場的音響設(shè)備中收音，也可以自己準(zhǔn)備微型錄音機(jī)進(jìn)行錄音.當(dāng)會(huì)議需要使用多個(gè)麥克風(fēng)時(shí)，應(yīng)設(shè)專人控制調(diào)音臺(tái).調(diào)音臺(tái)能夠隨時(shí)提高或降低t個(gè)輸入聲音的音量，最好把它放置在觀眾席中以便調(diào)音師能夠準(zhǔn)確f口觀眾聽到相同的聲音。

 

　　(2)放映設(shè)備

 

　　放映設(shè)備是指在會(huì)議室內(nèi)演講時(shí)所需要的輔助器材，如幻燈機(jī)、投影儀等。

 

　　①幻燈機(jī)。在會(huì)議中，35 mm的幻燈機(jī)最常被用于幻燈片的投影。鏡頭將幻燈片影像放大投射至口熒幕，鏡頭大小取決于投射距離和熒幕大小.一般視聽公司提供10~15 mm變焦鏡頭幻燈機(jī)的出租.如果需要長距離或籠那巨離的鏡頭，視聽租賃公司則會(huì)收取額外的費(fèi)用.如今的幻燈機(jī)已大大改進(jìn)了，通過使用裝片系統(tǒng)，倒置或者翻轉(zhuǎn)幻燈片已經(jīng)基本被取代了.現(xiàn)代的幻燈機(jī)可以使用無線遙控裝置操作，可以與同步錄音帶相連，可以用電腦編程制作多影像產(chǎn)品，還可以與分解器同用。

 

　?、谄聊?會(huì)議中心的屏幕有多種類型，比較常見的有尺寸較大的速折式屏幕，其可以使用的時(shí)間較長，而且相對(duì)投資較低;還有墻式或天花板式屏幕，可以用掛鉤或繩子安裝在墻壁或天花板上，價(jià)格不貴，并且?guī)в薪饘偬坠?，便于?chǔ)藏二三角架屏幕可以永久性地裝到可以折疊的三角架上，因而可以被放置在1i(7地方，具有輕便、用途廣泛以及價(jià)榴E等特點(diǎn)，特別適合于小型會(huì)議二白色玻璃屏幕寬度很大，可以提供更大角度的穩(wěn)定亮度，在座位與屏幕形成大角度的小廳室很適用.屏幕的選擇要考慮鏡頭的焦距、放映機(jī)的距離等，其大小取決于房間的高度，安放位置、角度都要合適，才能保證良好的視覺效果。屏幕擺放有兩條原則:從屏幕低端到天花板的最小距離不得少于3.048 m，人的座位距離屏幕最近不少于屏幕寬度的一倍，最遠(yuǎn)不能超過屏幕寬度的61音.

 

　　③背射式投影.這種投影設(shè)備的主要優(yōu)點(diǎn)是觀眾看不到了11可投影設(shè)備，不再需要設(shè)置過道，使得演講者能夠有更多的活動(dòng)自由.圖像看上去好像不來自111可地方，因此使演示顯得更加戲劇化，效果比較好.其缺點(diǎn)是需要在屏幕后有一個(gè)幾乎是全黑的投影區(qū)，如果屏幕后空間有限，則需要一個(gè)更昂貴的廣角鏡頭.

 

　?、茈娪胺庞硻C(jī).這種設(shè)備具有全動(dòng)感能力，以及優(yōu)秀的顏色演示效果，可用于投影大的、高質(zhì)量的影像.但是其內(nèi)置音響效果通常不太好，在較大的會(huì)議室中，需要與原有的音響系統(tǒng)或一個(gè)獨(dú)立的、輔助性的音響效奧許接起來.以獲得更清晰的聲音效奧。盡管有些電影放映機(jī)有自動(dòng)裝片系統(tǒng)，但還是要配備專業(yè)操作人員將膠片放入機(jī)器。

 

　?、莞呱渫队皟x.在會(huì)議室中，高射投影儀的需求量一般比較大，其相對(duì)價(jià)格較低，很少出現(xiàn)故障，而且可以在亮的房間里使用.其使用的透明膠片可以在復(fù)印機(jī)上迅速復(fù)印，使用簡便.使用高射投影儀時(shí)，演講者無須看屏幕上被投影的影像.他可以看著投影上的膠片，這與觀眾看到的一樣。這樣他就能面對(duì)觀眾井兄寺目光交流，以便能激發(fā)觀眾的反應(yīng).在演示過程中，演講者可以通過在透明膠片上做標(biāo)記來控制演示.

 

　?、掬浵裢队皟x.會(huì)議活動(dòng)常常要看錄像，而看錄像都必須使用錄像投影儀.錄像投影儀的優(yōu)點(diǎn)是有立即重播的能力，擁有全動(dòng)感和色彩，可以用錄像展示電腦上的信息，但是設(shè)備比較昂貴.錄像設(shè)備要特別注意兼容問題，尤其是在國際會(huì)議場合，很多演講者來自國外，而各國的錄像標(biāo)準(zhǔn)常常不同。

 

　　⑦VCD/LCD/DVD機(jī).用于放映光盤，其功能可以取代錄像機(jī).這些設(shè)備自身體積小，操作方便，使用的光盤體積小，但卻可以壓縮進(jìn)大量的圖文、聲像信息，而且清晰逼真，價(jià)格也不貴.

 

　　⑧計(jì)算機(jī).許多會(huì)議室都需要把計(jì)算機(jī)的影像及內(nèi)容由投影儀投射到熒幕上，或者是放映到電視屏幕上。當(dāng)今，使用在會(huì)議室內(nèi)的計(jì)算機(jī)機(jī)型種類繁多。當(dāng)要訂購計(jì)算機(jī)設(shè)備時(shí)，需要注意下列事項(xiàng):a.計(jì)算機(jī)機(jī)型; b.輸出及輸入形式;c.產(chǎn)生的信號(hào); d.彩色或單色屏幕等。

 

　　除了卜沐放映設(shè)備外，會(huì)議中心應(yīng)配備完善的衛(wèi)星及有線電視系統(tǒng)，能夠接收到主要省市的有線臺(tái)的節(jié)目及涉外衛(wèi)星電視節(jié)目.甸個(gè)會(huì)議室最好能配備電視，在多功能廳、會(huì)議室、大堂、門廳等處都要預(yù)留向中央控制室傳輸視頻信號(hào)的通道，如圖6.13所示.

 

 

 

　　(3)特殊視聽設(shè)備

 

　?、偻晜髯g設(shè)備.同聲傳譯是目前國際上昔遍采用的譯音方式.除了紅外線譯音之外，有時(shí)也使用有線譯音和無線譯音.通?？谧g員在隔壁的小隔音間將演講者所說的內(nèi)容通過無線耳機(jī)翻譯給與會(huì)人員.同聲傳譯使與會(huì)人員在某個(gè)特定范圍內(nèi)能聽到用似門的母語語言發(fā)音，并且能夠在不同的語言之間來回選擇.隨看會(huì)議活動(dòng)越來越國際化，會(huì)議中心提供同聲傳譯是必需的.盡管同聲傳譯在設(shè)備和人員方面成本很高，但隨著國際會(huì)議的不斷增加，更多的會(huì)議主辦方會(huì)需要這種服務(wù)，有能力提供這種服務(wù)的會(huì)議中心會(huì)在這個(gè)利潤豐厚的市場上贏得更多的市場份額.

 

　?、诙嗝襟w投影儀.這是一種可以與電腦相連，將電腦中的圖像或文字資料直接投影到熒幕上的儀器.其特點(diǎn)是:一方面，無需將電腦中的資半書丁印出來制作幻燈片、膠片等，節(jié)約成本，減少中間環(huán)節(jié)，使用快捷二另一方面，具有動(dòng)感，需要修改或強(qiáng)調(diào)時(shí)直接用電腦操作，觀眾立即可以看見.多媒體投影儀體積小，搬運(yùn)、安裝、儲(chǔ)藏都很方便，它的應(yīng)用在某種程度上已經(jīng)可以替代傳統(tǒng)的幻燈機(jī)、投影儀、白板、錄像機(jī)等，能夠減少投資，并使服務(wù)更快捷.

 

　　(4)其他演示設(shè)備

 

　?、倥涮讙靾D和黑板.這類設(shè)備價(jià)WE廉，占據(jù)很少的座位空間，適合于‘’頭腦風(fēng)暴法”及培訓(xùn)會(huì)議，但其使用只能局限于很少的觀眾，并且常常容易變得臟亂。

 

　　②白板.與黑板相比，白板更為青吉和方便，它既可以用做即席的投影屏幕，又可以用于演示，便于隨時(shí)閱讀和改寫.電子白板便于復(fù)制，避免了因大氫己筆記而造成的注意力干擾.

 

　　③視頻點(diǎn)播系統(tǒng).其主要功能是通過局域網(wǎng)在會(huì)議中心各主要空間，如國際會(huì)議廳、多功能廳等舉行的各種國內(nèi)國際會(huì)議及集會(huì)上，提供視頻資料及節(jié)目的實(shí)時(shí)點(diǎn)播和直播二還可以在主要公共空間擺放的觸摸屏上實(shí)現(xiàn)視頻節(jié)目的點(diǎn)播。

 

　　④可視電話會(huì)議.其能夠提供全動(dòng)感、面對(duì)面的網(wǎng)絡(luò)工作，是較為昂貴和復(fù)雜的電話會(huì)議。它通過開發(fā)電腦、電祖口電話功能并使之互相匹配來同時(shí)傳輸聲音、數(shù)據(jù)和圖像，并能夠?qū)⒈舜司嚯x很遠(yuǎn)的多個(gè)會(huì)議連接起來，實(shí)現(xiàn)‘’面對(duì)面“的交談，適合于召開各種會(huì)議和現(xiàn)場交流。