召開(kāi)一次會(huì)議，尤其是大型會(huì)議，有很多的構(gòu)成要素。通常會(huì)議的構(gòu)成要素有:主辦者、承辦者、與會(huì)者以及其他與會(huì)議有關(guān)的人員。

 

　　1_主辦者

 

　　會(huì)議主辦者一般指出資舉行會(huì)議的組織的通稱(chēng)。

 

　　主辦者分三種。

 

　　第一，協(xié)會(huì)等會(huì)員主辦者。這種主辦者為自己的會(huì)員舉辦會(huì)議，雖然參加會(huì)議者并不只局限于會(huì)員，但會(huì)議的成功是會(huì)員及組織的目標(biāo)和任務(wù)。

 

　　第二，雇主主辦者。這種主辦者是雇主為自己的雇員和其他與組織相關(guān)的會(huì)員舉辦會(huì)議，如客戶(hù)、股東、代理、分銷(xiāo)商和總代理等。

 

　　第三，主辦者是為公眾舉辦會(huì)議活動(dòng)，常常稱(chēng)為公共研討會(huì)。這些會(huì)議分贏利性和非贏利性會(huì)議。一般說(shuō)來(lái)政府機(jī)構(gòu)和公共團(tuán)體為主辦者舉行的會(huì)議傾向于非贏利性;各種媒體、專(zhuān)業(yè)協(xié)會(huì)、公司，以及想出售與會(huì)議有關(guān)產(chǎn)品的單位與個(gè)人舉辦的公共研討會(huì)常常是贏利性的。

 

　　2_承辦者

 

　　會(huì)議的承辦者可以是某一具體的單位，也可以指某一會(huì)議的主要負(fù)責(zé)人。會(huì)議的主要負(fù)責(zé)人可以是主辦方內(nèi)部或外部人選?，F(xiàn)在出現(xiàn)越來(lái)越多的提供會(huì)議承辦的服務(wù)展覽公司。

 

　　3_與會(huì)者

 

　　參加會(huì)議的人通常被稱(chēng)為與會(huì)者。

 

　　除一般與會(huì)者外，還有一些特殊類(lèi)型的與會(huì)者需要特別予以關(guān)注。如貴賓(VIP)、國(guó)際與會(huì)者、行為障礙者、老年與會(huì)者等。

 

　　貴賓如政府要員、影視名人、名著作者、公眾名人等。他們應(yīng)受到特別對(duì)待。會(huì)議常常借助貴賓來(lái)擴(kuò)大影響，但近年來(lái)貴賓也常常成為恐怖分子襲擊的對(duì)象，因而，會(huì)議應(yīng)加強(qiáng)對(duì)貴賓的安保措施。如是否有專(zhuān)人與貴賓聯(lián)系;是否需要對(duì)貴賓實(shí)施特殊的保密措施;會(huì)場(chǎng)是否有保安人員和安全程序等等。

 

　　對(duì)于行為喧礙者如盲人與會(huì)者，會(huì)議組織者應(yīng)給予特殊的幫助，必要時(shí)需制作一些特殊的會(huì)議簡(jiǎn)介。

 

　　對(duì)于乘坐輪椅的與會(huì)者要提供坡道及其他類(lèi)型的方便設(shè)施。

 

　　對(duì)于有聽(tīng)暄的與會(huì)者，手勢(shì)和手語(yǔ)是最常用的交流方式.

 

　　一些酒店為有行為障礙的與會(huì)者準(zhǔn)備了特殊的房間，如乘輪椅者專(zhuān)用房間等.他們?yōu)橛新?tīng)障的與會(huì)者設(shè)置燈光系統(tǒng)，分別識(shí)別煙霧報(bào)警、電話(huà)或敲門(mén)。