一般情況下，展會預(yù)算主要需要分析的是交通費(fèi)用、會場展臺費(fèi)用、住宿費(fèi)用。

 

一、會場展臺費(fèi)用

 

1、會場展臺租金：一般情況下，展臺租金涵蓋了像激光指示筆、桌椅設(shè)施、聲像系統(tǒng)、主席臺等一些常用設(shè)施。諸如投影儀、裝飾品、展架和參展商自己需要的加裝裝置等一系列的飛常規(guī)設(shè)施就不在此列了，這些可能就要考慮增加另外的預(yù)算了。

 

2、活動策劃設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的活動策劃服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響活動策劃的進(jìn)行。另外，這些活動策劃設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

 

3、會場布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會場租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的活動策劃服務(wù)商協(xié)商。

 

4、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括活動策劃及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果活動策劃主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)活動策劃服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

 

對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。

 

二、住宿費(fèi)用

 

住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于活動策劃而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的展會策劃公司通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費(fèi)除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)?；顒硬邉澲鬓k方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。

 

三、交通費(fèi)用

 

交通費(fèi)用分為出發(fā)地到活動策劃產(chǎn)地的交通費(fèi)用、活動策劃期間的交通費(fèi)用和活動策劃結(jié)束返程費(fèi)用，出發(fā)費(fèi)用和返回費(fèi)用一般包括航班、鐵路、公路、客輪和最后從車站到住宿地的交通費(fèi)用，展會期間的費(fèi)用主要就是從住宿地到展會的往返交通費(fèi)用和展會到餐飲、商務(wù)交際地、商務(wù)考察交通費(fèi)用等等組成。