預(yù)算

 

會(huì)議及展覽的預(yù)算不是一個(gè)概念。通常而言，會(huì)議預(yù)算包括以下幾個(gè)方面:

 

1、交通費(fèi)用

 

交通費(fèi)用可以細(xì)分為:

 

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用—包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿 地的交通

 

(2)、會(huì)議期間交通費(fèi)用—主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。

 

(3),歡送交通及返程交通—包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。

 

2、會(huì)議室沂費(fèi)用

 

具體可細(xì)分為:

 

(1)、會(huì)議場地租金—通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、 主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)—比如投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。

 

(2)、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用—此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻 譯系統(tǒng)、會(huì)場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中 包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求(通?？上?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比)，否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。

 

(3)、會(huì)場布置費(fèi)用—如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求， 可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。

 

(4)、其他支持費(fèi)用—這些支持通常包括活動(dòng)策劃及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

 

對于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議.

 

3、住宿費(fèi)用

 

住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解—值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開支之一。找專業(yè)的活動(dòng)策劃服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費(fèi)除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)一一譬如容房內(nèi)的 長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會(huì)議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。

 

4、餐飲費(fèi)用

 

會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。

 

(1)、早餐

 

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可(但考慮到會(huì)議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算—而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用)

 

(2)、中餐及午餐

 

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算—自助餐形式，按桌預(yù)算—圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費(fèi)自行采購而非由餐館提供，餐館可能會(huì)收取一定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。

 

3)、酒水及服務(wù)費(fèi)

 

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，如果可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。

 

(4)、會(huì)場茶易欠

 

此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要額外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種一一西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花

 

茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。

 

(5)、聯(lián)誼酒會(huì)舞會(huì)

 

事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)復(fù)雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計(jì)算。但酒會(huì)j舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時(shí)間確認(rèn):

 

5、視聽設(shè)備

 

除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費(fèi)用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括:

 

.設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算

 

.設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓活動(dòng)策劃服務(wù)商代理

 

.音源—主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

 

c、演員及節(jié)目

 

通?？梢赃x定節(jié)目后按易欠計(jì)算—預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點(diǎn)如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)—專場或包場除外。

 

d、其他—點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒

 

6、雜費(fèi)

 

雜費(fèi)是指活動(dòng)策劃過程中一些臨時(shí)性安排產(chǎn)生的費(fèi)用，包括打印、臨時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯與向?qū)А⑴R時(shí)商務(wù)用車、匯兌等等。雜費(fèi)的預(yù)算很難計(jì)劃，通?？梢栽跁?huì)務(wù)費(fèi)用預(yù)算中增列不可預(yù)見費(fèi)用作為機(jī)動(dòng)處理。

 

那么，展覽的預(yù)算與會(huì)議預(yù)算相比有什么不同呢? 展覽預(yù)算與會(huì)議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方—相同的地方:住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)、商務(wù)考察費(fèi)用以口果有考察計(jì)劃的話)。 不同的地方:展覽場地租賃、展覽布置、展品運(yùn)輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會(huì)或者酒會(huì)。

 

展覽場地租賃:如果展覽在固定的展覽場地進(jìn)行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計(jì)算。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mk3m隔斷高度在23m至23m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃:展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運(yùn)工具等。如果是在其他公共場所舉辦展覽髻如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了—通常面議，按日計(jì)算，價(jià)格與場地人流集中度及展覽時(shí)間(是否重要假日等南關(guān)。

 

.邀請

 

不管什么樣的會(huì)議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對象(客戶滲加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個(gè)程序。

 

信息發(fā)布—從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會(huì)議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)(暫定或者候選)、主要議程及安排、費(fèi)用及

 

標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會(huì)議嚷)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對活動(dòng)策劃的期望。回執(zhí)—對于主辦者來說，回執(zhí)是對活動(dòng)策劃企劃活動(dòng)成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(jì)依這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計(jì)非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息一~鉀月確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí)間、迎送要求等等)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會(huì)務(wù)費(fèi)用是否交納為標(biāo)志)，接下來需要做的就是資源分配—主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出?；貓?zhí)可以有多種形式—傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果活動(dòng)策劃課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對活動(dòng)策劃的有序安排會(huì)起到很大幫助。確認(rèn)通知—如果會(huì)務(wù)費(fèi)用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時(shí)發(fā)出的應(yīng)該還有活動(dòng)策劃的確切地點(diǎn)、時(shí)間、議程、簽到程序及活動(dòng)策劃注意事項(xiàng)等。

 

.簽到與入住安排

 

如果是小型商務(wù)會(huì)議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會(huì)議或者展覽，那么簽到就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作。通常情況下，會(huì)議的簽到與住宿安排連在一起。大型會(huì)議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的—回執(zhí)統(tǒng)計(jì)表、簽到表格、弓}導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會(huì)議(a覽煩知、會(huì)議(w覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會(huì)務(wù)交通使用方式及付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計(jì)算機(jī)作簽到。一般情況下，簽

 

到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人—工作時(shí)間應(yīng)該根據(jù)活動(dòng)策劃參與人員抵達(dá)時(shí)間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項(xiàng)目設(shè)計(jì)得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

 

.餐飲安排

 

一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲m邀嘉賓或者重要客戶除外)，會(huì)議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式—自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系。統(tǒng)一安排餐飲的會(huì)議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制咐民多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜—特別是大型會(huì)議的時(shí)候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有: 開餐時(shí)間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會(huì)議前期考察時(shí)注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時(shí)集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

 

.交際酒會(huì)

 

交際酒會(huì)一般需要細(xì)心策劃。酒會(huì)的目的是加強(qiáng)公共關(guān)系及容戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。交際酒會(huì)通常在一個(gè)環(huán)境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環(huán)節(jié)有:樂隊(duì)域者音響、音源)、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點(diǎn)心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、夭氣預(yù)報(bào)、第二方案、電器技師、保安人員、臨時(shí)舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。

 

重點(diǎn):場地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。

 

由于酒會(huì)的規(guī)模及目的不同，沒有完整的標(biāo)準(zhǔn)酒會(huì)模式，只能借鑒一些}.1-9舉辦討的酒會(huì)享例。

 

.新聞發(fā)布會(huì)

 

新聞發(fā)布會(huì)議形式包括記者招待會(huì)、新聞發(fā)布會(huì)、酒會(huì)等。一般來說，酒會(huì)更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨(dú)召開，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會(huì)后舉行酒會(huì)或茶會(huì)。記者招待會(huì)一般是專題性的，以“答記者問’為主要特色。另外，新聞發(fā)布會(huì)由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即可，而記者招待會(huì)一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發(fā)布會(huì)。

 

新聞發(fā)布會(huì)要素:

 

.目的

 

.信息發(fā)布的目標(biāo)受眾