任何一場活動，首先都需要一個詳細的可執(zhí)行的活動策劃案。辦年會也是如此，雖然都是單位內部人員，某些方面可以隨便點，但由于活動關系到團隊關系的融洽，因此作為活動策劃者一點也不能馬虎，必須顧及方方面面，周密安排。

 

　　具體來講，一個年會策劃案內容應包括活動目的、場地準備、現場安排、活動準備、人員職責、經費預算等，每一個部分都非常重要。

 

　　1.明確活動目的，突出特色和主題

 

　　為什么要花錢舉辦年會活動？當然是有目的的。而和這個目的息息相關的就是本次年會的主題。有的單位是多少周年慶，有的單位是今年業(yè)績翻了多少倍，有的單位可能是拿到了多少個好項目，有的單位可能是制定了下一步的大目標，每個單位對于這一年的關鍵詞都不一樣，而年會目的就要結合年會的主題進行闡述，對于不同的年會主題應該給員工、給外界傳達什么樣的信息，都需要在目的中闡述清楚。除了這些個性特色，年會還常帶有加深職工交流，營造團結活潑的團隊氛圍，激發(fā)職工干事創(chuàng)業(yè)活力的目的。

 

　　2.明確年會場地，注重適度與功能

 

　　選擇年會場地，要全方位考慮實際需要，注重適度與功能。選擇場地需要注重以下幾方面的事項：

 

　　一、是會場地理位置。會場的地段是否比較偏，單位大部分員工前往這里需要的時間大概需要多久，有無地鐵站，有無公交車站，公交車的收班時間大概是多少，公交車站和附近的地鐵站有無公共站點提供換成，會場附近打車是否方便，會場是否方便尋找，等等，這些因素都需要從實際情況出發(fā)綜合考慮到。如果單位能夠安排車輛接送那就更好啦。

 

　　二、是會場的大小?；顒訄龅匾?guī)模宜量力而行?？紤]到會場的人員接納量，建議在參會人數基礎上上浮20%。因為一般年會期間會安排一些團隊互動活動，為了不顯得擁擠，所以會場適當寬松點為佳。

 

　　三、是會場的效果。舞臺效果是否可以達到預期效果，燈光可以如何控制、音效如何、燈全亮和燈全滅是什么效果。對于舞臺的搭建效果，需要在沒人的時候查看一次，另外還需要在會場充滿人的情況下查看一次，可能是其他公司或組織在使用會場的時候，看看他們的會場效果，這樣可以很好的預見自己公司使用這個會場時候的現場效果。

 

　　四、是會場的配套設施。更衣間與后場間是否可以一氣呵成，舞臺旁邊需要必備一個換衣間和后場間，可以使觀眾在沒有打擾的情況下享受整場年會。有的會場需要表演人員拿著衣服奔向場外的洗手間換衣服，然后在奔到舞臺兩旁進行后場，一場年會下來，表演人員一直都在來回穿梭，是一個很差的體驗。其他還有一些小的選擇標準，如何會場的網絡情況、停車場地等等，這些項目可以根據單位的自身情況加入選擇標準中。

 

　　3.明確現場流程，嚴把時間節(jié)點

 

　　年會現場的流程必須嚴謹，每一個時間點，對應一個活動內容，時間點要具體到分鐘。

 

　　入場貴在有序。一定要考慮到人的流動順序，不要讓參會者來回流動，這會讓本來人就比較多的會場因為人員的反復進出，更加擁堵。比如，合理的流程是參會者先排隊簽到，簽到完成后隨即入場就坐，然后再組隊進行合影拍照。不合理的流程是先入場就坐，然后再出來排隊簽到，然后再到場外進行拍照留念。這樣的安排就沒有遵循人的流動順序，使得現場混亂不堪。

 

　　暖場貴在溫馨。在正式開始前，需要考慮到就坐的員工的體驗，可以是放一些熱場曲，也可以是播放單位相關的一些視頻，可以是單位曾經制作過的視頻，也可以是專門為本次年會制作的視頻，或者是領導對大家的寄語，等等。播放這些視頻的好處是可以幫助員工醞釀情緒，老員工可以從中感受到更多的存在感，讓所有人提前都參與進來。

 

　　致辭貴在激情。領導的致辭環(huán)節(jié)一定要安排的特別隆重，這是一個老板展示自己魅力的機會，所以致辭稿要飽含激情。同樣，這也是一次員工了解領導的機會，很多員工平日里可能與老板都只有擦肩而過的機會，那這一次致辭便是讓所有員工來了解老板。領導致辭，可以與員工的互動，讓會場氣氛達到最高點。

 

　　節(jié)目重在參與。年會的節(jié)目時間一般3小時左右為宜，大致有哪些、節(jié)目需要有多少個，每個節(jié)目時長需控制在多長時間范圍內、互動環(huán)節(jié)需要設置多少個，確定好以上內容，通知各部門自導自演節(jié)目，重在參與。然后根據上報的節(jié)目，分不同性質錯開進行編排，力求現場有起有伏。現場主持人適當安排一些互動、游戲環(huán)節(jié)，參與者有獎等等，以調動員工參與積極性。

 

　　4.明確籌備進度，堅持責任到人

 

　　確定了年會場地、大致流程、節(jié)目，下一階段就是基于以上所有內容制定籌備的時間節(jié)點，明確責任到人。

 

　　對于節(jié)目要堅持項目責任制，每一個項目都有項目負責人。這樣做的好處在于，可以更快地進行決策，并推進落實，每一個細分部分都有責任人，在于每一個環(huán)節(jié)出了問題，都能責任到人，快速進行解決?？梢灾贫ㄒ粋€職責表，在年會活動當天的人員職責表中一定要有一名總調度，當天的所有人員安排都要服從總調度安排和調度，各塊出了問題第一時間找自己板塊的負責人，最后再找總調度。此外，安排幾名機動人員，應對隨時出現的緊急情況。

 

　　5.明確活動預算，堅持適度原則

 

　　活動預算根據單位的情況，量力而行，適度為宜。通過前面所有的策劃，整個項目的物資需求以及預算需求基本都已經清楚，整理一份物資表和預算表，就可以很好的進行項目成本的控制。

 

　　物資表要細致到物品的名稱、數量、單位、用處、存放處、管理和搬運人員、是否已采購、租借時間、歸還時間。這樣的一份表格才方便物資的使用與清點，每一件物資都責任到人，如數家珍。

 

　　預算表要細致到項目名稱、數量、單位、費用、用處、有無發(fā)票、發(fā)票類型、對應責任人。在預算審批以及報銷的時候才能輕松應對領導和財務的疑問。

 

　　最后，還要考慮各種臨時問題的應急方案。如預定的會場當天無法使用、會場網絡情況差、主持人出現臨時狀況、老板因為特殊原因遲到或者無法到場、話筒老是出問題……等等。應對各種情況都應該制定相應的備選方案，未雨綢繆才會使組織者在遇到緊急情況的時候臨危不亂、從容處置。