展覽公關(guān)活動常見的有以下幾種形式：開幕式、招待和宴請、推介會、座談會、拜會活動、貴賓邀請、專題會議、禮品促銷、進行評獎、現(xiàn)場表演等，這些活動各具特色，其目的都是為了更好地進行展覽項目的宣傳與推廣。

 

 

  1.開幕式

 

 

 

  開幕式是展覽會的重要儀式，也是重要的展覽公關(guān)活動。舉辦開幕式的主要目的是制造氣氛，擴大影響，結(jié)合新聞媒體的報導，開幕式能產(chǎn)生相當大的宣傳和公關(guān)效果。開幕式的邀請范圍包括政府領(lǐng)導、工商名流、新聞人士、外交使節(jié)等，這些人物本身就有相當大的影響力，具有宣傳價值。可以提高展覽會的知名度，吸引更多的觀眾參觀展覽，同時這些人物都有一定的最高決定權(quán)或建議權(quán)，對展覽貿(mào)易效果有著直接的或間接的重要影響。

 

 

 

  2012年德國漢諾威工業(yè)博覽會開幕式隆重舉行。中國國務院總理溫家寶和德國總理默克爾女士參加了當天的開幕儀式。展覽組織機構(gòu)邀請了眾多政府官員、社會名流與專家等出席開幕式，為展覽塑造了良好的專業(yè)生與權(quán)威性的品牌形象。

 

 

 

  2.招待和宴請

 

 

 

  招待和宴請是展覽公關(guān)的主要方式之一，舉辦招待會的主要目的是擴大交際范圍，為參展商、觀眾、合作單位等提供一個與展覽組織機構(gòu)交流與溝通的重要平臺。

 

 

 

  邀請一些重要人物出席招待會，并適當安排重要人物在招待會上主持并作簡短講話有利于提高招待會的氣氛與效果。在招待會上，展覽組織機構(gòu)的工作應多與當?shù)毓ど探缛耸?、政界要員以及新聞界記者結(jié)識與交流，建立良好的人際關(guān)系。

 

 

 

  舉辦招待會將涉及活動經(jīng)費、人員安排、事件組織、時間管理等因素，因此，要事先制定計劃、統(tǒng)籌安排。

 

 

 

  3.推介會

 

 

 

  展覽推介會的作用，有以下幾個方面：

 

 

 

  (1)目標客戶與協(xié)作單位的行為與處事方式都帶有自身固有的特色，通過推介會而進行面對面交流和感情聯(lián)絡(luò)，可以建立展覽組織機構(gòu)與各界良好的人際關(guān)系。

 

 

 

  (2)與目標客戶直接對話、交流，是雙向互動式營銷，是鮮活的形象宣傳，舉辦推介會，比單純寄送招商材料，更讓客戶感到親切、舒適，更貼近他們的需求。

 

 

 

  (3)通過推介活動，可進一步展現(xiàn)展覽項目的亮點與吸引力、深人回答目標客戶所關(guān)心的問題。

 

 

 

  (4)讓目標客戶感受到展覽組織機構(gòu)的專業(yè)化素質(zhì)和真誠服務精神，增強對展覽的信任和忠誠度。

 

 

 

  因此，推介會組織的成功與否，極大程度地決定了招展和招商工作的成效，需要展覽組織機構(gòu)高度重視。

 

 

 

  例如，2028年成都世博會在美國、德國、英國、法國、加拿大等世界各國及中國很多的大中型城市組織世博會推介會，取得了良好的效果，為2028年成都世博會的招展和招商的組織工作起到了很大的推動作用。

 

 

 

  4.拜會活動

 

 

 

  拜會活動是一種“走出去”的公關(guān)方式，主要形式是展覽組織機構(gòu)拜訪與展覽品牌發(fā)展有關(guān)的組織、機構(gòu)和個人，拜會表示對被拜會人的尊重，同時也是公關(guān)工作，其目的是為了獲得被拜會人的支持。級別較低的拜會人的工作多為展覽具體工作服務。而高級別的拜會活動不僅會為展覽本身的多渠道、多層次的交流奠定良好的基礎(chǔ)，同時也會創(chuàng)造新聞宣傳價值，從而達到展覽品牌宣傳的目的。

 

 

 

  5.貴賓邀請

 

 

 

  貴賓邀請是一種“請進來”的公關(guān)方式。主要形式是邀請級別較高的人士參觀展覽，因此，也稱作貴賓參觀。貴賓邀請的主要作用是提高展覽的知名度，擴大展覽影響力以吸引目標客戶的注意和參觀興趣。但這項工作需新聞宣傳的密切配合。貴賓邀請可以是展覽所在地的政府領(lǐng)導、工商名流、企業(yè)巨頭，也可以是展覽項目的積極響應人士。由于貴賓的重要宣傳效應，展覽組織機構(gòu)要與重要貴賓建立并保持良好的關(guān)系，盡早組織與聯(lián)系，在開幕式以及展出期間安排貴賓參觀。

 

 

 

  貴賓參觀組織活動應認真誰備，時間、地點、接待人、參觀路線、休息、資料、禮品袋等各種細節(jié)都要安排妥當。貴賓到達之時，展覽組織機構(gòu)應安排人員迎接。如果貴賓級別很高，參觀之后，可以安排一個小型招待會。

 

 

 

  6.專題會議

 

 

 

  現(xiàn)代展覽不僅更趨于專業(yè)化發(fā)展，而且更注重展覽與專題會議的有機結(jié)合，展覽組織機構(gòu)協(xié)同政府部門、行業(yè)協(xié)會、科研機構(gòu)、大專院校、生產(chǎn)企業(yè)一起策劃組織專題會議，并邀請政府領(lǐng)導、專家學者、企業(yè)家、新聞媒體等共同參與。通過專題會議表現(xiàn)一個行業(yè)與產(chǎn)業(yè)的最新產(chǎn)品與技術(shù)，研討產(chǎn)業(yè)的宏觀政策、發(fā)展趨勢、技術(shù)環(huán)境、產(chǎn)品概念、時尚理念等。舉辦專題會議的目的就是讓展覽與會議相互促進，共同提高，全面增強展覽在專業(yè)領(lǐng)域中的權(quán)威性、專業(yè)性，提升展覽的專業(yè)化水平，為擴大展覽的受眾群體，全面造勢，多方面、多層次地加強展覽的影響力。

 

  7.記者招待會

 

 

 

  記者招待會一般是由展覽組織機構(gòu)的高層領(lǐng)導主持或發(fā)言，通常時間在1小時內(nèi)。發(fā)言者要對敏感或深度問題有充分的準備，以免現(xiàn)場出現(xiàn)尷尬冷場或驚惶失措的情況。

 

 

 

  如果展覽的新聞價值還沒有大到需要舉辦記者招待會時，可以考慮安排記者采訪。記者采訪可以是由展覽組織機構(gòu)主動邀請安排，也可以是針對記者的要求進行安排。與記者招待會相比，記者采訪影響范圍要小，但是靈活，可以進行多人的交流，工作量也較小。工作做到位，也會有很好的宣傳與公關(guān)效果。

 

 

 

  記者招待會和記者采訪要有后續(xù)安排，一是確保發(fā)稿，二是要向記者提供展覽組織活動過程中的新素材，三是在活動結(jié)束后向有關(guān)人員書面表示感謝。(即使未報道，也要為其參加招待會、參觀展覽所花費的時間表示答謝)圖4-13 義烏市市長在CEFCO論壇接受22V采訪