會(huì)議活動(dòng)的策劃方法：

 

    1、要結(jié)合公司的經(jīng)營(yíng)方向，做出當(dāng)?shù)氐氖袌?chǎng)背景分析。通過(guò)分析，了解顧客的心理，讓消費(fèi)者有興趣參加本公司的活動(dòng)。這樣，會(huì)議就會(huì)成功。

 

    2、選好會(huì)議的主題，也是一個(gè)很重要的方面，就像人的臉一樣漂亮，就比較容易弄利用顧客的好奇心，來(lái)吸引消費(fèi)者。

 

    3、弄清楚公司要組織活動(dòng)的目的，是要打響自己的品牌，還是主要為了在現(xiàn)場(chǎng)銷售？總之，要能發(fā)揮最大作用，讓會(huì)議活動(dòng)確認(rèn)好適合自己的目的。

 

    4、會(huì)議活動(dòng)中的關(guān)鍵，就是內(nèi)容和程序，如果這兩個(gè)方面沒(méi)有做好的話，會(huì)直接導(dǎo)致會(huì)議已失敗告終。

 

    活動(dòng)所需要的材料；需要進(jìn)行會(huì)議的地點(diǎn)；會(huì)場(chǎng)的人員必須要提前熟悉流程；要做好，投資的費(fèi)用的分析和預(yù)算；預(yù)防突發(fā)情況的會(huì)議活動(dòng)應(yīng)急，如此周密的行為，最后一定會(huì)取得會(huì)議的勝利。

 

 

    會(huì)議活動(dòng)策劃的禮儀特點(diǎn)：

 

    （一）規(guī)范性。

 

    1、布置規(guī)范：具體體現(xiàn)在座次擺放、鮮花擺放、便箋擺放、茶杯擺放等方面均應(yīng)按禮儀規(guī)范布置，體現(xiàn)禮賓次序及會(huì)議檔次。

 

    2、程序規(guī)范：具體體現(xiàn)為會(huì)議服務(wù)的各項(xiàng)程序、流程都是事先確定、事先計(jì)劃的，重要的部分還要通過(guò)主辦方反復(fù)審核。接待服務(wù)中，對(duì)禮儀服務(wù)人員應(yīng)進(jìn)行分工。接站、簽到、引領(lǐng)等各個(gè)環(huán)節(jié)都有規(guī)范安排，并根據(jù)經(jīng)驗(yàn)以及主辦方的要求提供了相應(yīng)的預(yù)案。這樣才能做到會(huì)議服務(wù)中忙而不亂。

 

    （二）靈活性。

 

    1、會(huì)議服務(wù)雖是按計(jì)劃進(jìn)行，各項(xiàng)流程都有條不紊，但也會(huì)常常出現(xiàn)一些突發(fā)情況：如臨時(shí)有電話或有事相告參會(huì)人員，工作人員應(yīng)走到其人身邊，輕聲轉(zhuǎn)告；如果要通知主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知、避免工作人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語(yǔ)而分散他人注意力，影響會(huì)議效果。

 

    若會(huì)場(chǎng)上因工作不當(dāng)發(fā)生差錯(cuò)，工作人員應(yīng)不動(dòng)聲色，盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，更不能慌慌張張、來(lái)回奔跑以免影響會(huì)議氣氛和正常秩序。

 

    2、注意調(diào)整會(huì)議室的溫度、濕度，創(chuàng)造一個(gè)舒適的環(huán)境。會(huì)議廳中的溫度，夏天一般宜控制在24℃一25℃，冬天在20℃一22℃之間為宜。

 

    （三）時(shí)間性。

 

    1、一般會(huì)議的時(shí)間性很強(qiáng)，都強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。由此制定的服務(wù)方案也應(yīng)體現(xiàn)出這樣的特點(diǎn)。以時(shí)間段來(lái)劃分接待方案，保證專人定時(shí)服務(wù)到位。

 

    2、一方面強(qiáng)調(diào)會(huì)議的時(shí)間性，一方面又要對(duì)會(huì)議的延時(shí)、會(huì)議的改期做各種相應(yīng)的預(yù)案；與此同時(shí)，會(huì)議前的準(zhǔn)備工作也應(yīng)根據(jù)時(shí)間計(jì)劃準(zhǔn)時(shí)優(yōu)質(zhì)完成，如會(huì)議資料的準(zhǔn)備、會(huì)議場(chǎng)所的布置、會(huì)議設(shè)備的調(diào)試等。如果該完成的時(shí)間內(nèi)沒(méi)有完成，則勢(shì)必給會(huì)議服務(wù)工作帶來(lái)不便。