1.特色年會策劃分工要盡可能的詳細(xì)，需要具體到每個人和需要完成的時間。

 

  2.年會策劃公司需要列出材料清單，派人落實(shí)保管，避免遺忘或丟失。

 

  3.年會策劃現(xiàn)場主席臺發(fā)放的物品很多人會忘記或遺漏一些，主要有文件材料（粉紅紙打印為最佳 ) ，鋼筆、鮮花、旗幟、領(lǐng)導(dǎo)卡、主持人卡和簽到卡礦泉水等也是必不可少的商品。

 

  4.總體布置人員要提前兩小時或更多時間進(jìn)入會場，留出足夠的時間裝修會場，會場人員需提前半小時左右開始入場。

 

  5.先到的人干站著總是不太好，要事先準(zhǔn)備好休息的地方，年會正式開始時再引導(dǎo)入場 。

 

  6.音響設(shè)備是最容易更換的，必須事先調(diào)試，確保萬無一失，必要時還要準(zhǔn)備錄音筆、mp3等現(xiàn)場錄音設(shè)備(也需要調(diào)試)，并安排專人負(fù)責(zé)。

 

  7.如果您需要現(xiàn)場直播PPT，PPT的必須先復(fù)制到計算機(jī)中，放置在桌面文件夾，依次前綴，投影設(shè)備需要提前調(diào)試好位置，好調(diào)試分辨率等。

 

  8. 演示文稿要提前準(zhǔn)備好，一頁的演示文稿，字體要大一點(diǎn)，清晰一點(diǎn)，可以匹配相關(guān)的圖片，主持人要用演示文稿來介紹演示文稿，注意: 電腦的顯示效果和投影效果往往有很大的差別，字體顏色和背景顏色的對比可能需要調(diào)整。

 

  9.還必須設(shè)立一個簽名表，并派一名特別人員登記。

 

  10.攝影和攝像人員必須安排好，有媒體宣傳需要的需要聯(lián)系好相關(guān)消息媒體。

 

  最后，特別年會的策劃效果必須提前評估，當(dāng)然，也必須依靠以往的數(shù)據(jù)對比和豐富的經(jīng)驗來實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確的評估。特別年會規(guī)劃評審越準(zhǔn)確，規(guī)劃人員在評審能力上就越有突破。在網(wǎng)絡(luò)活動規(guī)劃過程中，需要注意多個指標(biāo)來評價其效果。一般來說，指的是意見量、評論量、有效量、咨詢量、預(yù)約量和最終就診量。數(shù)據(jù)越詳細(xì)、準(zhǔn)確，越準(zhǔn)確，下一步活動規(guī)劃的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)就越好，打下更好的基礎(chǔ)。