會(huì)議是企業(yè)活動(dòng)必不可少的一種形式,大型會(huì)議活動(dòng)更是很多企業(yè)非常重視的一種推廣產(chǎn)品,宣傳企業(yè)的手段.一個(gè)好的大型會(huì)議活動(dòng),在活動(dòng)正式確定執(zhí)行的時(shí)候,要嚴(yán)格的按照時(shí)候流程進(jìn)行并且要做好突發(fā)狀況預(yù)案.

 

 

一、大型會(huì)議活動(dòng)執(zhí)行流程

　　1、會(huì)議方案的制定

 

　　確定會(huì)議方案的步就是確定會(huì)議的主題.會(huì)議主題要緊緊圍繞大會(huì)總體的工作目標(biāo)任務(wù).會(huì)議方案是會(huì)議組織安排的總綱,一套完整齊備的會(huì)議策劃方案會(huì)讓整個(gè)會(huì)議的執(zhí)行事半功倍.

 

　　2、會(huì)議場(chǎng)地的布置

 

　　在會(huì)議開(kāi)始之前,成都大型活動(dòng)策劃者應(yīng)提前對(duì)會(huì)場(chǎng)、住地進(jìn)行勘察了解,并做相應(yīng)的會(huì)場(chǎng)布置.一是會(huì)場(chǎng)和會(huì)議用品的準(zhǔn)備布置.二是迎送接待儀式的確認(rèn)及排練.三是確保乘車(chē)安全和用餐標(biāo)準(zhǔn).根據(jù)大會(huì)日程一項(xiàng)項(xiàng)地對(duì)會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行實(shí)地演練,按照提前提前兩個(gè)小時(shí)提前一個(gè)小時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)做好會(huì)議場(chǎng)地布置工作,即每一個(gè)會(huì)場(chǎng)提前布置完畢,每一項(xiàng)活動(dòng)提前部署到位;會(huì)務(wù)工作者提前兩個(gè)小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng),一切準(zhǔn)備工作提前兩個(gè)小時(shí)就緒;全體會(huì)議時(shí)組織會(huì)議代表和列席人員提前一個(gè)小時(shí)入場(chǎng).

 

　　2、會(huì)議流程的執(zhí)行

 

　　為了確保會(huì)議的順利進(jìn)行,也為了讓參與會(huì)議的人員知悉整個(gè)會(huì)議流程,事先確定會(huì)議的流程圖或者流程表.

 

　　在會(huì)議執(zhí)行期間,熱情周到的會(huì)議服務(wù)工作是必不可少的.會(huì)議服務(wù)分為會(huì)場(chǎng)內(nèi)服務(wù)和會(huì)場(chǎng)外服務(wù),涉及會(huì)議報(bào)到、食宿安排、醫(yī)療服務(wù)、車(chē)輛安排、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會(huì)議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié).只有做好會(huì)議服務(wù)工作,才能更好地推進(jìn)會(huì)議流程的執(zhí)行.

 

　　4、會(huì)議結(jié)束的總結(jié)

 

　　一次成功的會(huì)議,離不開(kāi)合理安排的會(huì)后工作.

 

　　1)統(tǒng)籌做好會(huì)后服務(wù).要注重統(tǒng)籌銜接,提前擬定大會(huì)閉幕后系列后續(xù)會(huì)議和活動(dòng)的組織實(shí)施方案,做好組織協(xié)調(diào)工作.

 

　　2)全面做好會(huì)后總結(jié).成都大型活動(dòng)策劃需及時(shí)總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),對(duì)已有的會(huì)務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善,使之更加適應(yīng)新時(shí)期會(huì)務(wù)工作的需要.要注意收集會(huì)議代表對(duì)會(huì)務(wù)工作的意見(jiàn)和建議,認(rèn)真采納其中的合理部分,促進(jìn)辦會(huì)能力不斷提高.

 

　　3)及時(shí)整理會(huì)議資料.成都活動(dòng)公司要牢固樹(shù)立檔案意識(shí),在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后都安排專人收集整理會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議須知、發(fā)言材料、會(huì)議記錄、音像資料等會(huì)議檔案資料,按類(lèi)別整理成資料匯編,為今后辦會(huì)提供工作參考.

 

大型會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)

二、大型會(huì)議活動(dòng)突發(fā)狀況預(yù)案

　　1.火災(zāi)

 

　　火災(zāi)來(lái)勢(shì)迅速而且兇猛.如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)臏缁鹌餍祷蛳鄳?yīng)的工具,火勢(shì)會(huì)蔓延得很快,你和與會(huì)者的生命都將面臨威脅.酒店的客房?jī)?nèi)一般都貼有火災(zāi)逃離須知.雖然與會(huì)者曾經(jīng)看過(guò)多次了,但作為大會(huì)的策劃者和組織機(jī)構(gòu),仍然有必要讓與會(huì)者了解.在火災(zāi)中,恐慌常常是導(dǎo)致死亡的原因.煙霧蔓延,人們辨不清方向就會(huì)不知所措.因此,你如果花一點(diǎn)時(shí)間把這些注意事項(xiàng)打印在計(jì)劃書(shū)中或作為附加材料發(fā)放到與會(huì)者手中,就會(huì)減少不少不必要的損失,哪怕能僅僅挽救一個(gè)人的生命,你所付出的努力也是值得的.

 

　　2.自然災(zāi)害

 

　　另一種在你控制能力之外的緊急事件就是自然災(zāi)害.即使是恐怖襲擊,也有談判的可能.面對(duì)自然災(zāi)害,你只能任其擺布.颶風(fēng)、暴風(fēng)雨、地震、森林大火都是典型的自然災(zāi)害.你可以在一定程度上為颶風(fēng)的到來(lái)做準(zhǔn)備,但是如果你取消會(huì)議,或?yàn)榱耸古c會(huì)者錯(cuò)過(guò)颶風(fēng)而縮短會(huì)議時(shí)間,那么你將會(huì)遭遇財(cái)政預(yù)算的危機(jī).當(dāng)然,人的生命比金錢(qián)更重要.面對(duì)自然災(zāi)害,你無(wú)計(jì)可施.唯一能做的就是制定出一個(gè)恢復(fù)計(jì)劃以及考慮如何彌補(bǔ)損失.在這種情況下,保險(xiǎn)就是救生員.不要只是關(guān)注一般的商業(yè)保險(xiǎn),其他種類(lèi)的保險(xiǎn)也是很有用處的.

 

　　3、醫(yī)療突發(fā)事件

 

　　這些事件在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)都會(huì)發(fā)生,而且常常出乎我們的預(yù)料.一個(gè)人心臟病發(fā)作時(shí)可能沒(méi)有任何預(yù)兆.有些人吃了過(guò)敏的食物后,身上會(huì)突然出現(xiàn)皮疹并且呼吸道發(fā)生阻塞.糖尿病人有可能會(huì)陷入昏迷.這些醫(yī)療突發(fā)事件的時(shí)間、地點(diǎn)以及情形總是不斷變化的.