一、大型會議活動策劃要考慮的因素

　　1.上下相對式座位格局的主要特點是主席臺和代表席采取上下面對面的形式,突出主席臺的位置,會場氣氛比較嚴(yán)肅和莊重.這種格局適合召開大中型報告會、總結(jié)表彰會、代表大會等.

 

　　2.全圍式座位格局的主要特點是不設(shè)專門的主席臺,會議的領(lǐng)導(dǎo)、主持人和其他與會者圍坐在一起,形成融洽與合作的氣氛,體現(xiàn)平等和相互尊重的精神,有助于與會者之間相互熟悉了解和不拘形式地發(fā)言,使與會者暢所欲言、充分交流.全圍式座位格局適用于召開小型和特小型會議以及座談性、協(xié)商性等類型的會議.

 

　　3.半圍式座位格局介于上下相對式和全圍式之問,即在主席臺的正面或兩側(cè)安排代表席,形成半圍的形狀,既突出了主席臺的地位,又增加了融洽的氣氛,適用于中小型的工作會議等.

 

　　4.分散式座位格局是將會場座位分解成由若干個會議桌組成的格局,每一個會議桌形成一個談話交流中心,與會者根據(jù)一定的規(guī)則安排就座,其中領(lǐng)導(dǎo)人和會議主席就座的桌席稱作”主桌”.這種座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用,同時也給與會者提供了多個談話交流的中心,使會議的氣氛更加輕松、和諧,適合召開規(guī)模較大的聯(lián)歡會、茶話會、團拜會等.

 

二、專業(yè)的會議活動策劃公司選擇技巧

　　1、任何一個公司,要想將活動開的有價值,就必須要有一個明確的目的,這樣可以通過活動獲得所需品,提供給參加人員相應(yīng)的價值,并從中獲得回報投資.

 

　　2、在活動策劃過程中,信息的采集很重要,這其中包括了客戶的需求,了解活動出席者、媒體、預(yù)算、分析自己的不足等等.

 

　　3、活動策劃投放是在整個營銷過程中重要的一個環(huán)節(jié),一個活動的活動策劃投放包括預(yù)熱、活動策劃加溫、沸騰和保溫四個階段,預(yù)熱期可以使用新聞做好鋪墊;加溫期可以增加硬活動策劃的投放密度;沸騰期主要集中在投放高頻次的硬活動策劃上;保溫器可以用后續(xù)的新聞報道給本次活動做一個總體回顧和點評.

 

　　4、在所有準(zhǔn)備工作都結(jié)束之后,活動現(xiàn)場執(zhí)行很關(guān)鍵,執(zhí)行的好了,這個活動就大功告成,可以達到逾期,甚至超過逾期效果.如果執(zhí)行的不好,再好的創(chuàng)意,準(zhǔn)備的再完美都沒有用.但是在此過程中活動組織者必須要有很強的風(fēng)險意識,可以預(yù)先估計多有可能發(fā)生的突發(fā)事件,并制定出相應(yīng)的應(yīng)急方案,這樣才不至于手忙腳亂,影響活動的效果.

 

　　5、在活動結(jié)束之后,要對此次活動作出全面總結(jié),主要是發(fā)掘其中的閃光點,找出其中做的不足的地方,還有做的較好的地方,為以后舉辦相關(guān)活動積累經(jīng)驗.