一、會務策劃流程

　　1、會前準備工作

 

　　1.1.組織會務班子,明確工作職責.大型會務還要制訂詳細的會務工作方案.

 

　　1.2.發(fā)出會務通知.包括會務名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍.

 

　　1.3.印制會務日程,編排好會務程序,制定注意事項.

 

　　1.4.大型會務要編組并提出小組召集人、討論地點.

 

　　1.5.大型會務要印制會務憑證.如出席證、列席證、工作證、就餐證、請柬等.

 

　　1.6.會場布置.會場布置要充分體現(xiàn)會務氣氛.

 

　　(1)懸掛會標、徽記、旗幟等.

 

　　(2)設置主席臺,落實主席臺領導,安排座次,設置發(fā)言席,擺放席簽、話筒,并保證音響效果.

 

　　(3)確定會務桌擺放形式,明確劃分會場區(qū)域,并使與會者明確.

 

　　(4)保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效.

 

　　(5)擺放適量花卉.

 

　　1.7.后勤服務工作.大型會務要對與會人員的食宿、用車、醫(yī)療保健、文化娛樂、安全保衛(wèi)等做出細致安排.

 

　　1.8.做好會務發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準備工作.

 

　　1.9.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況.

 

　　2、會間組織與服務工作

 

　　2.1.會務人員提前1小時到達會場,反復檢查會場準備情況.

 

　　2.2.搞好會務簽到、材料分發(fā).

 

　　2.3.落實主席臺領導、發(fā)言人是否到齊.

 

　　2.4.按預定方案組織與會人員由前向后依次就座.

 

　　2.5.維持好會場秩序.會務開始前5分鐘,關閉會場大門,與會人員入座就緒,無關人員離開會場;開會期間關閉手機及bp機,一般不允許找人,無關人員不準進入會場.

 

　　2.6.做好會務記錄,寫好會務簡報.

 

　　2.7.組織照相.

 

　　2.8.為與會人員預定車票、機票等.

 

　　3、會務善后工作

 

　　3.1.會務結束后,要檢查會場,帶回剩余材料、席簽等.

 

　　3.2.組織送站.根據(jù)與會人員離會時間,提前安排車輛、送站人員等.

 

　　3.3.做好會務文件的清退、收集、歸檔工作.

 

　　3.4.做好會務報道工作.

 

二、會務策劃注意事項

　　1.會務場地布置

 

　　根據(jù)會務的人數(shù)和目的,可以選擇課桌式,宴會式,劇院式等各種臺型布置.一般會務公司會根據(jù)您的要求來設計特別臺型,增加橫幅、活動策劃畫等等,讓您的會場更顯尊貴.

 

　　2.會務接待

 

　　找一家經(jīng)驗豐富的會務公司,他們可以提供各種類型的會務服務咨詢,并可以根據(jù)您的會務目的,人數(shù),財務預算及其它各種特殊項目制作一項屬于您的會務策劃.

 

　　3.活動策劃產(chǎn)品設計與制作

 

　　安排設計會務產(chǎn)品展示,印刷邀請函和胸卡會務主題或產(chǎn)品介紹書.

 

　　4.會務設備

 

　　一般性的會務設備有:主席臺、演講臺、無線(有線)麥克、白板、紙筆、屏幕、幻燈機、多媒體投影儀、背景板、指示牌、簽到臺等,高等級的會務將根據(jù)要求提供專業(yè)舞臺、音響擴音系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、演出燈光系統(tǒng)、視聽設備、電視墻等.

 

　　5.會后總結

 

　　為使會務有一個更圓滿的效果,要花功夫整理會務資料,統(tǒng)計客戶名單、地址、整理歸檔客戶反饋意見、總結會務意見,安排客戶返回等.