1、了解活動的基本信息

 

　　在安排活動車輛之前應該詳細的了解活動的相關信息。包括要了解活動的規(guī)模怎樣，參會的人員有多少本地人，多少外地人，參會人員是否有特殊的嘉賓人員，另外有沒有特殊的環(huán)節(jié)需要注意的，要了解會場，與會者住宿地等與車站，機場等的距離情況，在其周邊有怎樣的交通情況。還要了解活動地點或者住宿地點是否有停車場，與會人員有多少自駕參會等等。只有詳細的了解了這些情況，才能根據實際做出合適的交通方面的安排。

 

　　

 

　　2、出活動的交通方案

 

　　實施交通方案活動公司在詳細的了解了活動相關信息之后，可以提前做出安排交通的方案，在制訂方案的過程中一定要注意與活動主辦方進行密切的溝通，對于主辦方在交通方面的預算，參會者使用的交通方式以及到達離開時間要求等要進行確切的掌握，如果有信息更新也要及時掌握最新的信息。制訂方案時要明確哪些是參會者會自己負責的，哪些是需要協(xié)助進行的項目。

 

　　

 

　　3、實施交通方案

 

　　在活動過程中實施交通方案時，要根據實時統(tǒng)計的參會人數安排相應的車輛進行接送，這里要注意一般對于車輛的安排數量要寬松一點留有一定的余地。在安排的車輛上要保證水等基本物資，常用的藥品以及雜志等配備的齊全，交通實施過程中，要對所有車輛的聯(lián)系情況，車輛的信息都詳細了解，并且要有針對道路擁堵，車輛損壞等情況的緊急應對預案。

 

　　4.在出發(fā)之前通知對方

 

　　在賓客出發(fā)之前，要通知賓客到達之后聯(lián)系接待方以及聯(lián)系接送人員，大概到達哪個地方，大概什么點到達。并且在嘉賓到達之前要通知對方，大概什么點到，以便策劃公司提前能接到彭賓。