1、搞清楚活動(dòng)主辦方的目地： 

 

      活動(dòng)有各種類型，不同的需要不同的環(huán)境，但一定的有他的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是問(wèn)清楚會(huì)議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息將避免下一步的策劃構(gòu)思偏離方向。

 

 

 

      2、理清活動(dòng)“思路”

 

      從秘書到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與活動(dòng)的籌劃，只不過(guò)有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，但無(wú)論參與者有多少，一定要確認(rèn)一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，想清楚策劃的步驟、時(shí)間推進(jìn)節(jié)點(diǎn)、人員的分工。

 

      在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下活動(dòng)的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見(jiàn)相符，你就可以做下一步的籌劃了。

 

  

 

 

 

      3.選擇正確的活動(dòng)場(chǎng)地 

 

      活動(dòng)場(chǎng)地的選擇，直接關(guān)系到活動(dòng)的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次，這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ)，選擇一個(gè)好的活動(dòng)場(chǎng)所非常重要，建議企業(yè)舉行重大會(huì)議活動(dòng)選擇高端場(chǎng)地。另外，考察場(chǎng)地也非常重要，要做好充分的準(zhǔn)備，要約見(jiàn)會(huì)議方及場(chǎng)地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問(wèn)題；要對(duì)會(huì)議中的重要流程和環(huán)節(jié)心中有數(shù)，在考察場(chǎng)地的時(shí)候，能問(wèn)到的問(wèn)題越多，今后出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)率就越低。

 

  

 

 

 

      4.總的負(fù)責(zé)人 

 

      如果是由多個(gè)機(jī)構(gòu)共同舉辦的活動(dòng)，在進(jìn)行策劃的時(shí)候，就需要明確各自的分工，這樣能夠避免出現(xiàn)多頭指揮的情況。任何時(shí)候，活動(dòng)策劃都需要保證有總的負(fù)責(zé)人。 

 

 

 

 

 

      5.布場(chǎng)說(shuō)明

 

 

 

      一般情況下，制定活動(dòng)策劃方案的時(shí)候，需要特別注明，讓布置活動(dòng)會(huì)場(chǎng)的工作人員提前兩個(gè)小時(shí)進(jìn)行布置，如果活動(dòng)會(huì)場(chǎng)布置有些復(fù)雜，那么時(shí)間還需要延長(zhǎng)。這些細(xì)節(jié)在進(jìn)行策劃的時(shí)候都需要考慮到。

 

  

 

      6.嘉賓休息室

 

 

 

      對(duì)于參加活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓，在活動(dòng)之前也需要安排好，可以專門準(zhǔn)備一間會(huì)議室，讓他們先去會(huì)議室休息，活動(dòng)正式開(kāi)始的時(shí)候讓引導(dǎo)人員請(qǐng)入會(huì)場(chǎng)。

 

 

 

      總之、進(jìn)行活動(dòng)策劃的時(shí)候把各個(gè)活動(dòng)細(xì)節(jié)都需要考慮到。如果遺漏任何一個(gè)細(xì)節(jié)，都有可能讓活動(dòng)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致活動(dòng)不能夠順利舉行。當(dāng)然，策劃的再周全，也有可能出現(xiàn)失誤，那么就需要有專人負(fù)責(zé)及時(shí)解決這些問(wèn)題。