一、 確立明確的目標(biāo)

 

對(duì)任何一個(gè)商業(yè)公司而言，要想讓會(huì)議開得有價(jià)值，必須要有一個(gè)明確的目的。通過會(huì)議獲取所需，提供給與會(huì)者相應(yīng)的價(jià)值，并且能回報(bào)投資。

 

 

 

二、 完善信息的采集與分析

 

信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求(細(xì)節(jié)請(qǐng)看流程中附錄-客戶需求分析單)、了解會(huì)議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

 

 

 

三、 追求不斷的創(chuàng)新

 

每一次會(huì)議都是對(duì)創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無(wú)論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會(huì)議都充滿激情與樂趣。

 

 

 

四、 制定周密的計(jì)劃

 

無(wú)論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個(gè)周密的計(jì)劃必須包括會(huì)議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個(gè)周密的計(jì)劃成為項(xiàng)目經(jīng)理墻壁上的裝飾。

 

 

 

五、 實(shí)施嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)管理

 

在進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)管理時(shí)，一定要嚴(yán)格地對(duì)照計(jì)劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會(huì)導(dǎo)致會(huì)議的失敗。此外，現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力

 

 

 

六、 結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)

 

成功的會(huì)議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃;積極的談判和交流的技巧;規(guī)范的操作和財(cái)務(wù)管理;優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會(huì)議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價(jià)值什么是你公司的投資收益與會(huì)者明年還會(huì)參加你的會(huì)議嗎將這些答案匯總起來(lái)，應(yīng)用于下一次的會(huì)議計(jì)劃。

 

 

 

七、 爭(zhēng)取優(yōu)秀，而不是完美

 

無(wú)論會(huì)議大小與否，再好的會(huì)議計(jì)劃都不可能達(dá)到完美，較重要的事情是建議、設(shè)計(jì)和修正。

 

 

 

八、 了解會(huì)議涉及的行業(yè)

 

為了提供成功的會(huì)議管理，組織者必須了解會(huì)議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語(yǔ)和行業(yè)整體趨勢(shì)等方面的內(nèi)容。

 

 

 

九、 不要為了省小錢而在大事情上糊涂

 

保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬(wàn)不要為了省點(diǎn)小錢而犧牲了會(huì)議的品質(zhì)，到較后損失較大的還是你自己。

 

 

 

十、 記住、顧客永遠(yuǎn)是第一

 

你的聽眾是你的顧客，他們會(huì)付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價(jià)值，他們必須要體會(huì)到此次會(huì)議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請(qǐng)記?。侯櫩陀肋h(yuǎn)是第一重要的!

 

 

 

十一、合理控制預(yù)算

 

要學(xué)會(huì)分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢應(yīng)該首先使與會(huì)者收益。

 

 

 

十二、較大限度地使用技術(shù)

 

技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。(技術(shù)的運(yùn)用參看“多媒體會(huì)議包裝”）

 

 

 

十三、清晰而明確的溝通

 

清晰而明確的交流是整個(gè)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。想象你是一個(gè)與會(huì)者，不了解內(nèi)部的計(jì)劃、程序或是后備工作，如何在較短的時(shí)間內(nèi)了解這一切呢？

 

 

 

十四、成熟的危機(jī)管理

 

針對(duì)不可預(yù)見的問題與可能的場(chǎng)景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將較壞的結(jié)果羅列出來(lái)，然后逐一提出解決方案。

 

 

 

十五、提供足夠的價(jià)值

 

為了滿足與會(huì)者的需求，一個(gè)會(huì)議項(xiàng)目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價(jià)值，無(wú)論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)或經(jīng)銷商會(huì)議—內(nèi)容是關(guān)鍵，充實(shí)的內(nèi)容將使價(jià)值在會(huì)議中得以體現(xiàn)。

 

 

 

以上是我們分享的會(huì)議管理要素，因此大中型企業(yè)舉辦大型會(huì)議，一般會(huì)選擇專業(yè)的活動(dòng)策劃公司，以免發(fā)生意外。