一、主題確定
“師出有名”，為會(huì)議制定一個(gè)有創(chuàng)意和吸引度的主題，可以來一場頭腦風(fēng)暴。好的想法往往在交流中產(chǎn)生。會(huì)議主題要圍繞著會(huì)議的核心內(nèi)容來定，可借鑒社會(huì)熱點(diǎn)，結(jié)合參會(huì)者的人群特點(diǎn)。
二、場地選擇
會(huì)場的整體環(huán)境和氛圍直接影響到會(huì)議的整體質(zhì)量。通常情況下，場地的選擇需要考慮幾個(gè)因素：
1、會(huì)議規(guī)模。場地太大太小都不合適。太大，則顯得會(huì)議現(xiàn)場很空曠，缺乏人氣。太小，則會(huì)顯得擁擠，影響參會(huì)者的體驗(yàn)感。此外，這也是節(jié)省會(huì)議成本的做法。
2、地理位置。地理位置的選擇主要參考幾個(gè)因素：一是周圍交通是否便利，二是周圍配套是否完善。這主要是為參會(huì)者作考慮，位置太偏，周圍食宿不便，則會(huì)影響參會(huì)者的積極性。
3、場地的服務(wù)質(zhì)量、硬件、軟件設(shè)施效果是否理想。
4、在條件允許的情況之下，一些大型的招商會(huì)議可考慮在當(dāng)?shù)氐牡貥?biāo)性場館內(nèi)進(jìn)行。這樣可提升正常會(huì)議的吸引力。并且，這些地方往往會(huì)有優(yōu)質(zhì)的配套服務(wù)，對(duì)保證會(huì)議的效果有很大助力。
三、流程制定
流程制定就是搭框架，會(huì)議所要展示的內(nèi)容在流程中進(jìn)行合理安排，才會(huì)讓會(huì)議呈現(xiàn)出最佳的效果。需要注意的是：
1、合理安排各個(gè)版塊的順序、時(shí)長、內(nèi)容。避免拖沓、空洞、乏味。應(yīng)有主有次。
2、合理制定相關(guān)人員的出場順序和時(shí)間，尤其是重要嘉賓的出場順序和時(shí)間。一般情況下，重要嘉賓的出場時(shí)間要有間隔，不要都安排在同一個(gè)時(shí)間，讓后面的會(huì)議缺少期待感。
3、表演節(jié)目的合理穿插，可以起到調(diào)節(jié)氣氛的重要作用。
