( 1 ) 時間上的協(xié)調

 

會議籌劃人員與酒店或其他機構的協(xié)調對會議的各項活動的順利進行是很重要的 。 如果會議上午的活動沒能按計劃進行, 那么似乎午餐也會與時問脫節(jié)(或提前或推遲) ,這些臨時變化都必須及時告知會議服務經(jīng)理, 以使廚房能按新的時問安排來調整行動 。

 

(2)娛樂安排

 

會議一般要為與會者及其隨行人員安排一次或幾次特別活動 。 特別活動可以是在會議正在召開時組織與會人員進行的項目, 也可以是會議期問專門安排的與會者及其隨員共同參加的活動。

 

(3)了解與會者的身份

 

為與會者安排活動之前要了解他們的身份背景 。 他們是否與去年的與會者一樣, 今年新的與會者, 可以為他們安排以前成功的活動嗎? 如果與會者還是去年那一群人, 那么活動不必比去年的更大或更好, 但卻必須與去年的活動有所不同。

 

由于不同會議的與會者有不同的性格特點, 所以計劃的主要責任就是活動要適合與會者的口味。

 

(4)在預算內(nèi)設計菜単

 

設計菜單時要考慮花在餐飲上的預算開支有多少, 最好的辦法是和餐飲部經(jīng)理、 會議服務部經(jīng)理、 餐飲主管等仔細商量, 在選菜時還必須考慮與會議的既定目標和目的相符。