總結(jié)來說，不管是什么類型的發(fā)布會，一開始首先要明確目標(biāo)、確定主題，基于主題再將主要創(chuàng)意創(chuàng)造出來。有經(jīng)驗的活動管理者，會迅速將創(chuàng)意、場地、制作、明星等等所有內(nèi)容在腦海中分別標(biāo)價，從而形成大概合理性框架。

控制好預(yù)算，并且把錢花在該花的地方?；ㄙM的大頭是明星嘉賓、場地、搭建和表演等。場地是一個考察眼光和創(chuàng)意的東西，通常發(fā)布會策劃要選擇在大型會議中心、酒店、體育場等地。但其實很多時候，一些有創(chuàng)意的餐廳也是性價比很高的選擇。一場發(fā)布會，少則來幾十人，多則上千人。可我們花大力氣去做，是希望它的影響力能達(dá)到千萬人。

 

明確發(fā)布會的召開時間

 

對于發(fā)布會的召開時間，要在哪個月的哪一周、哪一周的哪一天以及哪一天的哪個時刻舉辦，這是個很重要的問題點，特別是哪一天的幾點鐘開始，這是最困難的事了。

 

所以在確定發(fā)布會的召開時間時，我們不能只考慮到公司本身而忽略了給記者朋友們帶來的方便，在確定召開時間前，最好是鎖定我們的目標(biāo)受眾，考察一下目標(biāo)受眾一般是哪個時間最容易獲知新聞消息以及他們獲知的方法、渠道等信息，綜合所有因素后敲定的時間會更有利。

 

發(fā)布會上的發(fā)言人影響很大

 

能代表公司形象上臺發(fā)言的這個發(fā)言人會對公眾的認(rèn)知產(chǎn)生重大的影響，這同時也是公司與媒體打交道建立良好關(guān)系的一次好機會，所以發(fā)言人如果選擇不確當(dāng)，或者在發(fā)布會策劃不佳，無疑會影響公司的形象，讓受眾產(chǎn)生不悅的情緒，還有可能為媒體制造負(fù)面新聞提供新聞源。

 

因此，對于發(fā)布會上的發(fā)言人，發(fā)布會策劃公司選擇上要謹(jǐn)慎再謹(jǐn)慎，其溝通表達(dá)能力要很強，涉及的知識面要廣，現(xiàn)場的調(diào)整能力應(yīng)變能力要靈活，當(dāng)然，發(fā)言人在公司的頭銜也很重要，要是身居要職的人，這樣也才有權(quán)代表公司上臺講話。

 

1）所有會場安排都指向的同一個意思

 

特定創(chuàng)新或者風(fēng)格包含很多細(xì)節(jié)，如現(xiàn)場布置、服飾、禮品、標(biāo)語等，這會讓人不由自主地留下深刻印象。

 

2）發(fā)言人的講話

 

這可不是“又臭又長”的、一個接一個的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，而要“親切，真實，鮮明”。有時一個幽默的玩笑，要好過冗長的發(fā)言稿。

 

3）公關(guān)宣傳

 

這就是狹義上的傳播。發(fā)布會策劃公司邀請一些有影響力的媒體（如達(dá)州廣播電視臺，達(dá)州晚報，鳳凰山下，達(dá)才網(wǎng)，達(dá)州圈等），為他們準(zhǔn)備好需要的新聞資料（如新聞稿，活動流程及指南，公司或新產(chǎn)品介紹，有趣的小紀(jì)念品，路途費等）。這些是需要在簽到時給到媒體的，不過通常溝通最重要的是“時間節(jié)點”。誰也不希望自己的機密提前泄露，特別是在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，所以現(xiàn)在用電子版的形式發(fā)新聞稿比較普遍。

 

4）采訪和展示

 

重要媒體或自媒體的采訪十分重要，因為通稿為了鋪量，專訪為了出深度，兩者需結(jié)合。產(chǎn)品展示陳列，讓媒體使用也是同樣的目的。

 

5）出稿

 

給到媒體信息是為了他們能最大化地傳播出去，所以就需要公關(guān)們追稿審稿。這才真是一個博弈和考驗情商的時候，只有大眾接受到了正確的信息，才算達(dá)到目的。

 

6）二次傳播

 

如果說剛才還不算達(dá)到目的，那么引出話題，讓大眾熱議和轉(zhuǎn)發(fā)就更加妙不可言了。

 

7）KPI

 

傳播出去最終是要考核的，比如百度指數(shù)、微博熱門話題。當(dāng)然，還有統(tǒng)一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的公關(guān)和活動策劃價值計算。

 

 

活動執(zhí)行

 

有了預(yù)算范圍能接受的想法，接下來就是怎么做了。發(fā)布會策劃執(zhí)行其實容易掌控，只要記住3W：Where，Who，When。

 

選址要考慮幾點：容量，設(shè)施，檔次，花費，交通，配套(如餐飲住宿)，備案（如巴山大劇院，羅浮廣場，升華廣場，星級酒店等）。并且需要計算出預(yù)定時間的提前量：越是參會人數(shù)多的發(fā)布會，越是熱門地點，越是會與熱門時間或事件撞車，就越需要提前預(yù)定。為了穩(wěn)妥起見，可以同時考察多個地點方案。

 

當(dāng)然，如果是時尚發(fā)布會策劃，大概會不惜一切代價為舞美環(huán)境買單。因為“不顧一切的極致的美”是藝術(shù)與奢侈的傳播要點。

 

現(xiàn)在有了微信以后，可以大大提高效率，如提前做好微信公眾號，請與會人員關(guān)注微信，而后各種信息可以微信傳送。當(dāng)然，千萬不要完全依賴新方法：比如打印好會議日程、及時短信通知，實在不行電話聯(lián)系，這些都是不能偷懶的。做活動，真心就講一個“細(xì)”字。

 

人員分為幾大部分：受邀人員，主辦方領(lǐng)導(dǎo)，特邀嘉賓，明星嘉賓，媒體自媒體及其他意見領(lǐng)袖(博主，微博大V等)，粉絲;工作人員：公司內(nèi)部工作人員，外部公關(guān)公司，活動公司，演員（不是指明星，是活動中表演者），主持人（很重要），禮儀，外請化妝師，攝像攝影師。

 

對于發(fā)布會策劃公司來說，時間表就是生命線。

 

因為時間表不僅僅是記錄時間，更是把整個項目串起來，理清項目內(nèi)容，以及分工負(fù)責(zé)的項目明細(xì)表。

 

業(yè)內(nèi)人士常常只要做一個項目就要先根據(jù)發(fā)布時間倒推回去，為每一部分工作留出時間，分配好負(fù)責(zé)人，列出現(xiàn)在的狀態(tài)以及下一步需要解決的問題。