準(zhǔn)備新品發(fā)布會，要做的準(zhǔn)備作業(yè)很多，其間最重要的是，要做好機(jī)遇的挑選、職工的按排、記者的約請、會場的安置和資料準(zhǔn)備等。

 

1、機(jī)遇的挑選

在斷定新品上市發(fā)布會的機(jī)遇之前，應(yīng)清晰一點(diǎn)：應(yīng)承認(rèn)新品上市發(fā)表緊迫性的機(jī)遇。

 

假設(shè)根據(jù)以上一點(diǎn)，承認(rèn)要舉辦新品發(fā)布會的話，要挑選恰當(dāng)?shù)呐e辦機(jī)遇：要避開節(jié)日與假日，避開本地的嚴(yán)重活動(dòng)，避開其他單位的發(fā)布會，還要避開與新聞界的宣傳報(bào)道要點(diǎn)相左或撞車。恰當(dāng)?shù)臋C(jī)遇挑選是企業(yè)新品發(fā)布會取得成功的保證。

 

2、人員的組織

企業(yè)新品上市發(fā)布會的人員組織關(guān)鍵是要選好掌管人和講話人。發(fā)布會的掌管人應(yīng)由主辦單位的部長、辦公室主任或秘書長擔(dān)任。其基本條件是：儀表堂堂，年富力強(qiáng)，見多識廣，反響靈敏，言語流通，詼諧幽默，善于掌握全局，引導(dǎo)發(fā)問和操控會場，具有豐厚的掌管會議的經(jīng)歷。

 

新聞講話人由本單位的首要擔(dān)任人擔(dān)任，除了在社會上口碑較好、與新聞界關(guān)系為調(diào)和之外，對其基本要求是涵養(yǎng)杰出、學(xué)識淵博、思維靈敏、能說會道、文質(zhì)彬彬。

 

新品上市發(fā)布會還要精選一批擔(dān)任會議現(xiàn)場作業(yè)的禮節(jié)接待職工，一般由相貌端正、作業(yè)仔細(xì)擔(dān)任、善于應(yīng)付的年青女人擔(dān)任。值得留心的是，一切到會發(fā)布會的職工均需在會上佩帶事前同一制造的胸卡，胸卡上面要寫清名字、單位、部分與職務(wù)。

 

3、嘉賓的約請

對到會新品發(fā)布會的嘉賓要事前斷定其規(guī)模，詳細(xì)應(yīng)視標(biāo)題觸及規(guī)?；蚴虑榘l(fā)作的地址而定。一般情況下，與會者應(yīng)是與特定事情相關(guān)的人士。別的，斷定約請的嘉賓后，請柬要提早一星期發(fā)出，會前還應(yīng)用電話提醒。

 

4、會場的安置

新品上市發(fā)布會的地址除了可考慮在本單位或事情所在地舉辦外，可考慮租借大賓館、大飯店舉辦，假設(shè)?？丛煊癯蓢杂绊懙?，則可在首都或某一大城市舉辦。新品發(fā)布會現(xiàn)場應(yīng)交通便當(dāng)、條件舒適、大小合適。會議的桌子不必長方形的，要用圓形的，我們圍成一個(gè)圓圈，顯得氣氛調(diào)和，主賓平等，當(dāng)然這只適用于小型會議。大型會議應(yīng)設(shè)席臺座位、賓客座位等。

 

5、資料的準(zhǔn)備

在舉辦新品發(fā)布會之前，主辦單位要事前準(zhǔn)備好如下資料，這樣新品發(fā)布會活動(dòng)策劃才不會失敗。

 

一是講話提綱。它是講話人在發(fā)布會上進(jìn)行正式講話時(shí)的講話概要，它要緊扣主題，體現(xiàn)全面、正確、生動(dòng)、實(shí)在的準(zhǔn)則。

 

二是標(biāo)題提綱。為了使講話人在現(xiàn)場正式答復(fù)發(fā)問時(shí)體現(xiàn)自如，可以對被問的首要標(biāo)題進(jìn)行猜想的基礎(chǔ)上，構(gòu)成問答提綱及相應(yīng)答案，供講話人參閱。

 

三是資料提綱。事前必須精心準(zhǔn)備一份以有關(guān)數(shù)據(jù)、圖片、資料為主的資料提綱，并仔細(xì)打印出來，在新品發(fā)布會上提供給賓客。在資料提綱上應(yīng)列出本單位的稱號、聯(lián)絡(luò)方式等，便于日后聯(lián)絡(luò)。

 

四是形象化視聽資料。這些資料供與會者使用，可增強(qiáng)發(fā)布會的作用。它包括：圖表、相片、什物、模型、錄音、錄像、影片、幻燈片、光碟等。