年會的四個基本要素:預算、時間、與酒店的關系、方案環(huán)節(jié)。年會策劃要素一：節(jié)省預算：花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解?這就要了解酒店的定價體系，一般而言，酒店的價格從高到低會分為：門市價、前臺折扣價、商務公司價格、旅游團價五個檔次。這就是為什么有的客戶抱怨直接向酒店訂會議場地和客房反而比通過會務公司報價高的原因。隔行如隔山，其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。年會策劃要素二：節(jié)省時間：簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務都比較熟悉，按照您的年會組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的會務代理公司經驗豐富，他們應該可以很快報出初步的預算供您參考。年會策劃要素三：更好的協調酒店關系：以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務過程，它是一個需要很多協調工作的系統工程。會代理公司的操作經驗以及和會務酒店良好合作關系是非常重要的。年會策劃要素四：確定方案環(huán)節(jié)：首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當中。主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來就是重要的確認實施細節(jié)了。首先，要創(chuàng)建一個工作進度表，這是提高效率 、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個方面：1、邀請的貴賓及確認其成行;2、舞臺設計、場地搭建、燈光音響布置的完成;3、文書工作、會議資料的準備;4、房間分配表;5、用餐(餐標、菜單、主桌、臺卡);6、交通安排;7、各項工作的負責人及聯絡方式;8、支付各項定金的時間表;9、表演者的邀請及確認;10、禮品、胸花、指示牌、胸卡;11、會務照片及錄像資料的制作和贈送。

　　在檢查準備工作的時候，關鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關聯活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風頭就得不償失了。在結算環(huán)節(jié)，關鍵是活動進行過程當中，要事先指定專人在在酒店的每個消費場所簽單確認。比如自助餐人數、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數等等。