決定舉辦活動(dòng)之后，而要進(jìn)行活動(dòng)構(gòu)想以及成本的初步估算，確定有足夠的資金，并為活動(dòng)撥出?？睢Ｒ鞔_活動(dòng)的目的，確?；顒?dòng)確實(shí)物有所值。接下來就可以對(duì)活動(dòng)進(jìn)行初期規(guī)劃。成都活動(dòng)公司在此階段，如果公司沒有自己的活動(dòng)策劃師，那么他們就需要決定是需要專業(yè)人士的幫助，聘請(qǐng)活動(dòng)策劃公司、私人活動(dòng)策劃師和公司自己的員工聯(lián)手，還是讓自己公司的員工直接與活動(dòng)供應(yīng)商合作，進(jìn)行活動(dòng)設(shè)計(jì)、預(yù)算管理、后勤管理、時(shí)間安排、活動(dòng)的操辦以及活動(dòng)的全程構(gòu)思和精心安排。

 

　　在活動(dòng)策劃大型活動(dòng)時(shí)，人們通常想到的是“財(cái)”，而不是“才”?？蛻?― 不論是公司、非營利組織、社會(huì)團(tuán)體還是結(jié)婚的新人 ― 應(yīng)該知道在什么場(chǎng)合下礴要得到專業(yè)的幫助（其中包括公關(guān)專家、有創(chuàng)意的導(dǎo)演或制片人），來解決活動(dòng)制作從創(chuàng)意到實(shí)施的過程中方方面面的問題。成都活動(dòng)公司活動(dòng)策劃人員絕對(duì)不應(yīng)該將自己的工作僅僅看做是服務(wù)性行業(yè)，認(rèn)為自己的工作僅僅是記錄下客戶的訂單。恰恰相反，他們應(yīng)該使自己、使自己的公司、使整個(gè)活動(dòng)策劃業(yè)成為商業(yè)銷售與營銷不可多得的寶貴工具，在設(shè)計(jì)、制作、舉辦活動(dòng)，并使活動(dòng)超凡脫俗、與眾不同，經(jīng)過精心打造能夠達(dá)到并超出公司、工作和個(gè)人的既定目標(biāo)等方面，成為企業(yè)客戶、非營利組織以及個(gè)人的得力助手。

 

　　不要把聘請(qǐng)活動(dòng)策劃人員與活動(dòng)顧問看做是金錢上的浪費(fèi)，事實(shí)上，他們最后還能幫你省錢。如果請(qǐng)得及時(shí)恰當(dāng)，情況尤其如此。例如，優(yōu)秀的公關(guān)公司可以幫助你選定嘉賓名單，確保對(duì)客人的選擇恰到好處，他們還可以協(xié)助舉辦新聞發(fā)布，制作宜傳資料，使活動(dòng)得到國內(nèi)外媒體的宣傳報(bào)道。成都活動(dòng)公司有創(chuàng)意的導(dǎo)演或?qū)I(yè)的活動(dòng)設(shè)計(jì)師可以提供活動(dòng)設(shè)計(jì)的策略性概要，其中包括活動(dòng)策劃、組織、協(xié)商等方面的內(nèi)容以及具有點(diǎn)睛作用的小細(xì)節(jié)。

 

　　可以毫不夸張地說，在當(dāng)今時(shí)代，活動(dòng)策劃幾乎無所不能，而專業(yè)人士的加盟足以令客戶大開眼界。目前，成功利用空間的實(shí)例也不勝枚舉。例如，一家新高爾夫俱樂部使用了在太空打高爾夫的宇航員來慶祝其開張．某雜志用衛(wèi)星從外太空拍攝擺放在沙漠中的巨型模型作為封面來慶祝其周年紀(jì)念。成都活動(dòng)公司晚宴（也可以是早餐、午宴或雞尾酒會(huì)）水平的提高是指在空間高度方面 ― 晚宴活動(dòng)的地點(diǎn)被安排在懸掛于距地面 50 米高處的平臺(tái)上（由起重機(jī)支撐），平臺(tái)可容納 22 位客人、 1 名廚師、 1 名侍應(yīng)生以及 1 名樂師。這樣的餐會(huì)可以在世界任何地方舉辦，或者可以用來為活動(dòng)安排一場(chǎng)架在空中的樂隊(duì)演奏．為新一屆設(shè)計(jì)大賽，或者為獲得某品牌獨(dú)家專賣的商戶制造味頭并吸引媒體宣傳報(bào)道，則可以選用建筑物外墻作為時(shí)裝秀的表演地點(diǎn) ― 或者干脆把模特面向前懸垂下來?；顒?dòng)的制作人或承辦方能夠確保將活動(dòng)的構(gòu)想付諸實(shí)施，并負(fù)責(zé)確?；顒?dòng)符合消防與安全的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)證件齊備以及購買了相應(yīng)的保險(xiǎn)。

 

活動(dòng)策劃初期應(yīng)該如何規(guī)劃?

 

　　上述情況也同樣適用于活動(dòng)策劃公司。他們也需要了解何時(shí)需要征詢專家意見、何處去聘請(qǐng)自由職業(yè)者以及如何去聘請(qǐng)，從而來擴(kuò)大自己公司的實(shí)力。

 

　　沒有專業(yè)人士的加盟，可能會(huì)導(dǎo)致代價(jià)高昂的損失。成都活動(dòng)公司假如你因?yàn)闆]有相關(guān)的許可證、客人數(shù)量超出了房間容最或者不符合各項(xiàng)安全標(biāo)準(zhǔn)．而導(dǎo)致消防局前來取締你的活動(dòng)，你的損失會(huì)有多大？假如你舉辦了盛大的活動(dòng)，希望媒體能進(jìn)行正面的宜傳報(bào)道，但是由于沒有人處理這方面的相關(guān)工作，那么你的損失會(huì)有多大？如果你的活動(dòng)不能達(dá)到新穎、新奇、刺激的效果，媒體以客人紛紛中途退場(chǎng)來進(jìn)行報(bào)道，你的損失又會(huì)是多大？公司應(yīng)該清楚何時(shí)何地需要專業(yè)人士的幫助。金錢之“財(cái)”與明智之“才”孰輕孰重？關(guān)鍵是要把握好時(shí)機(jī)與場(chǎng)合。

 

　　（一）企業(yè)活動(dòng)委員會(huì)或活動(dòng)策劃小組

 

　　成都活動(dòng)公司組建活動(dòng)委員會(huì)或活動(dòng)策劃小組，或者與企業(yè)活動(dòng)委員會(huì)或活動(dòng)策劃小組合作時(shí)，又或者在公司以贊助伙伴身份與非營利組織進(jìn)行合作的情況下，與活動(dòng)的組委會(huì)合作時(shí)，要盡量使各成員的技能、興趣范圍、時(shí)間安排與其職責(zé)范圍協(xié)調(diào)一致。例如，如果活動(dòng)組委會(huì)成員是由銷售部員工組成，要求他們?cè)诓幻摦a(chǎn)的情況下，協(xié)助完成活動(dòng)策劃，那么他們就不能在上班時(shí)間去進(jìn)行活動(dòng)會(huì)場(chǎng)的實(shí)地勘查、核意嘉賓名單等，而在每月的銷售業(yè)績統(tǒng)計(jì)期間、完成銷售任務(wù)的最后期限時(shí)，他們也可能會(huì)忙得抽不開身。如何安排活動(dòng)策劃的時(shí)間 ― 如何擠出時(shí)間、節(jié)省時(shí)間的技巧在 《 活動(dòng)策劃師的時(shí)間安排 》一書中有詳細(xì)介紹。確保不要讓銷售部員工感到措手不及、驚慌失措。

 

　　如果公司、組織機(jī)構(gòu)等讓自己的員工來處理活動(dòng)事宜，則必須指派專人出面與活動(dòng)策劃公司或供應(yīng)商聯(lián)系，以避免人多語亂、莫衷一是，令供應(yīng)商無所適從，此外，確保批準(zhǔn)各項(xiàng)支出的是有批準(zhǔn)權(quán)力的人。

 

　?。ǘ┗顒?dòng)類型

 

　　活動(dòng)類型的確定要視目標(biāo)客人的情況而定。成都活動(dòng)公司專業(yè)人士工作繁忙，或許不愿意抽出自己本應(yīng)陪伴家人的有限時(shí)間去參加一次研討會(huì)，但是如果活動(dòng)也邀請(qǐng)了他們的家人參加，他們也許會(huì)考慮接受邀請(qǐng)，例如，研討會(huì)安排了劇院的專場(chǎng)演出或者娛樂中心的包場(chǎng)活動(dòng)。上午舉辦研討會(huì)的時(shí)候，他們的家人可以參加娛樂活動(dòng)。中午會(huì)餐時(shí)全家會(huì)合，之后是放松時(shí)間，他們可以和家人一起參加娛樂活動(dòng)。如果研討會(huì)準(zhǔn)備的娛樂節(jié)目是劇院的專場(chǎng)演出或者是最火爆的現(xiàn)場(chǎng)演出的最佳座票，那么也可以先舉辦研討會(huì)，而餐前、餐后的聚會(huì)可以提高人們對(duì)娛樂活動(dòng)的興趣。如果公司所安排的劇院專場(chǎng)演出是一票難求的歌壇小天后漢娜 · 蒙塔娜的現(xiàn)場(chǎng)演出門票或者太陽馬戲團(tuán)的演出門票，那么他們這種圍繞家庭活動(dòng)而舉辦的研討會(huì)必定能讓參加者趨之若鶩。某公司舉辦了一場(chǎng)相當(dāng)成功的私人晚宴，晚宴在帳篷內(nèi)進(jìn)行，帳篷內(nèi)還安排了雜耍與特技的空中表演。

 

　　舉辦公眾活動(dòng)，如果想在活動(dòng)正式開始之前請(qǐng)來媒體進(jìn)行宜傳報(bào)道，以便吸引更多的客戶，那么就要尋找可以幫助他們實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)的公司來合作。例如，婚紗展如果想要吸引準(zhǔn)備結(jié)婚的新人及其親朋好友來參加他們的活動(dòng)，可以展出百萬美元打造的結(jié)婚蛋糕。和前面提到的豪華新書發(fā)布會(huì)一樣，可以請(qǐng)珠寶公司提供珠寶來裝飾豪華的結(jié)婚蛋糕。成都活動(dòng)公司婚紗展、珠寶公司和結(jié)婚蛋糕設(shè)計(jì)師都能因提高了知名度而獲益匪淺。打造百萬美元結(jié)婚蛋糕的成本（安保、保險(xiǎn)、勞務(wù)費(fèi)）與其得到的豐厚回報(bào)相比則不值一提。

 

　?。ㄈr(shí)間安排

 

　　最理想的情況是用至少一年的時(shí)間來進(jìn)行活動(dòng)策劃，即使許多細(xì)節(jié)情況仍無法確定也是如此。當(dāng)然，用一個(gè)半月的時(shí)間準(zhǔn)備人數(shù)超過 1000 的高檔次大型活動(dòng)并非不可能，但是這樣做通常會(huì)出現(xiàn)不盡人意的情況，例如，找不到最佳場(chǎng)地，無法提供最好的娛樂項(xiàng)目。成都活動(dòng)公司如果可以提前活動(dòng)策劃好，又何需退而求其次？

 

　　在確定活動(dòng)策劃所需時(shí)間的問題上，要列出需要進(jìn)行的各項(xiàng)工作，并擬訂其完成時(shí)間。成都活動(dòng)公司謀定而思動(dòng)。如何才能確?；顒?dòng)的圓滿成功？以倒計(jì)時(shí)的方式用鉛筆在日歷上標(biāo)注出擬訂的時(shí)間表。時(shí)間安排要留出佘地。進(jìn)行多方調(diào)查以便確定各項(xiàng)工作實(shí)際所需要的時(shí)間。 《 活動(dòng)策劃師的時(shí)間安排 》 一書詳細(xì)論述了如何在安排時(shí)間時(shí)留出浮動(dòng)的空間，這些時(shí)間上的浮動(dòng)適用于對(duì)工作與生活的安排，能消除最后期限所帶來的壓力。給自己留出充足的準(zhǔn)備時(shí)間以使各項(xiàng)工作都能取得最圓滿的結(jié)果。成都活動(dòng)公司哪些情況可能會(huì)令你無法如期完成工作，是最后期限前后矛盾，還是供應(yīng)商因節(jié)假日而歇業(yè)？例如，印刷公司的假期通常安排在 7 月的后半月。因此，必須和供應(yīng)商核對(duì)各項(xiàng)時(shí)間的安排，并將節(jié)假日計(jì)人時(shí)間表中。