我們都知道產(chǎn)生意外狀況的因素有很多種，這些往往都是人為無法確定的，在年會(huì)策劃的相關(guān)策劃中，所謂的意外狀況既有可能是天災(zāi)、也可能是人禍。但是活動(dòng)策劃方案的意外狀況管理，與管理學(xué)的意外狀況管理有著相似性，也就是指通過采取一定的防范措施，對(duì)在年會(huì)策劃范圍內(nèi)開展的各種活動(dòng)策劃可能發(fā)生的意外進(jìn)行有效預(yù)防和控制。

 

　　所以在執(zhí)行活動(dòng)策劃時(shí)，要清楚地了解一些關(guān)于活動(dòng)策劃中的意外狀況管理，也包括識(shí)別意外狀況、評(píng)估意外狀況和處理意外狀況等部分的策劃知識(shí)。如今許多行業(yè)的意外狀況無處不在，一切年會(huì)策劃的進(jìn)行都可能會(huì)產(chǎn)生一定的意外狀況，當(dāng)然我們熟悉的活動(dòng)策劃行業(yè)也會(huì)出現(xiàn)一定程度的意外狀況，所以活動(dòng)策劃公司在策劃相關(guān)的活動(dòng)策劃方案時(shí)，必須要對(duì)活動(dòng)策劃方案可能帶來的意外狀況進(jìn)行提前準(zhǔn)備和防范。年會(huì)策劃意外狀況指的是一切可能發(fā)生的天災(zāi)人禍，而對(duì)年會(huì)策劃現(xiàn)場造成嚴(yán)重影響甚至帶來一定程度的損失。另外活動(dòng)策劃公司應(yīng)該準(zhǔn)確地識(shí)別出活動(dòng)策劃的意外狀況，就要對(duì)所面臨的以及潛在的意外狀況加以準(zhǔn)確的判斷、并將其整理，然后就是對(duì)活動(dòng)策劃的意外狀況存在的一切性質(zhì)進(jìn)行分辨。意外狀況的評(píng)估和預(yù)測是指在意外狀況識(shí)別的基礎(chǔ)上，通過對(duì)所收集的大量的意外狀況詳細(xì)資料加以分析，運(yùn)用概率原則和統(tǒng)計(jì)定律，從而預(yù)估出可能發(fā)現(xiàn)的意外狀況產(chǎn)生的概率和影響程度。如暴雨等正常的自然災(zāi)害的發(fā)生，是活動(dòng)策劃過程中隨時(shí)可能存在的意外狀況。

 

如何有效預(yù)防和控制各種活動(dòng)策劃可能發(fā)生的意外？

 

　　一旦活動(dòng)策劃的意外狀況被找出來之后，就要學(xué)會(huì)使用各種方法去避免這些意外狀況的發(fā)生，降低這些意外狀況出現(xiàn)的可能性。所以活動(dòng)策劃公司要想能夠很快識(shí)別出這些活動(dòng)策劃的意外狀況，還要進(jìn)一步對(duì)年會(huì)策劃進(jìn)行評(píng)估，是活動(dòng)策劃方案中對(duì)意外狀況管理要實(shí)施的第一步。盡可能地仔細(xì)識(shí)別出活動(dòng)策劃中一切可能出現(xiàn)的意外狀況，并對(duì)它們逐個(gè)進(jìn)行評(píng)估，并算出每種意外狀況大概出現(xiàn)的幾率，以及這些意外狀況一旦出現(xiàn)后活動(dòng)策劃可能會(huì)因此產(chǎn)生的損失。在活動(dòng)策劃中，通常意外都是出現(xiàn)得十分突然，這樣很可能影響預(yù)測，那么這就需要迅速的現(xiàn)場反應(yīng)能力，以及相關(guān)的專業(yè)危機(jī)公關(guān)。臨場的管理控制，是一種臨場處理應(yīng)急的能力，可以將突發(fā)的意外合理的處理，并且能使年會(huì)策劃不受到絲毫的影響。 但這些意外狀況的發(fā)生幾率本身就比較小，再加上活動(dòng)策劃公司能夠通過現(xiàn)代發(fā)達(dá)的科學(xué)技術(shù)手段對(duì)這些大型災(zāi)害進(jìn)行有效的預(yù)測，并隨時(shí)地進(jìn)行監(jiān)測。如果這些意外狀況真的發(fā)生了，將給活動(dòng)策劃帶來毀滅性的的影響，但實(shí)際上在活動(dòng)策劃方案的意外狀況管理中卻不十分重要。

 

　　因?yàn)槟陼?huì)策劃活動(dòng)的意外狀況發(fā)生的因素太多了，人們通常沒辦法全部都能避免，那么這時(shí)候就需要通過特定的手段，將活動(dòng)策劃的意外狀況發(fā)生時(shí)所造成的損失減小。這也是對(duì)意外狀況進(jìn)行管理的目的之一。在活動(dòng)策劃方案中的具體表現(xiàn)，也就是要對(duì)發(fā)現(xiàn)的一切意外狀況，根據(jù)意外狀況評(píng)估一一對(duì)其做出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。例如活動(dòng)策劃前設(shè)備的檢查、備用道具等。通過提前精心的活動(dòng)策劃，在年會(huì)策劃進(jìn)行時(shí)，面對(duì)突然發(fā)生的意外狀況就能很快地作出對(duì)應(yīng)的反應(yīng)、更加及時(shí)的處理意外狀況帶來的后果。反而，一些活動(dòng)策劃所需要的設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)故障、相關(guān)工作人員出現(xiàn)問題等類似的意外狀況出現(xiàn)的更加頻繁，也對(duì)活動(dòng)策劃方案的效果影響較大。