搭建活動(dòng)策劃構(gòu)想的框架，并了解活動(dòng)策劃在空間上的所有有求（包括供應(yīng)商搬人設(shè)施、安裝，排練、正式活動(dòng)策劃、拆卸設(shè)備以及運(yùn)走設(shè)備所浦的空間）后，找到最佳的活動(dòng)策劃場(chǎng)所就不難辦了。當(dāng)活動(dòng)策劃場(chǎng)地完全符合你的需要時(shí)，你會(huì)產(chǎn)生一種強(qiáng)烈的共鳴。這是一種長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)累積出來(lái)的直覺(jué)，它會(huì)告訴你是否找到了你苦苦追尋的目標(biāo)場(chǎng)所。那些不符合你的活動(dòng)策劃構(gòu)想的場(chǎng)所，只要你一踏足，就能感覺(jué)出來(lái)。

 

　　在開始尋找活動(dòng)策劃場(chǎng)地前，要進(jìn)行活動(dòng)策劃構(gòu)想，制作活動(dòng)策劃規(guī)劃表，（這將作為你舉辦活動(dòng)策劃的藍(lán)圖）深人了解活動(dòng)策劃空間、活動(dòng)策劃以及供應(yīng)商的偏求。這樣，你就可以牢牢地記住，什么條件才能最大限度地滿足活動(dòng)策劃的首要要求。如果活動(dòng)策劃的首要要素不具備，那么其他要素 ― 雄偉的建筑、精致的陽(yáng)合、雕梁畫棟、富麗堂皇 ― 再完美也無(wú)關(guān)緊要。

 

　　正如房地產(chǎn)業(yè)流行的一句話，位置決定一切?；顒?dòng)策劃會(huì)場(chǎng)的位置選在哪里極其重要，這將決定活動(dòng)策劃的成敗。

 

　　以某次為老年人舉辦的展覽會(huì)為例。展覽會(huì)在某大型會(huì)展中心舉行，該會(huì)展中心分為南北兩個(gè)會(huì)場(chǎng)。北會(huì)場(chǎng)相對(duì)較舊．但是去展廳較方便，停車場(chǎng)也在附近。南會(huì)場(chǎng)相對(duì)較新，但是從停車場(chǎng)要步行 20 分鐘才能到展廳。在本例中，展覽會(huì)選在南會(huì)場(chǎng)舉辦，但因其目標(biāo)群體是老年人，北會(huì)場(chǎng)應(yīng)該更合適。當(dāng)時(shí)南會(huì)場(chǎng)還在舉辦大型花卉展，在那里可以買到各種各樣的植物。此外，該次展覽會(huì)的客人和參展商要從停車場(chǎng)步行到展廳，返回時(shí)還要帶著購(gòu)買的沉甸甸的東西，而且會(huì)展中心又不像酒店一樣配有行李員，因此選擇南會(huì)場(chǎng)舉辦展會(huì)就十分不便。這樣的安排不僅使客人和參展商感到疲憊，而且還使參展商的成本增加了，從而導(dǎo)致了出席人數(shù)的減少，同時(shí)由于大多數(shù)客人在沒(méi)有任何幫助的情況下很難將重物搬進(jìn)車?yán)?，銷售量也會(huì)下降?？梢姡顒?dòng)策劃地點(diǎn)必須與活動(dòng)策劃類型相符，并盡量使客人容易到達(dá)。

 

　　某單獨(dú)展（即單一犬種比賽）每年要在多倫多演出兩次。這個(gè)活動(dòng)策劃極受歡迎。展出會(huì)場(chǎng)有地下停車場(chǎng)，參加展覽的客人可以把外套留在車上，乘電梯上去直達(dá)展出現(xiàn)場(chǎng)。展會(huì)的組織人員為方便客人購(gòu)物還提供手推車。過(guò)道很寬敞，也方便輪椅通行。如果購(gòu)買的東西太多，推車裝不下，手里也拎不了，還可以把東西存在正門旁的存包處。如果客人有需要，會(huì)場(chǎng)還提供把購(gòu)買的東西送到車上的服務(wù)。展出會(huì)場(chǎng)隨處都設(shè)有可供休息的座位。飲水處還有滿足不同消費(fèi)層次的幾個(gè)茶點(diǎn)區(qū)。此外，會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生間設(shè)備良好，有方便嬰兒更換尿布的設(shè)施和殘疾人專用設(shè)施。這里處處都讓人感到舒服愜意，令人完全放松、毫無(wú)壓力，主辦方細(xì)心周到，因而人們都非常期待參加這樣的活動(dòng)策劃。

 

那些適合活動(dòng)策劃構(gòu)想的場(chǎng)所是怎樣的？

 

　　活動(dòng)策劃會(huì)場(chǎng)的選擇并不僅僅局限于酒店、會(huì)展中心或餐廳。有些精品服飾店也可以借來(lái)舉辦私人雞尾酒會(huì)或招待會(huì)。但是在活動(dòng)策劃之后要舉辦一場(chǎng)時(shí)裝表演來(lái)介紹他們最新款的服裝。有些精品店甚至附帶廚房設(shè)施，這樣一來(lái)，就為提供長(zhǎng)飲服務(wù)帶來(lái)了便利。此外，還也可以租用快艇、室內(nèi)溜冰場(chǎng)、機(jī)場(chǎng)飛機(jī)庫(kù)來(lái)舉辦活動(dòng)策劃，或者租用軍械庫(kù)、博物館、美術(shù)館來(lái)舉辦晚會(huì)。你可以在停車場(chǎng)搭建帳篷或者在覆蓋好的網(wǎng)球場(chǎng)甚至是酒店的天臺(tái)舉辦活動(dòng)策劃。私人俱樂(lè)部、飯店或空閑倉(cāng)庫(kù)都可以在徹底改造后用來(lái)舉辦活動(dòng)策劃。唯一能限制你的就只有想象力和預(yù)算了。如果想讓活動(dòng)策劃場(chǎng)所不對(duì)外開放，可能要額外支付一些費(fèi)用。在選擇活動(dòng)策劃場(chǎng)所的時(shí)候必須要考慮到這一點(diǎn)。如果這樣做的費(fèi)用較高，也可以找一處有包房的會(huì)場(chǎng)，這樣就不用包下整個(gè)會(huì)場(chǎng)，；灑只租用包房來(lái)招待客人。當(dāng)然，最重要的是找到符合你情況的場(chǎng)地。例如，頂高 30 英尺（約合 9 . 14 米）并帶有四個(gè)大壁爐的飯店就是舉辦冬日燭光晚怪或圣誕主題婚札的最佳場(chǎng)地，這樣在夾層樓就可以俯瞰到宴會(huì)廳。

 

　　有經(jīng)驗(yàn)的活動(dòng)策劃策劃師憑第六感就可以知道，他們是否找到了可以為活動(dòng)策劃增添活力并滿足活動(dòng)策劃及物流各項(xiàng)要求的場(chǎng)所。這是他們一走進(jìn)活動(dòng)策劃會(huì)場(chǎng)，就能看到、感覺(jué)到和想象到的。如果他們找到最合適的場(chǎng)地，他們的內(nèi)心就會(huì)有一種感覺(jué)，正如古迪洛克所說(shuō)，“恰到好處”。她不會(huì)退而求其次，她只要正合她憊的。這也正是你在策劃特殊活動(dòng)策劃時(shí)必須要做好的。

 

　　在世界很多地方，高級(jí)喂廳通常會(huì)為了舉辦私人活動(dòng)策劃而暫停營(yíng)業(yè)，但是也有些棍廳并不認(rèn)同這種做法，因此他們可能不會(huì)為了你的活動(dòng)策劃而暫停對(duì)外開放。棍廳最擔(dān)心的是客人一旦被拒絕，就不會(huì)再來(lái)了。下面這些建議有助于打消任何顧慮。因?yàn)樯婕暗劫M(fèi)用問(wèn)題，這些都是可以與棍廳協(xié)商的。有些費(fèi)用播要食廳來(lái)承擔(dān)，而有些費(fèi)用則由你負(fù)責(zé)。要提前弄清楚都涉及哪些費(fèi)用，在合同中列出來(lái)，并把你要承擔(dān)的費(fèi)用添加到成本表中。

 

　　要了解該場(chǎng)地在你的活動(dòng)策劃舉辦前都有哪些具體安排。確保安裝設(shè)備和布置場(chǎng)地的時(shí)間在合同中已有明確規(guī)定。例如，有一個(gè)絕佳場(chǎng)所，經(jīng)常被用來(lái)舉辦特殊活動(dòng)策劃，而且也常常用來(lái)舉辦婚禮。對(duì)此你必須了解，在你進(jìn)駐場(chǎng)地之前，該場(chǎng)地有什么安排，同時(shí)要確保留有足夠的緩沖時(shí)間。在你進(jìn)行活動(dòng)策劃場(chǎng)地布置之前，可能會(huì)碰到婚禮彩排?；槎Y彩排非常麻煩，因?yàn)樗ǔ２话磿r(shí)開始，或者進(jìn)行到很晚，所以會(huì)造成拖延。你必須事先意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，確?；槎Y舉辦方充分考慮到你的場(chǎng)地布置時(shí)間，以免產(chǎn)生沖突。他們意識(shí)到了時(shí)間安排的重要性，才不至于令彩排虎頭蛇尾。

 

　　為了找到適合的活動(dòng)策劃地點(diǎn)，盡量把一切做到完美無(wú)瑕，花費(fèi)時(shí)間和精力都是值得的。如果是舉辦戶外活動(dòng)策劃，就要知道日落的時(shí)間，以適當(dāng)配合雞尾酒會(huì)的時(shí)間。這樣一來(lái)，不需要花費(fèi)額外費(fèi)用就可以欣賞到壯觀的日落景觀。另外，不要忘記了解一下天氣情況，你總不想正值雨季的時(shí)候舉辦戶外活動(dòng)策劃吧？

 

　　每個(gè)季節(jié)都有自己的天氣特點(diǎn)，在確定活動(dòng)策劃場(chǎng)所和預(yù)算時(shí)，要把這些因索考慮進(jìn)來(lái)。即使我們無(wú)法預(yù)測(cè)天氣，也可以做到未雨綢繆。客人的舒適程度和第一印象始終是至關(guān)重要的。如果在國(guó)外舉辦會(huì)議的話，選擇在淡季最合適不過(guò)了。在你預(yù)訂場(chǎng)所前，要考慮到天氣狀況會(huì)給會(huì)議造成的形響。你不會(huì)想在咫風(fēng)時(shí)節(jié)在加勒比?；蚍鹆_里達(dá)州，又或是在時(shí)有洪水和留電交加的攀雨天的亞利桑那州舉辦活動(dòng)策劃吧。在你最終作決定之前，與當(dāng)?shù)氐穆糜尾块T取得聯(lián)系，弄清楚當(dāng)?shù)匾郧暗奶鞖馇闆r，像氣溫、降水和濕度等。要掌握官方的天氣數(shù)據(jù)，因?yàn)閿?shù)據(jù)是可以得到的，而不要僅僅接受口頭報(bào)告。

 

　　盡管在你舉辦活動(dòng)策劃的同期，當(dāng)?shù)貨](méi)有下雨或下雪的舉辦露天活動(dòng)策劃時(shí)，天氣情況更是至關(guān)重要，尤其是在較涼的氣候條件下。戶外活動(dòng)策劃還要考慮取暖問(wèn)題。很多次戶外的晚會(huì)都選在可以俯瞰南加利福尼亞浩瀚海洋的懸崖上舉辦，這時(shí)候獨(dú)立式的取暖設(shè)備會(huì)讓客人感到無(wú)比舒適。這里的景色優(yōu)美，想象一下，客人聽著古典吉他演奏，銀色的月光在柔和的浪花上翩翩起舞。這種奇妙的場(chǎng)景在宴會(huì)廳里是無(wú)法營(yíng)造的。然而，這種優(yōu)美的場(chǎng)景卻不適合舉辦靜拍會(huì)式的籌款晚會(huì)，因?yàn)橥頃?huì)上要展示拍品，也不適合視聽、舞臺(tái)或演講等活動(dòng)策劃?；顒?dòng)策劃場(chǎng)地的選擇關(guān)鍵是要與活動(dòng)策劃內(nèi)容和客人相吻合。