大型活動(dòng)策劃和實(shí)施是公關(guān)工作常用的技術(shù)手段。要有效地進(jìn)行大型活動(dòng)策劃與實(shí)施，首先要弄清楚幾個(gè)基本問(wèn)題，例如：如何界定大型活動(dòng)策劃?哪些單位或在什么樣的情況下使用大型活動(dòng)策劃?大型活動(dòng)策劃有什么技巧?策劃的程序、方法是怎樣的?這樣有利于我們把大型活動(dòng)策劃組織的更加完善。

 

　　一、大型活動(dòng)策劃的定義

 

　　大型活動(dòng)策劃是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)策劃。這一定義要把握三個(gè)重要概念：

 

　　第一，大型活動(dòng)策劃要有鮮明的目的性。大型活動(dòng)策劃往往耗費(fèi)很多資源，包括人力、物力。如一個(gè)產(chǎn)品要進(jìn)入一個(gè)中心城市，恐怕要花數(shù)百萬(wàn)元的傳播費(fèi)用。我們最近在深圳為山西一個(gè)公司做上市公關(guān)，費(fèi)用開(kāi)支達(dá)數(shù)百萬(wàn)元。這樣大的花費(fèi)，為什么還要組織這樣的大型活動(dòng)策劃呢?當(dāng)然是為了企業(yè)的傳播需要，為了吸引更多的人去購(gòu)買(mǎi)他的股票，這是大型活動(dòng)策劃的目標(biāo)。沒(méi)有目的而耗費(fèi)資金做活動(dòng)策劃是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。我們經(jīng)常遇到這樣一些廠家，看到人家公司慶典活動(dòng)策劃，他也要做慶典活動(dòng)策劃，而且要求活動(dòng)策劃更熱鬧，規(guī)模更大、規(guī)格更高，但不知為什么，在活動(dòng)策劃中要傳播什么信息也不清楚，顯然沒(méi)有目的性。

 

　　第二，要有計(jì)劃性。凡事都應(yīng)有計(jì)劃，大型活動(dòng)策劃更不例外，而且更要求有周密的計(jì)劃。

 

　　第三，眾多人參與是大型活動(dòng)策劃重要的概念。既然是大型活動(dòng)策劃，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動(dòng)策劃。一個(gè)單位有一萬(wàn)個(gè)職工，要開(kāi)一個(gè)全體大會(huì)，也是眾多人參與，你能說(shuō)這是大型活動(dòng)策劃嗎?大型活動(dòng)策劃和小型活動(dòng)策劃的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動(dòng)策劃的社會(huì)化程度。

 

如何界定大型活動(dòng)策劃？大型活動(dòng)策劃有什么技巧？

 

　　二、大型活動(dòng)策劃的特點(diǎn)

 

　　1 、必須有鮮明的目的性。不是一般的目的，而應(yīng)該是圍繞整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的。我們?cè)谝恍┰盒Ｓ懻撨@個(gè)問(wèn)題的時(shí)候，很多學(xué)生喜歡問(wèn)：假如一個(gè)機(jī)構(gòu)的公關(guān)目標(biāo)跟社會(huì)需求發(fā)生矛盾時(shí)，你作為該機(jī)構(gòu)的公關(guān)顧問(wèn)，應(yīng)該怎樣處理這個(gè)問(wèn)題?其實(shí)這樣的問(wèn)題非常簡(jiǎn)單，一個(gè)組織的形象只有永遠(yuǎn)與社會(huì)協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會(huì)環(huán)境中樹(shù)立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時(shí)占領(lǐng)了銷售市場(chǎng)，或者說(shuō)提高了市場(chǎng)占有率，但最終還是要退出這個(gè)市場(chǎng)的。

 

　　國(guó)內(nèi)過(guò)去有這樣一個(gè)案例：商場(chǎng)為了促銷，組織工作人員提著商品在商場(chǎng)里走來(lái)走去，這絕對(duì)不符合我們公關(guān)的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對(duì)樹(shù)立企業(yè)的良好形象絕沒(méi)有好處。因此，活動(dòng)策劃的目的性應(yīng)該站在社會(huì)綜合的立場(chǎng)上，并不僅僅是站在我們某一個(gè)企業(yè)的立場(chǎng)上。

 

　　2 、廣泛的社會(huì)傳播性。公關(guān)的大型活動(dòng)策劃本身就是一個(gè)傳播媒體，其作用像一個(gè)大眾傳播媒介，只不過(guò)這個(gè)傳播媒介在大型活動(dòng)策劃沒(méi)有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個(gè)活動(dòng)策劃開(kāi)展起來(lái)，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，我們還應(yīng)該注意到活動(dòng)策劃木身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動(dòng)策劃的信息是通過(guò)媒介或者是通過(guò)公眾傳播的，這是我們?cè)诓邉澊笮突顒?dòng)策劃的過(guò)程中必須考慮到一個(gè)很重要的特點(diǎn)。

 

　　3 、嚴(yán)密的操作性。在組織大型活動(dòng)策劃的過(guò)程中，給我們成功與失敗的機(jī)會(huì)只有一次。因?yàn)榇笮突顒?dòng)策劃不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動(dòng)策劃每一次都是現(xiàn)場(chǎng)直播，一旦出現(xiàn)失誤就無(wú)法彌補(bǔ)了。在這方面我們有一個(gè)比較深刻的教訓(xùn)。香港回歸以前，我們?cè)趶V州做過(guò)一個(gè)穗、港、澳青年大聯(lián)歡活動(dòng)策劃，按原策劃準(zhǔn)備在開(kāi)幕式上進(jìn)行三地青年代表交換三地旗幟的儀式，以示交往的開(kāi)始，這個(gè)信息也早己在媒體上發(fā)布，結(jié)果到開(kāi)會(huì)時(shí)，工作人員把交換的旗幟忘記帶到會(huì)場(chǎng)，再回去取為時(shí)己晚，會(huì)議只好臨時(shí)取消了這個(gè)儀式。那時(shí)候這是一個(gè)非常敏感的時(shí)期，問(wèn)題一發(fā)生就受到媒介的關(guān)注，尤其是香港媒介，他們關(guān)心是不是政策發(fā)生了變化?由于工作人員的一時(shí)疏忽造成了失誤是一件非常遺憾的事情。在一些個(gè)案中，因?yàn)榕e辦大型活動(dòng)策劃而導(dǎo)致釀成傷亡事故是不少的，丹麥在 2000 年中舉辦了一個(gè)音樂(lè)會(huì)，就變成了一個(gè) 8 人死亡、 20 多人受傷的慘案。成都 5 月份因?yàn)槭┓艔V告汽球，使 8 架本應(yīng)在成都降落的飛機(jī)在其他城市迫降。報(bào)紙上也經(jīng)常有這方面的報(bào)道：某某個(gè)活動(dòng)策劃由于管理不善發(fā)生人員傷亡或重大財(cái)產(chǎn)損失，這個(gè)活動(dòng)策劃的策劃人員、組織人員或領(lǐng)導(dǎo)者因此被撤職或判刑。所以，大型活動(dòng)策劃的策劃與實(shí)施的周密性，絕對(duì)不能掉以輕心。

 

　　4 、高投資性。一個(gè)大型活動(dòng)策劃往往要投入的資金和費(fèi)用都是比較大的，絕對(duì)不可能用很少的資金做出很大的活動(dòng)策劃。我們可以提倡一個(gè)銅板解成兩個(gè)甚至是多個(gè)來(lái)花的精神，但高投資是最基本的特點(diǎn)。如果不是特別的需要，一般不要?jiǎng)虞m使用大型活動(dòng)策劃的手段。