會展的市場調(diào)查是選定會展項目的重要依據(jù)。它是會展活動策劃的基礎(chǔ)，也是必不可少的第一步。一般情況下市場調(diào)查要根據(jù)本地、本區(qū)域的經(jīng)濟結(jié)構(gòu)、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、地理 位置、交通狀況和展會設(shè)施條件等特點，圍繞市場進行調(diào)查。市場調(diào)查的主要內(nèi)容包括會展環(huán)境的調(diào)查、會展企業(yè)情況的調(diào)查、會展項目情況的調(diào)查、會展市場競爭 情況的調(diào)查以及參觀商、支持協(xié)助單位等情況的調(diào)查。只有在充分了解市場潛力、市場限制以及市場動態(tài)等信息的基礎(chǔ)上，才能有的放矢地進行策劃。

 

　　舉辦活動本著講求實效、突出特色的原則，避免雷同、重復(fù)?；顒討?yīng)及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動，至少于半年前發(fā)出邀請，寄送項目說明資料。會務(wù)準備時列出物資清單為佳，同時派專人落實和保管，以免遺忘或者遺失。

 

　　做會展決定是一個決策的過程，應(yīng)該掌握一定的決策策略。影響會展決策的要素有營銷需要、市場條件、營銷方式、內(nèi)部條件等，會展的決策與計劃應(yīng)從分析決策的要素入手，確定會展的基本目標、集體目標和管理目標，然后決定展會的戰(zhàn)略安排、市場安排、方式安排等。

 

　　一般要準備主席臺領(lǐng)導(dǎo)席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研討會旗幟，國歌磁帶等;大型活動還須設(shè)簽到席，派專人負責(zé)簽到;由多個機構(gòu)共同舉辦的活動，要事先明確各自職責(zé)分工，避免多頭指揮、多頭對外。

 

　　會展的運作與實施是進行會展的中心環(huán)節(jié)，也是會展策劃的重心之所在。在這個階段，會展策劃人員根據(jù)《會展策劃書》的計劃與安排進行廣告宣傳工作、組織招展招商工作、會展設(shè)計工作以及會展相關(guān)活動策劃等具體安排會展的工作方案。

 

　　確定開幕時間應(yīng)充分考慮當?shù)亟煌?、氣候及工作?xí)慣等因素，開幕式盡量按原定時間舉行，避免時間過長。一般至少需要提前2小時進入會場，留足布置會場的時間，與會人員需要提前半小時開始入場。領(lǐng)導(dǎo)嘉賓需要事先聯(lián)系好小的會議室，提前到者先引導(dǎo)到小會議室休息，活動正式開始時再引導(dǎo)入會場.

 

會展策劃

 

　　計劃、實施、評估，是現(xiàn)代經(jīng)營管理的三個步驟。會展的效果評價與測定是全面驗證會展策劃實施情況必不可少的工作。當整個會展策劃、實施工作結(jié)束后，會展人 員應(yīng)及時進行評估，總結(jié)經(jīng)驗，尋找問題，并寫出評估測定工作總結(jié)報告，為以后會展工作準備可借鑒的歷史參考文獻，不斷提高會展策劃的水平。

 

　　開幕式主持人應(yīng)以適當方式說明自己的身份(請禮儀小姐擔(dān)任主持人除外)。開幕式宣布的出席活動領(lǐng)導(dǎo)人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓”中，不應(yīng)包括主辦單位的領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)是外賓、外單位領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下各主辦單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)排在賓客后面(主辦單位領(lǐng)導(dǎo)是國家領(lǐng)導(dǎo)人的則應(yīng)先報);如有外國駐華大使參加的，其位置則應(yīng)提前(因其是外國元首的代表)。

 

　　開幕式剪彩活動能免則免，確需安排剪彩活動的，剪彩人不宜多。為節(jié)約起見，應(yīng)以彩帶代替綢帶。

 

　　在開場稱呼中，可按國際慣例稱“女士們、先生們”，或“貴賓們、女士們、先生們”，后面不再加“朋友們、同志們”。

 

　　講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納，以節(jié)省鼓掌時間。使用現(xiàn)場翻譯時，應(yīng)盡量控制場面，使講話人與譯員相配合，不要在中文講完時中方人士立即鼓掌，應(yīng)而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對外賓的尊重。