會議時間

 

　　會議時間包括會議的召開時間和會期兩方面。選擇恰當(dāng)?shù)臅r間集會，安排長短適宜的會議時間，對于提高整個會議的效率有重要的影響。因此會議召開時間的選擇、開會時間的長短是會議計(jì)劃需要考慮的重要因素。

 

　　(1) 會議的召開時間，指的是會議什么時候開始和結(jié)束的時間節(jié)點(diǎn)。通常需要考慮以下幾個方面: ①是否適合會議組織人員完成全部準(zhǔn)備工作。②是否方便與會人員尤其是會議的核心人物參加出席。3會議召開期間的自然因素。比如當(dāng)?shù)丶竟?jié)氣候的變化，盡量避免在氣候多變的季節(jié)和地區(qū)集會。

 

　　(2) 會期通常是指整個會議所需的時間的長短。會議可短可長，少則兒分鐘、幾十分鐘，多則數(shù)小時、幾天，甚至十幾天。確定會期長短主要考慮以下要素: ①議題的多少。②議程的簡繁。③松緊適度。對于時間比較長的會期，應(yīng)該適當(dāng)安排間歇時間。會議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)會議需要的時間，在會議通知中寫明，及時通知與會者，便于與會者有計(jì)劃地安排自己的相關(guān)事宜。

 

　　會議地點(diǎn)

 

　　會議地點(diǎn)是指會議召開的舉辦地，也可具體指舉行會議活動的場所。為了使會議取得預(yù)期效果，應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模，綜合考慮會場的大小、交通情況、服務(wù)水平、環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素。

 

　　而有些重要會議在選擇會議地點(diǎn)時，還要考慮其政治影響或經(jīng)濟(jì)效果。一般來說，選擇專業(yè)的會場會省去許多麻煩，但是相應(yīng)地，專業(yè)會場的租金也會比較昂貴，主辦方應(yīng)該落實(shí)會議的場數(shù)，確定租用時間的長短，結(jié)合自己的會議預(yù)算，選擇適合的會議地點(diǎn)。

 

　　會議名稱

 

　　知道會議名稱可以反映會議的基本信息，一般來說可以由以下的某些方面組成：會議主辦機(jī)構(gòu)、會議的主題、會議的類型、會議的時間或?qū)么巍h的范圍、會議的規(guī)賣、參加對象等。

 

會議策劃

 

　　例如“XX年小米旗艦新品發(fā)布會”，其中“小米”是會議的主辦機(jī)構(gòu)，“旗脫新品”是會議的內(nèi)容，“XX 年”是會議的時間，“發(fā)布會”則表明了會議的性質(zhì)或者類型。又如“XX大學(xué)十九屆學(xué)生代表大會”，其中“XX大學(xué)”是會議的主辦機(jī)構(gòu)，“第十九屆”是會議的屆次，“學(xué)生代表”是會議的參加對象，“大會”則表明會議的類型。

 

　　會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)，它既用于會議的“會議通知”，使與會者心中有數(shù)，做好準(zhǔn)備，又用于會議的宣傳、擴(kuò)大會議的效果。大中型會議的會議名稱做成橫幅大標(biāo)語，置于會議主場中的前方或后方，作為會議的標(biāo)志，簡稱“會標(biāo)”。會標(biāo)必須用全稱，不能隨意省略，以免語意不順或文理不通，產(chǎn)生誤解。

 

　　會議議題

 

　　會議的議題是根據(jù)會議目標(biāo)來確定并付諸會議討論或解決的其體問題，是會議活動的必備要素。通常，會議的議題必須體現(xiàn)出會議的目的和會議的主題。議題的產(chǎn)生通常有兩種情況:一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要制定的: 另一種是秘書經(jīng)調(diào)查研究、綜合信息之后反饋給領(lǐng)導(dǎo)，再由領(lǐng)導(dǎo)審批決定的。

 

　　而有些重大的代表會議，先由代表提出“提案”，由大會秘書處匯總，再提交主席團(tuán)審查通過，才能成為列人會議議程的會議議題。

 

　　一次會議的議題應(yīng)當(dāng)安排適宜，確保與會人員能夠充分討論和發(fā)表意見，確保能夠高效率地利用時間。會務(wù)人員安排每次會議的議題有以下技巧: ①個主要議題和一兩個小議題搭配安排。②將同類性質(zhì)的議題同時提交一次會議討論。③適當(dāng)準(zhǔn)備一些后備議題，以便在會議進(jìn)展順利、時間充裕的情況下提供會議進(jìn)一步討論。

 

　　總結(jié);任何一個會議的舉辦都應(yīng)該預(yù)先制訂會議策劃，以保障整個會議有章可循，能按計(jì)劃循序漸進(jìn)、月的明確地一步一步進(jìn)行，最終完成整個會議任務(wù)。