會議時間
會議時間包括會議的召開時間和會期兩方面。選擇恰當(dāng)?shù)臅r間集會,安排長短適宜的會議時間,對于提高整個會議的效率有重要的影響。因此會議召開時間的選擇、開會時間的長短是會議計(jì)劃需要考慮的重要因素。
(1) 會議的召開時間,指的是會議什么時候開始和結(jié)束的時間節(jié)點(diǎn)。通常需要考慮以下幾個方面: ①是否適合會議組織人員完成全部準(zhǔn)備工作。②是否方便與會人員尤其是會議的核心人物參加出席。3會議召開期間的自然因素。比如當(dāng)?shù)丶竟?jié)氣候的變化,盡量避免在氣候多變的季節(jié)和地區(qū)集會。
(2) 會期通常是指整個會議所需的時間的長短。會議可短可長,少則兒分鐘、幾十分鐘,多則數(shù)小時、幾天,甚至十幾天。確定會期長短主要考慮以下要素: ①議題的多少。②議程的簡繁。③松緊適度。對于時間比較長的會期,應(yīng)該適當(dāng)安排間歇時間。會議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)會議需要的時間,在會議通知中寫明,及時通知與會者,便于與會者有計(jì)劃地安排自己的相關(guān)事宜。
會議地點(diǎn)
會議地點(diǎn)是指會議召開的舉辦地,也可具體指舉行會議活動的場所。為了使會議取得預(yù)期效果,應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模,綜合考慮會場的大小、交通情況、服務(wù)水平、環(huán)境與設(shè)備是否適合等因素。
而有些重要會議在選擇會議地點(diǎn)時,還要考慮其政治影響或經(jīng)濟(jì)效果。一般來說,選擇專業(yè)的會場會省去許多麻煩,但是相應(yīng)地,專業(yè)會場的租金也會比較昂貴,主辦方應(yīng)該落實(shí)會議的場數(shù),確定租用時間的長短,結(jié)合自己的會議預(yù)算,選擇適合的會議地點(diǎn)。
會議名稱
知道會議名稱可以反映會議的基本信息,一般來說可以由以下的某些方面組成:會議主辦機(jī)構(gòu)、會議的主題、會議的類型、會議的時間或?qū)么巍h的范圍、會議的規(guī)賣、參加對象等。
會議策劃
例如“XX年小米旗艦新品發(fā)布會”,其中“小米”是會議的主辦機(jī)構(gòu),“旗脫新品”是會議的內(nèi)容,“XX 年”是會議的時間,“發(fā)布會”則表明了會議的性質(zhì)或者類型。又如“XX大學(xué)十九屆學(xué)生代表大會”,其中“XX大學(xué)”是會議的主辦機(jī)構(gòu),“第十九屆”是會議的屆次,“學(xué)生代表”是會議的參加對象,“大會”則表明會議的類型。
會議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá),它既用于會議的“會議通知”,使與會者心中有數(shù),做好準(zhǔn)備,又用于會議的宣傳、擴(kuò)大會議的效果。大中型會議的會議名稱做成橫幅大標(biāo)語,置于會議主場中的前方或后方,作為會議的標(biāo)志,簡稱“會標(biāo)”。會標(biāo)必須用全稱,不能隨意省略,以免語意不順或文理不通,產(chǎn)生誤解。
會議議題
會議的議題是根據(jù)會議目標(biāo)來確定并付諸會議討論或解決的其體問題,是會議活動的必備要素。通常,會議的議題必須體現(xiàn)出會議的目的和會議的主題。議題的產(chǎn)生通常有兩種情況:一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要制定的: 另一種是秘書經(jīng)調(diào)查研究、綜合信息之后反饋給領(lǐng)導(dǎo),再由領(lǐng)導(dǎo)審批決定的。
而有些重大的代表會議,先由代表提出“提案”,由大會秘書處匯總,再提交主席團(tuán)審查通過,才能成為列人會議議程的會議議題。
一次會議的議題應(yīng)當(dāng)安排適宜,確保與會人員能夠充分討論和發(fā)表意見,確保能夠高效率地利用時間。會務(wù)人員安排每次會議的議題有以下技巧: ①個主要議題和一兩個小議題搭配安排。②將同類性質(zhì)的議題同時提交一次會議討論。③適當(dāng)準(zhǔn)備一些后備議題,以便在會議進(jìn)展順利、時間充裕的情況下提供會議進(jìn)一步討論。
總結(jié);任何一個會議的舉辦都應(yīng)該預(yù)先制訂會議策劃,以保障整個會議有章可循,能按計(jì)劃循序漸進(jìn)、月的明確地一步一步進(jìn)行,最終完成整個會議任務(wù)。