大型活動策劃是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。

 

這一定義要把握三個重要概念：

 

1、大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。如一個產(chǎn)品要進入一個中心城市，恐怕要花數(shù)百萬元的傳播費用。這樣大的花費，為什么還要組織這樣的大型活動呢?當然是為了企業(yè)的傳播需要，為了吸引更多的人去購買他的股票，這是大型活動的目標。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。我們經(jīng)常遇到這樣一些廠家，看到人家公司慶典活動，他也要做慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規(guī)模更大、規(guī)格更高，但不知為什么，在活動中要傳播什么信息也不清楚，顯然沒有目的性。

 

2、要有計劃性。凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。

 

3、眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。一個單位有一萬個職工，要開一個全體大會，也是眾多人參與，你能說這是大型活動嗎?大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。

 

同時，活動策劃公司在大型活動的策劃方案中需要包括詳細的分工(具體到人)和需要完成的時間。會務準備時列出物資清單為佳，同時派專人落實和保管，以免遺忘或者遺失;一般要準備主席臺領(lǐng)導席卡，主持人席卡和簽到席席卡，礦泉水，主席臺發(fā)放的文件材料(通常需要用粉紅紙打印)，筆，鮮花，研會旗幟，國歌磁帶等;一般至少需要提前2小時進入會場，留足布置會場的時間，與會人員需要提前半小時開始入場。