流程一:確定新聞發(fā)布會日期、地點、新聞點等.

    注意事項:與希望發(fā)布事件日期相配合,促進(jìn)自身對外宣傳,挖掘新聞點、制造新聞效應(yīng)、注意避免與重大新聞事件撞為一塊.該步驟應(yīng)在正式新聞發(fā)布會前20天完成,最遲15天,并在邀請函發(fā)布前預(yù)定會場,否則會影響下一步工作.

    流程二:確定組織者與參與人員,包括廣告公司、領(lǐng)導(dǎo)、客戶、同行、媒體記者等,與新聞發(fā)布會承辦者協(xié)調(diào)規(guī)模與價格,簽定合同,擬訂詳細(xì)邀請名單、會議議程、時間表、發(fā)布會現(xiàn)場布置方案等.

    注意事項:該步驟主要由主辦者提出要求,承辦者具體負(fù)責(zé).

    流程三:按照邀請名單,分工合作發(fā)送邀請函或請柬,確保重要人員不因自身安排不周而缺席發(fā)布會.回收確認(rèn)信息,制定參會詳細(xì)名單,以便下一步安排.

    注意事項:該步驟一定要計劃周密,有專人負(fù)責(zé),適當(dāng)放大邀請名單,對重要人物實施公關(guān)和追蹤,并預(yù)備備用方案,確保新聞發(fā)布會參與人的數(shù)量和質(zhì)量.

    流程四:購買禮品、選聘主持人、禮儀人員和接待人員并進(jìn)行培訓(xùn)和預(yù)演.設(shè)計背板,布置會場,充分考慮每一個細(xì)節(jié),比如音響、放映設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿、新聞通稿、現(xiàn)場的音樂選擇、會議間隙時間的娛興安排等.

    流程五:正式發(fā)布會前提前一到兩個小時,檢查一切準(zhǔn)備工作是否就緒,將會議議程精確到分鐘,并制定意外情況補(bǔ)救措施.

    流程六:按計劃開始發(fā)布會,發(fā)布會程序通常為來賓簽到、貴賓接待、主持人宣布發(fā)布會開始和會議議程、按會議議程進(jìn)行、會后聚餐交流、有特別公關(guān)需求的人員的個別活動.

    流程七:監(jiān)控媒體發(fā)布情況,整理發(fā)布會音像資料、收集會議剪報,制作發(fā)布會成果資料集(包括來賓名單、聯(lián)系方式整理,發(fā)布會各媒體報導(dǎo)資料集,發(fā)布會總結(jié)報告等),作為企業(yè)市場部資料保存,并可在此基礎(chǔ)上制作相應(yīng)的宣傳資料.

    流程八:評測新聞發(fā)布會效果,收集反饋信息及總結(jié)本次策劃經(jīng)驗.