一、如何做好主持

    1、制會議的氣氛

    召開一個會議,會議主持人應(yīng)認(rèn)真地肩負(fù)起最大的責(zé)任,他應(yīng)能很好地掌控到全局,應(yīng)能有效地觀察到所有參會者及其反應(yīng),決定整個會議氣氛的基調(diào).會議主持人也許有一些個人的偏好,但是無論如何不能把所有的會議都開成個人風(fēng)格的會議.會議主持者應(yīng)當(dāng)按照會議的性質(zhì)、傳達(dá)的內(nèi)容來定位會議的風(fēng)格.會議主持者需要適時地區(qū)分參會者的不同風(fēng)格,控制會議的氣氛.

    2、控制會議時間、推動會議的進(jìn)程

    作為會議的主持人,如果能充分地準(zhǔn)備,完全能有效地控制會議的時間.會議過程中,盡量不要拖延;發(fā)現(xiàn)會議誤入歧途或有一些拖延時,會議主持者應(yīng)立即以最快的速度調(diào)整到正常的議程中.會議主持者給參會者提供一個討論某項問題的環(huán)境,或傳達(dá)信息,一定要按照會議的議程進(jìn)行.此外,有很多專家在場時,會議主持者一定要做到不卑不亢.

    3、協(xié)調(diào)發(fā)言

    協(xié)調(diào)參會者的發(fā)言是會議主持者的另一項非常重要的工作,只有協(xié)調(diào)好參會者的發(fā)言,才能更好地將整個會議引向一個良好的進(jìn)程.這其中包括如何充分調(diào)動參會者的積極性,讓其主動、自覺地發(fā)言;或參會者積極性太高時,適當(dāng)?shù)匕盐諘h的進(jìn)程.

    4、觀察參會者的反應(yīng)并給予及時的反饋

    觀察參會者的反應(yīng)并給予一些及時的反饋是會議主持者的職責(zé).觀察參會者的反應(yīng),并給予反饋,有助于整個會議的順利進(jìn)行,同時還能很有成效地和參會者進(jìn)行有效的溝通,從而為高效率的會議奠定堅實的基礎(chǔ).

    5、做討論的總結(jié)

    剔除小的、次要的問題,進(jìn)行討論的總結(jié)是會議主持者的職責(zé),這樣可以保證會議的成果,引導(dǎo)會議的良性進(jìn)展,而不至于使會議最終沒有任何效果,或亂七八糟、沒有任何的條理性.

    6、跟進(jìn)會議的決定

    做一個會議主持,對于初、中級的經(jīng)理而言,會議要達(dá)到的目的以及最終的會議結(jié)果是很重要的一部分工作.通過會議達(dá)成一些目標(biāo),若只有希望而沒有實際的行動,也是沒有意義的會議.會議主持者應(yīng)認(rèn)真地對會議高度負(fù)責(zé),應(yīng)及時地對整個會議的決策和結(jié)果進(jìn)行跟蹤,以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo).

    此外為了讓會議有效,除了前面提到的會議準(zhǔn)備,會議主持者還應(yīng)進(jìn)行會前的最后的準(zhǔn)備,否則,失敗的準(zhǔn)備等于準(zhǔn)備了失敗.會前最后的準(zhǔn)備包括:一定要最后核實一下曾經(jīng)準(zhǔn)備過的資料;會議的地點以及情況;確認(rèn)參與者;器材的等各種準(zhǔn)備情況.

    二、會議現(xiàn)場的控制

    1、做好會議的準(zhǔn)備之后,會議主持者可以開始會議.在會議過程中,每個人都希望會議能順利地進(jìn)行,但是也經(jīng)常會有一些意想不到的問題會出現(xiàn),這就需要會議主持者有效地控制會議的現(xiàn)場.

    會議進(jìn)行過程中,當(dāng)會議主持者提出一些問題時,存在沒有任何人回答的可能,在這種情況下,會議主持者應(yīng)該怎么辦呢?沒有人應(yīng)答的場面會對整個會議目標(biāo)最終的達(dá)成產(chǎn)生負(fù)面影響,因為得不到反饋.會議主持者就一定要想辦法鼓勵參會者說出自己的意見和建議.

    當(dāng)遇到這一問題時,會議主持人就應(yīng)該使用一些技巧來鼓勵參會者的發(fā)言.最簡單的辦法就是點出參會者的名字,這樣冷場的局面就很容易打破.此外,會議主持者還可以通過運用眼神來鼓勵參會者發(fā)言.

    實際上,會議主持者點到一個人名字時,這個人會特別集中精力、特別認(rèn)真地去思考問題.而且往往在第一個參會者發(fā)言之后,其他參會者就會開始活躍起來,踴躍地發(fā)言.實際上,這跟人與人之間的破冰有關(guān),會議主持者應(yīng)打破沉默的堅冰,開好會議的頭,不將沉默帶到會議的過程中.

    2、個別參會者不停地大發(fā)議論

    與冷場相反,個別參會者有時不停地高談闊論,也會造成尷尬的局面.會議的大部分時間被個別的同事獨自占去了,會議儼然成了他的個人專場,作為會議的主持人又應(yīng)該怎么辦呢?

    直接打斷,回避這個問題,進(jìn)行下面的議題作為會議主持人,有推進(jìn)會議議程的職責(zé).于是很多會議主持者就會直截了當(dāng)?shù)卮驍?回避問題,直接轉(zhuǎn)到下面的議題.實際上,這種做法是錯誤的,這是主持人不能控制局面的典型表現(xiàn).回避這個問題,會造成不好的結(jié)果.如果議題還沒有討論,只有一個人在沒完沒了的發(fā)言,而會議主持者就當(dāng)作討論完了,這是主持者不能掌控局面的一個最典型的表現(xiàn).

    讓員工充分發(fā)表意見,并試圖參與討論.基于民主的想法,很多會議主持者會采用"讓員工們充分發(fā)表意見,并試圖參與討論"的方法來解決個別參會者大發(fā)議論的問題.這種做法也是錯誤的,如果每提出一個問題都如此進(jìn)行,會議將占據(jù)工作的全部時間.因為如果員工提出一個問題就進(jìn)行討論,參與者將輪流成為主持人,那么所有的時間就被討論這些細(xì)枝末節(jié)的問題所占去了.

    打斷,并要求大家先集中問題,再有針對性地解決最后一個方法是"打斷,并且要求大家先集中問題",如果問題是共性的,那么有針對性的解決;如果問題不是共性的,則可以略過,與員工在會后單獨地解決.解決主要問題是提高會議效率的好方法.在有人不停地大發(fā)議論時,會議主持者要打斷,征求大家的意見,然后繼續(xù)推動會議的議程.此外,會議主持者還可以通過限制發(fā)言時間的辦法制止個別人不停地大發(fā)議論.

    3、進(jìn)行小范圍的討論

    在經(jīng)理或主管的心目中,可能會有個別重點員工,該重點員工可能是經(jīng)理培養(yǎng)發(fā)展的對象,也可能是能帶來最好業(yè)績的員工.通常在這種情況下,一旦他們提出問題,主管或經(jīng)理在作為會議主持時,就愿意多跟他們進(jìn)行溝通,結(jié)果可能就會使其他的員工感覺受到冷落.那么,會議主持者應(yīng)該如何有效地避免這種情況的發(fā)生呢?

    對參會者提出的問題置之不理,進(jìn)行下面的議題對參會者提出的問題置之不理,是會議主持者最容易也直接想到的辦法.但是這種做法是錯誤的,鼓勵參會者提出問題是會議主持者的職責(zé),如果對參會者提出的問題置之不理,不僅會直接打擊參會者的積極性,更重要的是對于解決問題毫無幫助.因為,會議主持者沒有確定該問題是否屬于共性的問題,就直接放棄了,對于會議目標(biāo)的達(dá)成會有負(fù)面的影響,很容易造成損失.

    建議其他員工也就此發(fā)表意見,大家都參與討論,建議其它員工也就此發(fā)表意見,參與討論是主管從個人角度判斷,該參會者提出的問題屬于共性問題,因此建議其他員工也就此發(fā)表意見的一種做法.實際上,其他參會者不一定了解該問題的前因后果,因此不一定能有效地提出多少意見和建議.有調(diào)查數(shù)字顯示由于個別員工提出個性問題而致使會議跑題的現(xiàn)象大約占整個會議的50%.而有83%的人會對會議跑題感到苦惱,由此可見這是一個十分嚴(yán)重的問題.因此,這是一種錯誤的做法.如果每提出一個問題都如此進(jìn)行,會議將占據(jù)了工作的全部時間.

    重復(fù)參會者提出的問題,并參其他參會者確認(rèn)此問題有無共性,這是會議主持者正確的做法.既然會議主持者鼓勵參會者提出問題,那么就要正視所提出的問題,向參會者確認(rèn)其所提出的問題,并與其他參與者共同確認(rèn)該問題的可探討性.此外,如果會議主持人企圖以更大的聲音壓倒小會的聲音,只會得到適得其反的不良結(jié)果,弄得自己疲憊不堪.

    4、取得滿意的會議效果

    掌握了會議主持的技巧,并有效地控制會議現(xiàn)場后,處理好突發(fā)事件,會議主持者可以帶領(lǐng)參會者成功地完成一個完整的會議過程,但并不等同于實現(xiàn)了會議的最終目標(biāo).會議是否有績效、能否真正地產(chǎn)生效果取決于會議主持者對于會議結(jié)果的及時跟蹤.管理者要取得滿意的會議效果,需要制訂行動計劃、跟蹤執(zhí)行、責(zé)任到人、限制時間、確認(rèn)理解.

    行動計劃

    要取得滿意的會議結(jié)果,在整個會議進(jìn)程中,非常關(guān)健的一項也是最后一項,即行動計劃.通過會議,管理者最終要得出決議,決議以后執(zhí)行的方法,這都需要制訂行動計劃.

    通常情況下,管理者會將行動計劃交給一個項目負(fù)責(zé)人或行政,讓其依據(jù)決議制訂一個行動計劃.實際上,這樣制訂出的行動計劃并不一定能有效地讓員工很好地執(zhí)行.因為員工有可能將其作為傳達(dá)文件看待,還有可能員工對其分工不認(rèn)可和不滿意,導(dǎo)致了員工的不愿意執(zhí)行.最終導(dǎo)致會議毫無結(jié)果.因此,若有必要,管理者一定要在會議過程中制訂一個行動計劃,對于各參會者所負(fù)責(zé)的內(nèi)容,所有的參會者應(yīng)該有所共識.

    執(zhí)行的跟蹤

    達(dá)成共識,確定各參會者所負(fù)的責(zé)任之后,執(zhí)行的跟蹤就成為接下來最為關(guān)鍵的一步.執(zhí)行的跟蹤包括制訂跟蹤負(fù)責(zé)人和跟蹤的方法.通常,執(zhí)行的跟蹤要明確所要完成的項目、跟蹤的負(fù)責(zé)人、完成項目的限制時間、可能涉及的合作部門和個人、所要達(dá)成的目標(biāo)以及衡量的方法等各方面的內(nèi)容.

    責(zé)任到人

    責(zé)任到人即確定最終由誰來負(fù)責(zé)某項具體任務(wù),這是非常關(guān)鍵的一點.管理者一定要避免讓員工們在私下里協(xié)商確定職責(zé)所在,這樣會造成效率降低,并且有可能造成項目的無法完成,成員之間也會相互推卸責(zé)任,從而最終影響了整個會議目標(biāo)的實現(xiàn)、決策的執(zhí)行.

    時間限制

    時間限制是為保證項目的規(guī)定進(jìn)度而制訂的.有些項目會議通常在每個星期或項目取得一定進(jìn)展時,定期召開回顧會議.通過限制時間,管理者可以有效地把握整個項目的進(jìn)展程度,并能有效地最終保證項目的完成,實現(xiàn)會議的目標(biāo).

    確認(rèn)理解

    上面步驟完全完成之后,管理者還需要針對分工責(zé)任人、項目的時間限制等問題,詢問所有參會者是否理解并認(rèn)可,即進(jìn)行確認(rèn)理解的過程.只有得到全部員工的認(rèn)可,并使得員工明確了自己的職責(zé)所在以及時間上的限制,整個項目的完成才能可靠地得到最大程度的保障及可檢查性.完成確認(rèn)理解的過程,那么整個會議從準(zhǔn)備到實施及最后跟進(jìn)的過程也就完成了.

    三、會議總結(jié)

    完成會議的準(zhǔn)備之后,管理者進(jìn)入到會議進(jìn)行的過程中,為成功地?fù)?dān)任會議主持人的角色,管理者需要正確而熟練地掌握會議的主持技巧:自信、關(guān)注參會者、考慮會議話題、注意反饋、強調(diào)重點、分清主次、運用輔助的設(shè)施;明確會議主持者的職責(zé);管理者還需要成功地應(yīng)對會議中的突發(fā)事件,以有效地控制會議的進(jìn)程.最后,會議滿意效果的取得還要制訂行動計劃、跟蹤執(zhí)行、責(zé)任到人、限制時間、再次地確認(rèn)理解.