室內(nèi)會場還需要室內(nèi)的溫度，燈光等，特別是冬夏季節(jié)，要做好室溫的控制，使與會者不致過熱或者過冷，影響會議效果，同時如果需要開燈，那么還要對燈光進行調(diào)試，保證能正常運行。資料的準備，一般舉辦會議的時候，都會有相關(guān)會議的資料，這些要準備好，給那些需要的人，提前放在會議坐席上。

 

     根據(jù)會議的類型，會議的形式和會議的規(guī)模，合理的布置會議的座位，如圓桌會議。如果是培訓會議，那么最好是扇形的位置，觀眾在扇面上，主講人在扇子的底部，根據(jù)不同會議類型確定會場座位的安排。

 

     常見的會場布置形式如下：

 

     1、劇院式：在會議廳內(nèi)面向講臺擺放一排排座椅，中間留有較寬的過道。這種擺臺形式的特點在于，在留有過道的情況下，最大程度地擺放座椅，最大限度地將空間利用起來，在有限的空間里可以最大限度容納人數(shù)。不足之處是參會者沒有地方放資料，也沒有桌子可用來記筆記。通常適用于新聞發(fā)布會、論壇、辯論會、啟動儀式等等。 劇院式是作為參會人員比較多的情況下，會議場地布置的首選。這也是最常見和通常會議執(zhí)行首選的會場布置形式。

 

     2、課桌式：會議室內(nèi)將桌椅按排端正擺放或成“V”型擺放，按教室式布置會議室，每個座位的空間將根據(jù)桌子的大小而有所不同。這種會場布置形式的特點在于，此種桌型擺設(shè)可針對會議室面積和觀眾人數(shù)在安排布置上有一定的靈活性；參會者可以有放置資料及記筆記的桌子，還可以最大限度容納人數(shù)。課桌式的擺臺適用于論壇、新聞發(fā)布會、研討會、培訓等需要聽眾作記錄的會議。

 

     3、圍桌式：適用于中式宴會，如答謝會、招待會、茶話會等等。

 

     4、長方型：將會議室里的桌子擺成方形中空，前后不留缺口，椅子擺在桌子外圍，通常桌子都會圍上圍裙，中間通常會放置較矮的綠色植物，投影儀會有一個專用的小桌子放置在最前端。此種類型的擺桌常用于學術(shù)研討會一類型的會議，前方設(shè)置主持人的位置，可分別在各個位置上擺放上麥克風，以方便不同位置的參會者發(fā)言；此種會議場地布置方式容納人數(shù)較少，對會議室空間也會有一定的要。