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舉辦大型會議策劃需要了解的細(xì)節(jié)有哪些?

發(fā)布日期:2021-01-19  發(fā)布員:濟(jì)南慶典公司

1、 在會議開始之前,全局性的總體策劃還得由您來做,做出會議進(jìn)程“時間進(jìn)度表”;
2、 一般情況下以電話通知各單位在何時、何地舉行會議,并確認(rèn)各單位與會代表人數(shù)。
3、 如果會議形式比較鄭重,除電話聯(lián)系外,需要以書面文件或通知單、邀請函的形式與各單位聯(lián)系,并取得明確答復(fù)(如書面文件或通知單、邀請函需特殊制作,您還得與印刷廠商協(xié)商處理)。
4、 取得會議承辦方開出的可提供的服務(wù)項(xiàng)目表,針對所需的服務(wù)與會議承辦方簽署相關(guān)協(xié)議、合同,以法律手段保護(hù)自己的合法權(quán)益。
5、 您必須自己制定出會議日程表和會議演講稿及相關(guān)報告內(nèi)容,如果會議內(nèi)容并不涉及內(nèi)部機(jī)密,也可將情況告之會議承辦方,請他們協(xié)助制定。
6、 在有了會議承辦方幫助聯(lián)系酒店、機(jī)場、餐廳、廣告公司、印刷廠商、車隊(duì)等單位的同時,根據(jù)“時間進(jìn)度表”進(jìn)行及時的詢問,落實(shí)計(jì)劃的進(jìn)度。
7、 會議開始時參與報到工作,作好協(xié)調(diào)工作,分發(fā)資料,同時可以認(rèn)識新朋友,加深與老朋友的關(guān)系。如果與會代表是要交會務(wù)費(fèi)的,您還得負(fù)責(zé)收取會務(wù)費(fèi)。
8、 報到結(jié)束后,及時通知會議承辦方最準(zhǔn)確的人數(shù)、房間數(shù),多出或少出的房間及時與酒店協(xié)商解決,避免酒店和您不必要的麻煩。
9、 正式會議開始之前,檢查會場的布置工作(燈光、音響、場形、綠化和特殊設(shè)備),確保萬無一失。
10、 與會議承辦方協(xié)商制定出合理的用餐、叫醒、開會時間。
11、 作好會議期間的協(xié)調(diào)工作。
12、 制定與公司和此會議的總目標(biāo)相一致財務(wù)預(yù)算,定金一般是先預(yù)交總費(fèi)用的50%,其余費(fèi)用會議結(jié)束時一并解清。
13、 會議結(jié)束后,根據(jù)實(shí)際情況做出此次會議的總結(jié)報告,備檔。

 
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