1、本次會議是一系列活動中的一部分嗎?若是這樣，您就應當看看過去幾年這一系列活動是如何舉辦的。對于您與您會務組中其他成員來名參加前兩次或前三次系列活動是相當有價的。若在某個大型會議上，最先到達會場的是您的會務組，么會場內(nèi)其他會務組的表現(xiàn)就都會黯然失色的。

 

 

 

　　2、已經(jīng)確定了目標聽眾嗎?您是否想組織一組代理商的、組織的、機構(gòu)的員工來討論某一特定議題呢?如果是這樣的話，全國性的膳宿型會議就比較適合。這是專業(yè)協(xié)會組織周年會議的常用形式。

 

　　3、會議的需求和目標已經(jīng)本土化了嗎?例如，會議目標是否主要與某一地區(qū)內(nèi)的特定人員有關(guān)?會議目標可以包括為解決某個問題而做出系列表決或完成行動計劃。如果是這樣的話，您也許要組織為期一天的地區(qū)性會議或培訓活動。

 

　　4、您是要做宣傳推介嗎?您要推介的是～個新組建的協(xié)會、新的基金組織、新的國家或地方議案還是一個全新的理念?若是如此，全國性的為期一天的會議比較合適，因為多數(shù)與會者需要從外地趕過來。

 

　　5、您是想就某一投資項目或新的議案發(fā)布信息、宣傳理念嗎?鄧么仍然是全國性的為期一天的會議比較合適。這是因為項目經(jīng)費中至少已經(jīng)包括了一部分宣傳資金，有些完全可以用于會議的策劃與運行。

 

　　6、您的活動是僅以某一機構(gòu)或團體為中心嗎?如果是這樣的話，一天的一室內(nèi)會議也許是最有效的活動形式(盡管您也許不會選擇單方舉辦活動)。這類活動是一次為特定團體的員工舉辦的會議(通常是和外單位一起)，旨在就某一特定問題達成團體內(nèi)的共識，或提高員工某特定領域的意識與能力。

 

　　7、您的活動規(guī)模有多大?將有多少人參加?盡管您知道活動地點、時間安排以及話題是否合適，都是會影響出席人數(shù)的，但還是要實際些，清參加過類似活動的人給出參考數(shù)據(jù)。