1、年會所需要的交通費用：包含參加年會人員住宿地點到餐飲地點以及一些商務(wù)考察等所需要的費用，還有就是歡送嘉賓到機場，鐵路等費用。
2、年會所需會議室場地租金，會場布置費用，會議設(shè)施租賃費用以及一些廣告及印刷、媒介、公共等相關(guān)聯(lián)行業(yè)需要的費用。需要提醒的是這些年會費用中可能有很多細化的地方我們需要分好。
3、年會餐飲費用，這個和整個年會的需求目的有關(guān)，其中可能包含午餐、會場茶歇、酒會/舞會等一些酒水、點心、水果及調(diào)制色酒等服務(wù)費用。
4、年會視聽設(shè)備以及設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，當然可以直接讓專業(yè)的服務(wù)商代理。
5、年會演員以及年會節(jié)目費用，可能按照場次計費或者節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。
6、最后就是一些年會所需的臨時性的雜費了，紀念品、臨時道具、傳真、臨時商務(wù)用車等。
