一、節(jié)省時(shí)間
簡(jiǎn)化操作流程。專業(yè)的會(huì)展代理對(duì)酒店場(chǎng)地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會(huì)組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您。如果您選的會(huì)務(wù)代理公司經(jīng)驗(yàn)豐富，他們應(yīng)該可以很快報(bào)出初步的預(yù)算供您參考。
二、節(jié)省預(yù)算
花同樣的錢(qián)可以辦更多的事。不可理解?這就要了解酒店的定價(jià)體系,一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為:門(mén)市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會(huì)議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。這就是為什么有的客戶抱怨直接向酒店訂會(huì)議場(chǎng)地和客房反而比通過(guò)會(huì)務(wù)公司報(bào)價(jià)高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。
三、更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系
以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。年會(huì)的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過(guò)程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會(huì)務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會(huì)務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。
四、確定方案環(huán)節(jié)
首先要將此次活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì)議議程當(dāng)中。主會(huì)場(chǎng)、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來(lái)就是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。
工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：
1、邀請(qǐng)的貴賓及確認(rèn)其成行；
2、舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場(chǎng)地搭建、燈光音響布置的完成；
3、文書(shū)工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備；
4、房間分配表；
5、用餐(餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡)；
6、交通安排；
7、各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；
8、支付各項(xiàng)定金的時(shí)間表；
9、表演者的邀請(qǐng)及確認(rèn)；
10.禮品、胸花、指示牌、胸卡；
11.會(huì)務(wù)照片及錄像資料的制作和贈(zèng)送；
我們?cè)跈z查準(zhǔn)備工作的時(shí)候，需要圍繞公司年會(huì)的主題來(lái)進(jìn)行，比如年會(huì)的目的，重要人物，核心議題的關(guān)聯(lián)活動(dòng)是否夠豐富、夠突出。很多事情都是需要我們年會(huì)策劃公司的人員考慮的，為了使公司完美的舉辦一場(chǎng)企業(yè)年會(huì)，我們會(huì)每一個(gè)細(xì)節(jié)都仔細(xì)考量，確保做到萬(wàn)無(wú)一失。
