1、人員分工
由年會活動小組的負責(zé)人依據(jù)大家本身的特長來分配工作。
有組織能力的人會去發(fā)動公司的員工，并將大家組織在一起排練在年會活動上演出的才藝，請專業(yè)的老師進行授課，為表演的人安排練習(xí)場所，聯(lián)系現(xiàn)場的服裝化妝等一切相關(guān)的工作。
有人負責(zé)采購一切年會活動所需要的物品，有人負責(zé)與活動場地進行聯(lián)系及協(xié)調(diào)工作，有人負責(zé)公司內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作等等。
年會活動小組中每個人都將獨立負責(zé)自己的環(huán)節(jié)部分的準備工作，并及時統(tǒng)一向負責(zé)人報告，確保年會活動的順利進行。同時，負責(zé)人也應(yīng)準備一套應(yīng)急預(yù)案以確認突發(fā)情況的發(fā)生。
2、嘉賓邀請
由專門負責(zé)此項工作人員進行嘉賓邀請。有的公司年會活動會邀請一些公司的重要的客戶或嘉賓來參加，不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視，更能讓客戶了解公司的實力以及員工的素質(zhì)。另外，如果資金允許，還會特別的去邀請一名到兩名社會上的知名人士來到現(xiàn)場參與表演或是互動效果會更好。
3、節(jié)目預(yù)演
公司的年會活動上都會有公司的員工參與或編排的表演。可以請來專業(yè)的老師進行指導(dǎo)并協(xié)助編排節(jié)目。(曾經(jīng)有一個公司的年會因當年最為流行的是“超級女生”，幾個唱歌比較好的女孩子組合在一起，彼此做了一個定位后形成了“超級女生Copy版”。他們并且請來了專業(yè)的聲樂老師進行輔導(dǎo)，不僅讓自己的業(yè)余生活豐富，同時又展現(xiàn)了自己的實力，在現(xiàn)場的活動中，這個節(jié)目受到了公司上下的好評，還得到了當年的最佳表演獎)
因為大家都不是專業(yè)演員，必須要多做整合預(yù)演?？梢约兴醒莩鋈藛T及主持人，在布置好的現(xiàn)場按照時間順序彩排各個環(huán)節(jié)。彩排能夠使演出人員熟悉舞臺位置，上下臺方向，現(xiàn)場音樂效果并了解如何和其他人員如何配合。
4、制作、購買物品
雖然年會活動大部分都是由年會活動公司去完成，但有些物品還是自己采購比較好，比如自己表演的道具、或是公司貴重的禮品等。
5、細節(jié)安排
一場公司年會活動的細節(jié)安排也是非常重要的。比如現(xiàn)場的食品酒水的安排，菜上早了，精彩的節(jié)目大家來不及看了，菜上晚了，讓大家餓肚子也是不好的。每個環(huán)節(jié)與環(huán)節(jié)中的串場安排也可以看出組織的精心安排。是通過主持人的串詞，還是通過視頻音樂，不同的設(shè)置也會帶來意思不到的效果。不過這些其實都是年會活動公司的工作，但是要去督促一下進程。
以前，公司的年會活動還只是會讓自己的公司的員工來負責(zé)整體的流程設(shè)置，現(xiàn)在越來越多的公司會啟用更專業(yè)的年會活動公司為自己公司打造不同以往的年會，讓年會舉辦的更專業(yè)更精彩。
