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大型會議策劃中需要注意哪些事項?

發(fā)布日期:2021-01-05  發(fā)布員:濟南慶典公司

1、考慮好開場時間
 
      如果是內(nèi)部活動,與會者也許就在現(xiàn)場上班,那么開場時間就很靈活了。但是,如果他們都是9點鐘上班,10點種再開始活動就不是很合適了。因為他們很可能要收發(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會議的話,活動開場時間就不宜過早。因為若是在高峰期趕路,他們就得承擔(dān)較高的路費,或在路上浪費很多時間。那么就做折衷安排,11點開始,12點半午餐,1點半到3點鐘開會。
 
2、可以考慮以午宴作為開始
 
      如果在下午舉辦活動是個不錯的選擇,可以以自選午餐作為活動的開始,這樣就可以使多數(shù)與會者在活動開始時準(zhǔn)時到達。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測按時參加午宴的人數(shù),所以配備多少食物也是個難題。
 
3、不要取消晚上的活動
 
      是否取消晚上的活動是值得做個市場調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認(rèn)為這種晚上進行的半天會議是完全可以接受的。例如,忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點過來參加這個活動。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人,比如需要接孩子回家的人。與此同時,晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室,它們空著也是空著,而且晚上可以停車的地方也很多。同樣,由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動,安排些茶點也是很合情理的。
 
4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎
 
      尤其是有些人也許要趕幾個小時路去參加一次半天活動,或是從那里返回。如果不能達到他們的預(yù)期效果,他們會非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽眾、合作組織,以及活動既定效果等等。您可以參考本書中關(guān)于組織大型會議中專題討論會部分的詳細建議,并以此來調(diào)整自己活動的基本理念、效果以及時間。
 
5、可以考慮再舉辦一次這樣的活動
 
      有時舉辦2至3次半天活動是很值得的。您可以在同一天的不同時段、一周的不同時間舉辦活動,也可以在不同的會場舉辦活動。這樣,潛在的與會者就可以任意選擇了。但這樣的活動常常不會有主題演講——幾乎沒有人愿意把同樣的演講重復(fù)好幾次。但是宣傳活動就不同了,主辦人會發(fā)現(xiàn)重復(fù)舉辦活動會吸引更多的目標(biāo)聽眾。
 
6、謹(jǐn)慎起草章程大綱
 
      您當(dāng)然理想化地希望會議開始時,會議代表就到齊了所以會議開始時應(yīng)當(dāng)安排些看似相當(dāng)重要的內(nèi)容。然而,即使是時間很短的活動,也常會有代表遲到。所以最好在正式開始活動15分鐘后再安排最重要的活動內(nèi)容。這樣大家就可能都到齊了,不會遺漏掉重要事項。
 
      對于大型會議活動策劃的注意事項就介紹到這里,如果您還有什么疑問可以聯(lián)系我們。
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