一、節(jié)省時間
簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的會務(wù)代理公司經(jīng)驗豐富，他們應(yīng)該可以很快報出初步的預(yù)算供您參考。
二、節(jié)省預(yù)算
花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解?這就要了解酒店的定價體系,一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務(wù)公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。這就是為什么有的客戶抱怨直接向酒店訂會議場地和客房反而比通過會務(wù)公司報價高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。
三、更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系
以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務(wù)過程，它是一個需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗以及和會務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。
四、確定方案環(huán)節(jié)
首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當(dāng)中。主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來就是重要的確認實施細節(jié)了。首先，要創(chuàng)建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。
工作表的內(nèi)容要包括以下幾個方面：
1、邀請的貴賓及確認其成行；
2、舞臺設(shè)計、場地搭建、燈光音響布置的完成；
3、文書工作、會議資料的準備；
4、房間分配表；
5、用餐(餐標、菜單、主桌、臺卡)；
6、交通安排；
7、各項工作的負責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；
8、支付各項定金的時間表；
9、表演者的邀請及確認；
10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；
11、會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送；
我們在檢查準備工作的時候，需要圍繞公司年會的主題來進行，比如年會的目的，重要人物，核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。很多事情都是需要我們年會策劃公司的人員考慮的，為了使公司完美的舉辦一場企業(yè)年會，我們會每一個細節(jié)都仔細考量，確保做到萬無一失。
