一、明確此次會議的目的

 

      會議不論大小、規(guī)模，都要有明確的會議議題及所要討論、解決問題，并要讓參會人員知曉，并提前做好準備工作。如果有會議資料需要讓參會人員了解，一定要及時發(fā)放并叮囑參會人員閱。

 

二、參會人員范圍一定要準確

 

      一般參會人員需要組織人員、主持人、會議參與者和記錄人。會議參與者范圍既不能過大也不能過小。人數(shù)過多，表達意見過多、分散，不易形成統(tǒng)一意見，而且也容易造成會議時間的冗長；人數(shù)過少，不能有效收集意見。

 

 

 

三、做好會議前的準備工作

 

      會議前準備工作應包括發(fā)放會議通知，通知內(nèi)容全面，應包括時間、地點、議題、參加人員、會議議程及所需時間、會議要求等，同時要確保發(fā)放到位，避免因為參加人未接到通知而影響參會的情形出現(xiàn)。會議現(xiàn)場的布置（包括會場宣傳橫幅的懸掛、會議座次安排、席簽、水果、茶杯、鮮花、資料、會議桌擺放形式）、調試好燈光、音響、空調等電子設備。

 

四、會議過程中，要充分發(fā)揮主持人的協(xié)調作用

 

      合理安排次序，一般重要的議題放在前面討論。在開會時，要注意緊緊圍繞會議議題發(fā)言，同時要控制好發(fā)言時間，有的企業(yè)為了控制時間，設置鬧鐘、提示器等設備進行提示，當發(fā)言人離題太遠，也可以提醒主持人制止。當會議議題爭論不下時，主持人應及時進行會場協(xié)調，保證會議順利進行。

 

五、會議過程中，還有做好服務

 

      例如每隔一段時間就要讓服務人員續(xù)水、會議有時需要臨時增加與會人員，應及時通知等等，還有就是突發(fā)情況的及時處置。

 

六、會后紀要

 

      有些重要的會議，還需要在會后形成紀要，應督促會議記錄人員及時整理會議紀要，呈送相關領導審閱、下發(fā)。同時要根據(jù)會議記錄的決議事項，加強執(zhí)行監(jiān)督。

 

七、會議最后形成的會議文件要及時歸檔

 

      別忘了，對于會議組織者要及時對會議整個組織流程進行反思，有哪些環(huán)節(jié)做得不夠好，有哪些環(huán)節(jié)做的好，及時總結，慢慢制定出會議組織的標準流程，這樣既能節(jié)約時間、提高效率，也避免遺漏事項。