會議策劃既是一個很簡單的問題，也是一個很復(fù)雜的問題。從古到今，人們一直都在不間斷地組織各種會議。小到家庭會議，大到國際會議。“年會”作為國際國內(nèi)會議市場一個重要的會議類型，有規(guī)模大、影響力強的特點。因此，要想搞定年會策劃，需要縝密的前期策劃和組織。

 

美國每年舉辦年會超過13700個，而單個會議的與會人數(shù)多達數(shù)萬人，甚至十幾萬人。美國的年會市場能夠運作得如此成功，與會議組織機構(gòu)及其合作伙伴（會議管理公司等）強大的策劃組織能力息息相關(guān)。目前，我國年會市場還存在許多問題，策劃組織能力不強是其中一個主要原因。

 

縱觀發(fā)達國家年會舉辦如此成功，有幾點值得借鑒：

 

一、與專業(yè)機構(gòu)合作

 

專業(yè)公司經(jīng)驗豐富，專業(yè)人才多，策劃運作能力很強。由專業(yè)機構(gòu)策劃的會議往往事半功倍，效果也會大大提升。

 

二、與政府機構(gòu)的合作

 

無論是全國性的年會還是國際性的年會，一般來說在業(yè)內(nèi)都有一定的影響力，因此年會對各地政府甚至是國家政府有關(guān)部門都會有很強的吸引力?，F(xiàn)在，我們國家很多城市都很注意吸引國際會議到本地區(qū)召開，而我們講的一般意義上的國際會議，指的主要就是國際協(xié)會類機構(gòu)的年會。只要具有一定規(guī)模和影響力的年會，基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前為止，我國已經(jīng)有數(shù)十個城市出臺了會議產(chǎn)業(yè)扶持政策，每年的扶持資金多達數(shù)億元之多。因此，注重加強與政府部門機構(gòu)的合作，是我們成功舉辦年會必不可少的一部分。

 

三、加強市場調(diào)研并提出針對性解決方案

 

發(fā)達國家很多行業(yè)舉辦年會都已經(jīng)數(shù)十屆甚至上百屆，已經(jīng)成為了名副其實的品牌會議。一個品牌會議可以一直受到業(yè)界追捧，與會議組織機構(gòu)重視市場調(diào)研，重視會議代表的感受和要求是分不開的。發(fā)達國家年會的日程及議程安排完全可以用豐富多彩來形容。不同類型、不同職務(wù)、不同年齡段會議代表的不同訴求一般都能得以體現(xiàn)，連與會家屬的訴求也不例外。

 

四、注重會議城市、會議酒店選擇與會議附加活動的安排

 

 

據(jù)美國會議市場的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，在影響與會代表決定是否參會的“重要因素”選項中，“會議場地”和“會議附加活動”已經(jīng)超過“會議內(nèi)容”排在了前兩位。會議的附加活動種類很多，合理搭配、組合以及每年的調(diào)整、變化顯得尤為重要。

 

五、注重細節(jié)服務(wù)

 

把會議中出現(xiàn)的每個細節(jié)都做好，做好會議就不會太難。因為會議就是由無數(shù)個細節(jié)組成的，會議嘉賓、會議代表、會議贊助商等的感受同樣也是由一系列細節(jié)相加而成的。因此，做好會議細節(jié)工作，是所有會議組織機構(gòu)、會議工作者都必須掌握的技能。